Terugkerende e-mails: er een instellen, en alle opties

Een terugkerende e-mail is een campagne die volgens een schema steeds opnieuw verstuurt in plaats van één keer. Elke keer dat hij afgaat, bepaalt Leat wie op dat moment in aanmerking komt en verstuurt naar die contacten, dus de doelgroep is nooit een lijst die je zelf moet bijhouden. Elke keer dat hij afgaat heet een uitvoering, en van elke uitvoering wordt vastgelegd wie hij heeft bereikt en wat er is gebeurd.

Terugkerende e-mails, eenmalige campagnes en automatiseringen

Alle drie versturen e-mail, en ze beantwoorden verschillende vragen:

Een campagne gaat één keer uit, op een moment dat je zelf kiest.
Een terugkerende e-mail gaat steeds opnieuw uit en controleert elke keer opnieuw wie in aanmerking komt.
Een automatisering reageert op iets wat een contact doet, op het moment dat het gebeurt.

Het verschil tussen die laatste twee is goed om te kennen. Een terugkerende e-mail controleert een toestand: het is vandaag hun verjaardag, ze zijn 90 dagen niet geweest, ze zitten in de tier Goud. Een automatisering reageert op een gebeurtenis: ze hebben net een aankoop gedaan, ze hebben net een tier bereikt. Wil je "als dit gebeurt, mail ze dan meteen", dan heb je een automatisering nodig.

Naast deze drie staat nog één tool, en die verstuurt helemaal geen marketingmail. Een terugkerende voucheruitgifte geeft volgens een schema een voucher van één promotie uit, aan al je contacten of aan de lijsten, tiers of contacten die je kiest, en kondigt elke voucher aan met een systeemmail of helemaal niet. Draait het om de voucher en hoef je geen bericht te ontwerpen, stel dat dan in op de promotie zelf, onder Uitgiftes. Zie Vouchers uitgeven aan een groep contacten, eenmalig of volgens een schema.

Een terugkerende e-mail aanmaken

Ga naar Marketing → Terugkerende e-mails.
Klik op Terugkerende e-mail toevoegen.
Kies een voorinstelling en daarna het template waarmee je wilt beginnen.

Je komt daarna in de editor terecht, met tabbladen voor de inhoud, de informatie, de doelgroep, de voorwaarden en de planning. Welke tabbladen je ziet, hangt af van de voorinstelling die je hebt gekozen.

Een voorinstelling kiezen

De voorinstelling bepaalt hoeveel je zelf instelt.

Lege e-mail. Je bepaalt alles zelf: de doelgroep, hoe vaak hij wordt uitgevoerd, en of een contact hem meer dan één keer kan krijgen.
Verjaardagen vieren. Leat leest de geboortedatum op het profiel van elk contact, dus er is geen lijst die je hoeft bij te houden. Hij controleert elke dag en verstuurt op de verjaardag zelf, of een ingesteld aantal dagen ervoor. Een contact krijgt hem maximaal één keer per kalenderjaar.
Retentie-e-mail. Bereikt contacten die een ingesteld aantal dagen niet zijn geweest, standaard 90. Hij controleert elke dag, en een contact krijgt hem op de dag dat het dat aantal bereikt.
Loyaliteitsupdate. Stuurt elk ingeschreven contact elk kwartaal een update over zijn puntensaldo. Het ritme per kwartaal ligt vast, maar je kiest zelf welke dag in het kwartaal en welk tijdstip.

De voorinstelling bepaalt het type van de e-mail, en dat type kun je achteraf niet meer wijzigen. Het type bepaalt hoe de doelgroep wordt geselecteerd, dus als je het op een lopende campagne zou wijzigen, zou die ongemerkt een andere groep mensen gaan mailen onder dezelfde naam en met dezelfde uitvoeringsgeschiedenis. Heb je de verkeerde gekozen, maak dan een nieuwe terugkerende e-mail aan.

Wie hem ontvangt

Op het tabblad Doelgroep bepaal je wie in aanmerking komt. Begin bij alle contacten, of verfijn met:

Contactlijsten. Je kunt alleen actieve lijsten kiezen, want een geparkeerde dynamische lijst wordt nooit ververst en zou de doelgroep bevriezen. Een dynamische lijst wordt bijgewerkt zodra er iets met een contact gebeurt, zoals een bestelling, ontvangen punten of een gewijzigd attribuut, en wordt daarnaast elke nacht volledig opnieuw opgebouwd, dus elke uitvoering bereikt wie er op dat moment aan voldoet. Zie Een contactenlijst maken voor wat een lijst meteen bijwerkt en wat wacht tot de lijst 's nachts opnieuw wordt opgebouwd. Een contact dat in meerdere van de geselecteerde lijsten staat, wordt toch maar één keer gemaild.
Tiers. Iedereen die op dat moment in de tiers zit die je kiest.
Een selectie van contacten. Een vaste groep die je zelf uitkiest.

Bij een verjaardags- of retentie-e-mail komt de doelgroep al uit de gegevens van het contact zelf, en de verfijning komt daar bovenop: wie er vandaag jarig is, én wie in de tier Goud zit.

Twee regels gelden bij elke voorinstelling. Een contact dat niet is ingeschreven op het abonnementstype van de e-mail wordt nooit gemaild, en een contact wordt per uitvoering maar één keer meegeteld.

Het tabblad laat zien hoeveel contacten er nu aan voldoen, en hoeveel daarvan de volgende uitvoering echt zou mailen. Die twee getallen verschillen wanneer je regel voor opnieuw verzenden een deel van die contacten tegenhoudt.

Of een contact hem opnieuw kan krijgen

Op het tabblad Doelgroep van een lege e-mail staat de kaart Beleid voor opnieuw verzenden. Die beantwoordt één vraag: als een contact bij een latere uitvoering weer aan de voorwaarden voldoet, krijgt het de e-mail dan nog een keer?

Bij elke uitvoering. Altijd versturen. Handig voor een saldo-update of een seizoensherinnering.
Eén keer per X dagen. Slaat een contact over dat hem binnen dat aantal dagen al heeft ontvangen.
Eén keer per kalendermaand.
Eén keer per kalenderjaar.
Eén keer per contact. Maximaal één keer, ooit.

De twee kalenderopties zijn bewust gebaseerd op de kalender en niet op een doorlopende telling van dagen. Een uitvoering die een paar uur eerder afgaat dan die van vorig jaar, verstuurt dan nog steeds, terwijl een wachttijd van 365 dagen hem zou tegenhouden.

De andere voorinstellingen stellen dit voor je in en bieden de keuze niet, omdat er maar één logisch antwoord is. Een verjaardagsmail gaat één keer per kalenderjaar uit. Een retentie-e-mail gebruikt een wachttijd, en die wachttijd kan niet korter zijn dan de periode van inactiviteit waar hij naar kijkt: een contact dat opnieuw wegblijft, moet tussendoor langs zijn geweest, dus die tijd is sowieso al voorbij. Je kunt de wachttijd wel verlengen als je iemand niet bij elke terugval wilt mailen. Een loyaliteitsupdate is een mailing per kwartaal, dus er is geen latere uitvoering waarvoor je iemand zou moeten tegenhouden.

Wanneer hij wordt uitgevoerd

Op het tabblad Inplannen stel je het ritme in. Dit is het onderdeel dat het meest verschilt per voorinstelling, dus het is goed om hier precies te zijn.

Bij een lege e-mail kies je een frequentie en een tijdstip:

Dagelijks
Werkdagen, dus alleen maandag tot en met vrijdag
Wekelijks, op een dag die je kiest
Tweewekelijks, op een dag die je kiest
Maandelijks, op een datum die je kiest
Eerste dag van de maand
Laatste dag van de maand
Per kwartaal, op een datum die je kiest
Jaarlijks, op een datum en in een maand die je kiest

Tijden gelden in de tijdzone van je account. Een datum die in een bepaalde maand niet bestaat, wordt verplaatst naar de laatste dag van die maand, dus een schema op de 31e gaat af op 28 of 29 februari in plaats van door te schuiven naar maart.

Je kunt geen uitvoering plannen tussen 00:00 en 02:00 als de doelgroep uit contactlijsten komt. Op dat moment wordt elke dynamische lijst in het account opnieuw opgebouwd, en een uitvoering die daar middenin afgaat, zou een half afgemaakte lijst lezen.

Verjaardags- en retentie-e-mails hebben geen keuze voor de frequentie. Ze controleren elke dag, omdat een dag de kleinste eenheid is waarin de gegevens die ze lezen veranderen, dus je kiest alleen het tijdstip van de controle. Een loyaliteitsupdate heeft die keuze ook niet: die gaat altijd per kwartaal uit, en jij kiest de dag en het tijdstip binnen het kwartaal.

Naast het ritme zie je de eerstvolgende momenten waarop hij afgaat, onder Datums van volgende runs of, bij een dagelijkse controle, Volgende controles.

De actieve periode

Onder de planning staat een optionele Actieve periode, met een startdatum en een einddatum. Een uitvoering die buiten die periode valt, wordt overgeslagen in plaats van verstuurd.

Laat de startdatum leeg om te beginnen zodra je de campagne activeert. Laat de einddatum leeg om te blijven versturen tot je de campagne pauzeert. Met een einddatum in het verleden blijft de campagne actief terwijl elke uitvoering wordt overgeslagen, dus het scherm waarschuwt je als dat zo is.

Een beloning meesturen

Een terugkerende e-mail kan samen met het bericht iets uitdelen. Op het tabblad met de inhoud kun je een van deze koppelen:

Een voucher. Bij elke uitvoering wordt er voor elke ontvanger een nieuwe gegenereerd.
Een cadeaukaart met een vast bedrag.
Punten, die bij het loyaliteitssaldo van het contact worden opgeteld.
Een loyaliteitstoken.

De beloning wordt per ontvanger per uitvoering uitgegeven, en het controlescherm laat je vóór het activeren zien wat elke uitvoering uitdeelt. Mist de beloning een instelling die nodig is, zoals een promotie of een winkel, dan wordt de uitvoering overgeslagen in plaats van half verstuurd.

Wat er verder op het tabblad Informatie staat

De naam en het onderwerp.
Het afzenderprofiel waarvandaan de e-mail wordt verstuurd.
Het abonnementstype waar hij bij hoort, en dat bepaalt wie als ingeschreven geldt.
Google Analytics-tracking, en de UTM-campagnenaam waarmee de links worden getagd.

De tekst zelf schrijf je in de e-maileditor op het tabblad met de inhoud, waar je met merge tags de e-mail per ontvanger personaliseert. Daar kun je op elk moment een test-e-mail naar jezelf sturen.

Controleren en activeren

Bekijk en activeer zet alles op één scherm voordat er iets uitgaat: wat er wordt verstuurd, wanneer hij wordt uitgevoerd en wie hem ontvangt. Onder wie hem ontvangt zie je hoeveel contacten aan de doelgroep voldoen en hoeveel daarvan echt gemaild zouden worden, waarbij het verschil wordt verklaard door je regel voor opnieuw verzenden.

Over dat scherm zijn twee dingen goed om te weten.

Activeren verstuurt niet meteen iets. De eerste e-mail gaat uit op het volgende geplande moment, en de doelgroep wordt dan opnieuw geteld, dus contacten die daarvoor bijkomen of afvallen, veranderen de aantallen.

De eerste verzending van een retentie-e-mail kan niet vooraf worden geteld. Die bereikt de contacten van wie het laatste bezoek precies op de ingestelde periode valt, en als de eerste uitvoering verder weg ligt dan die periode, hebben die bezoeken nog niet plaatsgevonden.

Laten de planning en de actieve periode geen enkel moment over om uit te voeren, dan meldt het scherm dat, in plaats van je iets te laten activeren dat nooit iets zal versturen.

Leat controleert ook of de campagne compleet is voordat je hem kunt activeren. Ontbreekt er iets, zoals een afzenderprofiel, een onderwerp, een afmeldlink in de tekst of het aantal dagen sinds het laatste bezoek bij een retentie-e-mail, dan zie je precies wat je moet aanvullen.

Uitvoeringen, en waarom er een niets kan versturen

Elke keer dat hij afgaat, wordt vastgelegd onder Uitvoeringen bij de campagne, met hoeveel contacten er zijn geselecteerd, hoeveel e-mails er zijn verstuurd en hoeveel er zijn mislukt. Open een uitvoering om de ontvangers, de e-mailstatistieken en de aangeklikte links te bekijken.

Een uitvoering kan als overgeslagen worden gemarkeerd, en de uitvoering vermeldt altijd waarom. De meest voorkomende reden is simpelweg dat niemand in aanmerking kwam toen hij begon. Andere redenen zijn:

De verzenddatum viel buiten de start- en einddatum van de campagne.
Er was geen afzenderprofiel gekoppeld, of het e-mailadres daarvan was niet geldig.
De e-mail had geen onderwerp, geen inhoud of geen afmeldlink.
Er waren geen contactlijsten gekoppeld, of een daarvan was niet actief.
Het contactattribuut geboortedatum stond uit, waardoor een verjaardagsmail niemand kon selecteren.
Het aantal dagen zonder bezoek was niet ingesteld bij een retentie-e-mail.
Er ontbrak een instelling bij de gekoppelde beloning.
Je contactgegevens werden nog opnieuw opgebouwd. In dat geval pakt de volgende uitvoering het op.

Een overgeslagen uitvoering stopt de campagne niet. De meeste van deze redenen zijn tijdelijk, dus de campagne blijft actief en probeert het op het volgende geplande moment opnieuw.

Nu uitvoeren, pauzeren en bewerken

Nu uitvoeren laat de campagne meteen afgaan, buiten de planning om. Hij doorloopt dezelfde controles als een geplande uitvoering, dus een verkeerd ingestelde campagne wordt als overgeslagen vastgelegd in plaats van dat hij iets verstuurt.

Pauzeren stopt de planning. Zolang de campagne gepauzeerd is, gaat er niets af, en als je hem weer activeert, wordt de volgende uitvoering vanaf dat moment ingepland.

Bewerk je een campagne die al loopt, dan blijft hij lopen met de nieuwe instellingen, in plaats van ongemerkt stil te vallen. Onder Activiteiten bij de campagne zie je wie wat wanneer heeft gewijzigd.

Als je een terugkerende e-mail verwijdert, stopt hij en wordt hij naar de prullenbak verplaatst. Verwijder je hem uit de prullenbak, dan is hij definitief weg.