Verrechnungen von Geschenkkarten

Wenn Sie mehr als einen Standort haben, kann eine Geschenkkarte an einem Standort aufgeladen und an einem anderen eingelöst werden. Die Verrechnung ermittelt, was Ihre Standorte einander dafür schulden: welches Unternehmensprofil das Geld eingenommen hat, welches den Wert ausgegeben hat und wie viel zwischen beiden fließen muss. Leat überweist selbst kein Geld: Die Ergebnisse zeigen Ihnen, was Sie überweisen müssen.

Verrechnung aktivieren

Die Verrechnung wird pro Geschenkkartenprogramm eingestellt.

1. Gehen Sie zu Store → Geschenkkarten, wählen Sie das Programm und öffnen Sie Einstellungen.
2. Klicken Sie unter Verrechnung auf Abrechnung bearbeiten.
3. Wählen Sie Transaktionen abrechnen und eine Frequenz: Monatlich, Vierteljährlich oder Jährlich.
4. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Danach erscheint Verrechnungen in der Seitenleiste des Programms. Solange die Verrechnung deaktiviert ist, fehlt dieser Eintrag.

So funktioniert es

Solange die Verrechnung aktiviert ist, wird jedes Mal, wenn eine Karte eingelöst wird, der Betrag den Aufladungen dieser Karte zugeordnet, die älteste zuerst. Jede Zuordnung ist eine Verrechnung: Sie hält fest, wo das Geld aufgeladen wurde, wo es ausgegeben wurde und um welchen Betrag es geht.

Verrechnungen werden in Berichten gesammelt, 1 pro Zeitraum der gewählten Frequenz. In der Nacht nach dem Ende eines Zeitraums wird sein Bericht geschlossen: Die Verrechnungen werden zu Ergebnissen zusammengerechnet, und der Bericht für den nächsten Zeitraum beginnt. Es gibt 1 Ergebnis pro Paar von Unternehmensprofilen, mit dem Betrag, den Aus dem Unternehmensprofil dem Zum Unternehmensprofil für diesen Zeitraum schuldet.

Geld, das am selben Standort aufgeladen und ausgegeben wird, muss nicht verrechnet werden. Es erscheint zwar im Tab Verrechnungen, wird aber nie zu einem Ergebnis.

Dasselbe gilt für Guthaben, das verfällt, und für Geld, das ohne Unternehmensprofil ausgegeben wird. Beides verbraucht trotzdem die Aufladung, aus der es stammt, damit spätere Einlösungen den richtigen Aufladungen zugeordnet werden. Es erscheint im Tab Verrechnungen mit leerem Verringert bei, weil dafür kein Standort bezahlt werden muss.

Einen Bericht lesen

Gehen Sie zu Store → Geschenkkarten → Verrechnungen. Die Seite Berichte zeigt jeden Bericht mit Zeitraum (Aus und Bis) und Summen. Öffnen Sie einen Bericht, um 3 Tabs zu sehen:

• Information: Name und Zeitraum des Berichts. Um den Bericht umzubenennen, klicken Sie auf Details bearbeiten, ändern den Name und klicken auf Änderungen speichern. Der Zeitraum lässt sich nicht ändern.
• Verrechnungen: jede einzelne Verrechnung mit Betrag, Erhöht um (wo aufgeladen wurde), Verringert bei (wo ausgegeben wurde) und Referenzdatum.
• Ergebnisse: was ein Standort einem anderen schuldet, mit Aus dem Unternehmensprofil, Zum Unternehmensprofil, Betrag und Status.

Den Verlauf des Berichts finden Sie unter Optionen → Aktivitäten.

Ein Bericht umfasst nur einen Zeitraum. Um einen späteren Zeitraum zu sehen, gehen Sie zurück zur Seite Berichte und öffnen den Bericht dieses Zeitraums.

Ergebnisse als erledigt markieren

Jedes Ergebnis beginnt als Offen. Sobald die Standorte untereinander abgerechnet haben, öffnen Sie das Ergebnis im Tab Ergebnisse, setzen den Status auf Abgeschlossen und klicken auf Speichern.

Jede Statusänderung erscheint unter Optionen → Aktivitäten als Bericht aktualisiert, zusammen mit dem Teammitglied, das sie vorgenommen hat.

Exportieren

Die Tabs Verrechnungen und Ergebnisse haben jeweils einen eigenen Export mit den üblichen Exportschritten. Die Datei finden Sie unter Data → Exporte.

Die Frequenz ändern

Eine neue Frequenz gilt ab dem nächsten Bericht. Der laufende Bericht behält seinen Zeitraum, und die Berichte danach folgen der neuen Frequenz, beginnend am Tag nach seinem Ende. Sie müssen nichts regenerieren.

Ist die neue Frequenz länger, reicht der erste Bericht nach der Änderung bis zum Ende des laufenden Zeitraums der neuen Frequenz. Wechseln Sie zum Beispiel im August von monatlich auf vierteljährlich, wird der Augustbericht wie gewohnt geschlossen, es folgt ein Bericht für September, und ab Oktober sind die Berichte vierteljährlich.

Berichte regenerieren

Regenerieren auf der Seite Berichte baut alle Berichte des Programms aus seinen Verrechnungen neu auf, mit der aktuellen Frequenz. Nutzen Sie es, wenn Sie auch frühere Zeiträume in einer neuen Frequenz sehen möchten oder wenn ein Bericht nicht stimmt. Bestätigen Sie mit Ja, ich bin mir sicher.

Was Sie an den Berichten bereits erledigt haben, bleibt erhalten:

• Ein Bericht für denselben Zeitraum behält seinen Namen und seine Aktivitäten.
• Ein Ergebnis, das Sie auf Abgeschlossen gesetzt hatten, bleibt Abgeschlossen, solange sein Betrag gleich bleibt. Hat sich der Betrag geändert, geht es zurück auf Offen, damit Sie es erneut prüfen können.

Berichte für Zeiträume, die es nicht mehr gibt, zum Beispiel nach einer Änderung der Frequenz, werden entfernt.

Wenn keine neuen Berichte mehr kommen

Der neueste Bericht ist Monate alt. Berichte werden nur erstellt und geschlossen, solange die Verrechnung aktiviert ist. Stand das Programm auf Transaktionen nicht abrechnen, wurde ab diesem Moment nichts mehr verrechnet. Der Bericht dieses Zeitraums bleibt offen, und es folgen keine weiteren Berichte. Wenn Sie die Verrechnung wieder aktivieren, werden neue Einlösungen wieder verrechnet. Einlösungen aus der Zeit, in der sie deaktiviert war, werden nicht verrechnet, und Regenerieren fügt sie auch nicht hinzu: Es baut die Berichte nur aus bereits vorhandenen Verrechnungen neu auf. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie diesen Zeitraum trotzdem verrechnen lassen möchten.

Die Verrechnung ist aktiviert, aber der Zeitraum des letzten Berichts ist seit Tagen vorbei und er ist noch offen. Berichte werden normalerweise in der Nacht nach dem Ende ihres Zeitraums geschlossen. Ist das nicht passiert, kontaktieren Sie uns und nennen Sie das Programm und den Bericht.

Ein Bericht hat keine Ergebnisse. Entweder wurde in diesem Zeitraum nichts an einem anderen Standort eingelöst als dort, wo es aufgeladen wurde, oder der Zeitraum des Berichts ist noch nicht vorbei. Ergebnisse werden erst berechnet, wenn ein Bericht geschlossen wird.