Wiederkehrende E-Mails: eine einrichten, und alle Optionen

Eine wiederkehrende E-Mail ist eine Kampagne, die nach einem Zeitplan immer wieder sendet statt nur einmal. Jedes Mal, wenn sie ausgelöst wird, ermittelt Leat, wer in diesem Moment in Frage kommt, und sendet an diese Kontakte. Die Zielgruppe ist also nie eine Liste, die Sie selbst pflegen müssen. Jedes Auslösen heißt Ausführung, und zu jeder Ausführung wird festgehalten, wen sie erreicht hat und was passiert ist.

Wiederkehrende E-Mails, einmalige Kampagnen und Automatisierungen

Alle drei senden E-Mails, und sie beantworten unterschiedliche Fragen:

• Eine Kampagne geht einmal raus, zu einem Zeitpunkt, den Sie wählen.
• Eine wiederkehrende E-Mail geht immer wieder raus und prüft jedes Mal neu, wer in Frage kommt.
• Eine Automatisierung reagiert auf etwas, das ein Kontakt tut, genau in dem Moment, in dem es passiert.

Den Unterschied zwischen den letzten beiden sollten Sie kennen. Eine wiederkehrende E-Mail prüft einen Zustand: Heute ist ihr Geburtstag, sie waren 90 Tage nicht da, sie sind in der Gold-Ebene. Eine Automatisierung reagiert auf ein Ereignis: Sie haben gerade eingekauft, sie haben gerade eine Ebene erreicht. Wenn Sie "wenn das passiert, sofort eine E-Mail senden" möchten, brauchen Sie eine Automatisierung.

Neben diesen dreien gibt es noch ein weiteres Werkzeug, und das sendet überhaupt keine Marketing-E-Mail. Eine wiederkehrende Voucher-Ausstellung gibt nach einem Zeitplan einen Voucher einer Promotion aus, an alle Ihre Kontakte oder an die Listen, Ebenen oder Kontakte, die Sie wählen, und kündigt jeden Voucher mit einer System-E-Mail oder gar nicht an. Geht es Ihnen um den Voucher und gibt es keine Nachricht zu gestalten, richten Sie das stattdessen an der Promotion selbst ein, unter Ausstellungen. Siehe Voucher an eine Gruppe von Kontakten ausstellen, einmalig oder nach Zeitplan.

Eine wiederkehrende E-Mail anlegen

1. Gehen Sie zu Marketing → Wiederkehrende E-Mails.
2. Klicken Sie auf Wiederkehrende E-Mail hinzufügen.
3. Wählen Sie eine Voreinstellung und danach die Vorlage, mit der Sie beginnen möchten.

Anschließend landen Sie im Editor, mit Tabs für den Inhalt, die Informationen, die Zielgruppe, die Bedingungen und den Zeitplan. Welche Tabs Sie sehen, hängt von der gewählten Voreinstellung ab.

Eine Voreinstellung wählen

Die Voreinstellung bestimmt, wie viel Sie selbst konfigurieren.

• Leere E-Mail. Sie legen alles selbst fest: die Zielgruppe, wie oft sie ausgeführt wird und ob ein Kontakt sie mehr als einmal erhalten kann.
• Geburtstage feiern. Leat liest das Geburtsdatum im Profil jedes Kontakts, es gibt also keine Liste zu pflegen. Sie prüft jeden Tag und sendet am Geburtstag selbst oder eine festgelegte Anzahl von Tagen davor. Ein Kontakt erhält sie höchstens einmal pro Kalenderjahr.
• Kundenbindungs-E-Mail. Erreicht Kontakte, die eine festgelegte Anzahl von Tagen nicht da waren, standardmäßig 90. Sie prüft jeden Tag, und ein Kontakt erhält sie an dem Tag, an dem er diese Zahl erreicht.
• Treue-Update. Sendet jedem abonnierten Kontakt jedes Quartal ein Update zu seinem Punktestand. Der vierteljährliche Rhythmus ist fest, aber Sie wählen den Tag im Quartal und die Uhrzeit.

Die Voreinstellung legt den Typ der E-Mail fest, und der Typ lässt sich nachträglich nicht ändern. Er bestimmt, wie die Zielgruppe ausgewählt wird. Würden Sie ihn bei einer laufenden Kampagne ändern, würde diese unbemerkt eine andere Gruppe von Personen unter demselben Namen und mit derselben Ausführungshistorie anschreiben. Haben Sie die falsche Voreinstellung gewählt, legen Sie stattdessen eine neue wiederkehrende E-Mail an.

Wer sie erhält

Im Tab Zielgruppe legen Sie fest, wer in Frage kommt. Beginnen Sie mit allen Kontakten, oder grenzen Sie ein nach:

• Kontaktlisten. Nur aktive Listen sind wählbar, denn eine geparkte dynamische Liste wird nie aktualisiert und würde die Zielgruppe einfrieren. Eine dynamische Liste wird aktualisiert, sobald mit einem Kontakt etwas passiert, etwa eine Bestellung, erhaltene Punkte oder ein geändertes Attribut, und zusätzlich jede Nacht vollständig neu aufgebaut, jede Ausführung erreicht also, wer in diesem Moment passt. In Eine Kontaktliste erstellen erfahren Sie, was eine Liste sofort aktualisiert und was auf den nächtlichen Neuaufbau wartet. Ein Kontakt, der in mehreren der gewählten Listen steht, erhält die E-Mail trotzdem nur einmal.
• Ebenen. Alle, die sich gerade in den gewählten Ebenen befinden.
• Eine Auswahl von Kontakten. Eine feste Gruppe, die Sie von Hand zusammenstellen.

Bei einer Geburtstags- oder Kundenbindungs-E-Mail ergibt sich die Zielgruppe bereits aus den Daten des Kontakts selbst, und die Eingrenzung kommt noch hinzu: wer heute Geburtstag hat und wer in der Gold-Ebene ist.

Zwei Regeln gelten bei jeder Voreinstellung. Ein Kontakt, der den Abonnementtyp der E-Mail nicht abonniert hat, wird nie angeschrieben, und ein Kontakt wird pro Ausführung nur einmal gezählt.

Der Tab zeigt, wie viele Kontakte gerade passen und wie viele davon die nächste Ausführung tatsächlich anschreiben würde. Diese beiden Zahlen unterscheiden sich, wenn Ihre Regel für erneutes Senden einige davon zurückhält.

Ob ein Kontakt sie erneut erhalten kann

Im Tab Zielgruppe einer leeren E-Mail gibt es die Karte Richtlinie für erneutes Senden. Sie beantwortet eine einzige Frage: Wenn ein Kontakt bei einer späteren Ausführung wieder passt, erhält er die E-Mail dann noch einmal?

• Bei jeder Ausführung. Immer senden. Passend für ein Punkte-Update oder eine saisonale Erinnerung.
• Einmal alle X Tage. Überspringt einen Kontakt, der sie innerhalb dieser Anzahl von Tagen bereits erhalten hat.
• Einmal pro Kalendermonat.
• Einmal pro Kalenderjahr.
• Einmal pro Kontakt. Höchstens ein einziges Mal.

Die beiden Kalenderoptionen richten sich bewusst nach dem Kalender und nicht nach einer fortlaufenden Zählung von Tagen. Eine Ausführung, die ein paar Stunden früher ausgelöst wird als im Vorjahr, sendet dann trotzdem, während eine Sperrfrist von 365 Tagen sie unterdrücken würde.

Die anderen Voreinstellungen legen das für Sie fest und bieten keine Auswahl, weil es nur eine sinnvolle Antwort gibt. Eine Geburtstags-E-Mail geht einmal pro Kalenderjahr raus. Eine Kundenbindungs-E-Mail nutzt eine Sperrfrist, und diese kann nicht kürzer sein als der Inaktivitätszeitraum, den sie beobachtet: Ein Kontakt, der erneut wegbleibt, muss zwischendurch da gewesen sein, diese Zeit ist also ohnehin vergangen. Sie können die Sperrfrist aber verlängern, wenn Sie jemanden nicht bei jedem erneuten Wegbleiben anschreiben möchten. Ein Treue-Update ist ein vierteljährlicher Versand an alle, es gibt also keine spätere Ausführung, von der jemand zurückgehalten werden müsste.

Wann sie ausgeführt wird

Im Tab Zeitplan legen Sie den Rhythmus fest. Dieser Teil unterscheidet sich zwischen den Voreinstellungen am stärksten, deshalb lohnt es sich, hier genau hinzusehen.

Bei einer leeren E-Mail wählen Sie eine Frequenz und eine Uhrzeit:

• Täglich
• Werktags, also nur Montag bis Freitag
• Wöchentlich, an einem Tag Ihrer Wahl
• Zweiwöchentlich, an einem Tag Ihrer Wahl
• Monatlich, an einem Datum Ihrer Wahl
• Erster Tag des Monats
• Letzter Tag des Monats
• Vierteljährlich, an einem Datum Ihrer Wahl
• Jährlich, an einem Datum und in einem Monat Ihrer Wahl

Die Uhrzeiten gelten in der Zeitzone Ihres Kontos. Ein Datum, das es in einem Monat nicht gibt, wird auf den letzten Tag dieses Monats verschoben. Ein Zeitplan für den 31. wird also am 28. oder 29. Februar ausgelöst, statt in den März zu rutschen.

Sie können keine Ausführung zwischen 00:00 und 02:00 Uhr planen, wenn die Zielgruppe aus Kontaktlisten stammt. In dieser Zeit wird jede dynamische Liste im Konto neu aufgebaut, und eine Ausführung mitten in diesem Neuaufbau würde eine unvollständige Liste lesen.

Geburtstags- und Kundenbindungs-E-Mails haben keine Auswahl der Frequenz. Sie prüfen jeden Tag, weil ein Tag die kleinste Einheit ist, in der sich die Daten ändern, die sie lesen. Sie wählen also nur die Uhrzeit der Prüfung. Ein Treue-Update hat diese Auswahl ebenfalls nicht: Es ist immer vierteljährlich, und Sie wählen den Tag und die Uhrzeit innerhalb des Quartals.

Neben dem Rhythmus sehen Sie die nächsten Zeitpunkte, zu denen sie ausgelöst wird, unter Nächste Lauftermine oder, bei einer täglichen Prüfung, unter Nächste Prüfungen.

Der aktive Zeitraum

Unter dem Zeitplan gibt es einen optionalen Aktiven Zeitraum mit einem Start- und einem Enddatum. Eine Ausführung, die außerhalb davon liegt, wird übersprungen statt gesendet.

Lassen Sie das Startdatum leer, um zu beginnen, sobald Sie die Kampagne aktivieren. Lassen Sie das Enddatum leer, um so lange zu senden, bis Sie die Kampagne pausieren. Mit einem Enddatum in der Vergangenheit bleibt die Kampagne aktiv, während jede Ausführung übersprungen wird. Deshalb warnt Sie der Bildschirm, wenn das der Fall ist.

Eine Belohnung mitgeben

Eine wiederkehrende E-Mail kann zusammen mit der Nachricht etwas ausgeben. Im Tab mit dem Inhalt können Sie eines davon anhängen:

• Einen Voucher. Bei jeder Ausführung wird für jeden Empfänger ein neuer erzeugt.
• Eine Geschenkkarte über einen festen Betrag.
• Punkte, die dem Punktestand des Kontakts gutgeschrieben werden.
• Ein Treue-Token.

Die Belohnung wird pro Empfänger und pro Ausführung ausgegeben, und der Überprüfungsbildschirm zeigt Ihnen vor dem Aktivieren, was jede Ausführung ausgeben wird. Fehlt der Belohnung eine erforderliche Einstellung, etwa eine Promotion oder ein Geschäft, wird die Ausführung übersprungen, statt unvollständig gesendet zu werden.

Was sonst noch im Tab Information steht

• Der Name und der Betreff.
• Das Absenderprofil, über das die E-Mail versendet wird.
• Der Abonnementtyp, zu dem sie gehört und der bestimmt, wer als abonniert gilt.
• Google Analytics-Tracking und der Name der UTM-Kampagne, mit dem die Links versehen werden.

Den Text selbst schreiben Sie im E-Mail-Editor im Tab mit dem Inhalt, wo Sie die E-Mail mit Merge-Tags für jeden Empfänger personalisieren können. Von dort können Sie sich jederzeit eine Test-E-Mail schicken.

Überprüfen und aktivieren

Überprüfen und aktivieren fasst alles auf einem Bildschirm zusammen, bevor etwas rausgeht: was gesendet wird, wann sie ausgeführt wird und wer sie erhält. Unter "wer sie erhält" sehen Sie, wie viele Kontakte zur Zielgruppe passen und wie viele davon tatsächlich angeschrieben würden, wobei der Unterschied durch Ihre Regel für erneutes Senden erklärt wird.

Zu diesem Bildschirm sollten Sie zwei Dinge wissen.

Das Aktivieren sendet nicht sofort etwas. Die erste E-Mail geht zum nächsten geplanten Zeitpunkt raus, und die Zielgruppe wird dann erneut gezählt. Kontakte, die vorher hinzukommen oder wegfallen, verändern also die Zahlen.

Der erste Versand einer Kundenbindungs-E-Mail lässt sich nicht im Voraus zählen. Er erreicht die Kontakte, deren letzter Besuch genau auf den eingestellten Zeitraum fällt, und liegt die erste Ausführung weiter in der Zukunft als dieser Zeitraum, haben diese Besuche noch nicht stattgefunden.

Lassen der Zeitplan und der aktive Zeitraum keinen Zeitpunkt für eine Ausführung übrig, weist der Bildschirm darauf hin, statt Sie etwas aktivieren zu lassen, das nie senden wird.

Leat prüft außerdem, ob die Kampagne vollständig ist, bevor Sie sie aktivieren können. Fehlt etwas, etwa ein Absenderprofil, ein Betreff, ein Abmeldelink im Text oder bei einer Kundenbindungs-E-Mail die Anzahl der Tage seit dem letzten Besuch, sehen Sie genau, was Sie ergänzen müssen.

Ausführungen, und warum eine nichts senden kann

Jedes Auslösen wird unter Ausführungen in der Kampagne festgehalten, mit der Anzahl der ausgewählten Kontakte, der gesendeten und der fehlgeschlagenen E-Mails. Öffnen Sie eine Ausführung, um ihre Empfänger, die E-Mail-Statistiken und die angeklickten Links zu sehen.

Eine Ausführung kann als übersprungen zurückkommen, und die Ausführung nennt immer den Grund. Der häufigste Grund ist einfach, dass beim Start niemand in Frage kam. Weitere Gründe sind:

• Das Sendedatum lag außerhalb des Start- und Enddatums der Kampagne.
• Es war kein Absenderprofil verknüpft, oder dessen E-Mail-Adresse war ungültig.
• Die E-Mail hatte keinen Betreff, keinen Inhalt oder keinen Abmeldelink.
• Es waren keine Kontaktlisten verknüpft, oder eine davon war nicht aktiv.
• Das Kontaktattribut Geburtsdatum war ausgeschaltet, sodass eine Geburtstags-E-Mail niemanden auswählen konnte.
• Bei einer Kundenbindungs-E-Mail war die Anzahl der Tage ohne Besuch nicht festgelegt.
• Bei der angehängten Belohnung fehlte eine Einstellung.
• Ihre Kontaktdaten wurden gerade neu aufgebaut. In diesem Fall holt die nächste Ausführung das nach.

Eine übersprungene Ausführung stoppt die Kampagne nicht. Die meisten dieser Gründe sind vorübergehend, die Kampagne bleibt also aktiv und versucht es zum nächsten geplanten Zeitpunkt erneut.

Jetzt ausführen, pausieren und bearbeiten

Jetzt ausführen löst die Kampagne sofort aus, außerhalb ihres Zeitplans. Dabei durchläuft sie dieselben Prüfungen wie eine geplante Ausführung, eine falsch konfigurierte Kampagne wird also als übersprungen festgehalten, statt zu senden.

Pausieren stoppt den Zeitplan. Solange die Kampagne pausiert ist, wird nichts ausgelöst, und wenn Sie sie wieder aktivieren, wird die nächste Ausführung ab diesem Zeitpunkt eingeplant.

Wenn Sie eine bereits laufende Kampagne bearbeiten, läuft sie mit den neuen Einstellungen weiter, statt unbemerkt stillzustehen. Unter Aktivitäten in der Kampagne sehen Sie, wer was wann geändert hat.

Wenn Sie eine wiederkehrende E-Mail löschen, wird sie gestoppt und in den Papierkorb verschoben. Löschen Sie sie aus dem Papierkorb, ist sie endgültig entfernt.