Verrekeningen van cadeaukaarten

Heb je meer dan één locatie, dan kan een cadeaukaart op de ene locatie worden geladen en op een andere worden besteed. Verrekenen rekent uit wat je locaties elkaar daarvoor verschuldigd zijn: welk bedrijfsprofiel het geld binnenkreeg, welk bedrijfsprofiel de waarde uitgaf, en hoeveel er tussen die twee moet worden overgemaakt. Leat maakt zelf geen geld over: de resultaten vertellen je wat je moet overmaken.

Verrekenen aanzetten

Verrekenen stel je per cadeaukaartprogramma in.

1. Ga naar Store → Cadeaukaarten, kies het programma en open Instellingen.
2. Klik onder Verrekenen op Afrekening bewerken.
3. Kies Transacties vereffenen en kies een Frequentie: Maandelijks, Per kwartaal of Jaarlijks.
4. Klik op Wijzigingen opslaan.

Daarna verschijnt Verrekeningen in de zijbalk van het programma. Zolang verrekenen uit staat, is dat item er niet.

Hoe het werkt

Zolang verrekenen aan staat, wordt elke keer dat een kaart wordt besteed het bedrag gekoppeld aan de ladingen op die kaart, de oudste eerst. Elke koppeling is een verrekening: die legt vast waar het geld is geladen, waar het is besteed en om hoeveel het gaat.

Verrekeningen worden verzameld in rapporten, 1 per periode van de frequentie die je koos. In de nacht nadat een periode is afgelopen, sluit het rapport: de verrekeningen worden opgeteld tot resultaten en het rapport voor de volgende periode begint. Er is 1 resultaat per paar bedrijfsprofielen, met hoeveel het Van bedrijfsprofiel aan het Naar bedrijfsprofiel verschuldigd is over die periode.

Geld dat op dezelfde locatie wordt geladen en besteed, hoeft niet te worden verrekend. Het staat wel op het tabblad Verrekeningen, maar het wordt nooit een resultaat.

Dat geldt ook voor saldo dat verloopt en voor geld dat zonder bedrijfsprofiel wordt besteed. Allebei gebruiken ze de lading op waar ze vandaan komen, zodat latere bestedingen aan de juiste ladingen worden gekoppeld. Ze staan op het tabblad Verrekeningen met een lege Afgewaardeerd bij, omdat er geen locatie voor betaald hoeft te worden.

Een rapport lezen

Ga naar Store → Cadeaukaarten → Verrekeningen. De pagina Rapporten toont elk rapport met de periode (Van en Tot) en de totalen. Open een rapport om 3 tabbladen te zien:

• Informatie: de naam en periode van het rapport. Wil je het rapport hernoemen, klik dan op Details bewerken, wijzig de Naam en klik op Wijzigingen opslaan. De periode kun je niet wijzigen.
• Verrekeningen: elke afzonderlijke verrekening, met Bedrag, Opgewaardeerd bij (waar het is geladen), Afgewaardeerd bij (waar het is besteed) en Referentie datum.
• Resultaten: wat de ene locatie de andere verschuldigd is, met Van bedrijfsprofiel, Naar bedrijfsprofiel, Bedrag en Status.

De geschiedenis van het rapport vind je onder Opties → Activiteiten.

Een rapport gaat over één periode. Wil je een latere periode zien, ga dan terug naar de pagina Rapporten en open het rapport van die periode.

Resultaten als afgehandeld markeren

Elk resultaat begint als Open. Hebben de locaties het onderling geregeld, open het resultaat dan op het tabblad Resultaten, zet de Status op Voltooid en klik op Opslaan.

Elke statuswijziging staat onder Opties → Activiteiten als Rapport bijgewerkt, met het teamlid dat de wijziging deed.

Exporteren

De tabbladen Verrekeningen en Resultaten hebben elk hun eigen Exporteren, met de gebruikelijke exportstappen. Het bestand vind je onder Data → Exporten.

De frequentie wijzigen

Een nieuwe frequentie gaat in bij het volgende rapport. Het lopende rapport houdt zijn eigen periode, en de rapporten daarna volgen de nieuwe frequentie, vanaf de dag nadat het lopende rapport afloopt. Je hoeft niets te regenereren.

Is de nieuwe frequentie langer, dan loopt het eerste rapport na de wijziging tot het einde van de lopende periode van de nieuwe frequentie. Stap je bijvoorbeeld in augustus over van maandelijks naar per kwartaal, dan sluit het rapport van augustus gewoon, volgt er een rapport voor september en zijn de rapporten vanaf oktober per kwartaal.

Rapporten regenereren

Regenereren op de pagina Rapporten bouwt alle rapporten van het programma opnieuw op uit de verrekeningen, met de huidige frequentie. Gebruik het als je ook eerdere periodes in een nieuwe frequentie wilt zien, of als een rapport niet klopt. Bevestig met Ja ik weet het zeker.

Wat je al aan de rapporten hebt gedaan, blijft staan:

• Een rapport voor dezelfde periode houdt zijn naam en zijn activiteiten.
• Een resultaat dat je op Voltooid had gezet, blijft Voltooid zolang het bedrag hetzelfde uitkomt. Is het bedrag veranderd, dan gaat het terug naar Open, zodat je het opnieuw kunt controleren.

Rapporten voor periodes die niet meer bestaan, bijvoorbeeld na een wijziging van de frequentie, worden verwijderd.

Als de rapporten stoppen

Het nieuwste rapport is maanden oud. Rapporten worden alleen gemaakt en gesloten zolang verrekenen aan staat. Stond het programma op Transacties niet verrekenen, dan is er vanaf dat moment niets meer verrekend. Het rapport van die periode blijft open en er komen geen rapporten meer na. Zet je verrekenen weer aan, dan worden nieuwe bestedingen weer verrekend. Bestedingen uit de tijd dat het uit stond, worden niet verrekend, en Regenereren voegt ze ook niet toe: dat bouwt de rapporten alleen opnieuw op uit verrekeningen die er al zijn. Neem contact met ons op als je die periode toch verrekend wilt hebben.

Verrekenen staat aan, maar de periode van het laatste rapport is al dagen voorbij en het staat nog open. Rapporten sluiten normaal in de nacht nadat hun periode is afgelopen. Is dat niet gebeurd, neem dan contact met ons op en noem het programma en het rapport.

Een rapport heeft geen resultaten. Dan is er in die periode niets besteed op een andere locatie dan waar het geladen was, of de periode van het rapport is nog niet voorbij. Resultaten worden pas uitgerekend als een rapport sluit.