So importieren Sie Geschenkkarten mit Guthaben

Sie haben bereits Geschenkkarten aus einem anderen System? Sie können sie mit ihren bestehenden Nummern und Guthaben in Leat übernehmen. Dafür sind 2 Importe nötig: Der erste legt die Karten an, der zweite bucht das Guthaben darauf.

Für beide Importe brauchen Sie eine CSV-Datei mit Kopfzeile und höchstens 100.000 Zeilen. Teilen Sie größere Dateien auf.

Schritt 1: die Karten anlegen

Gehen Sie zu Data → Importe und klicken Sie auf Neuimport.
Wählen Sie den Typ Geschenkkarten und dann die Option Neue Geschenkkarten erstellen. Klicken Sie auf Weiter.
Laden Sie Ihre CSV-Datei hoch und klicken Sie auf Nächster Schritt.
Ordnen Sie Ihre Spalten zu: Klicken Sie bei einer Spalte auf Zuordnen und wählen Sie das Attribut. Der Code der Geschenkkarte ist Pflicht: Das ist die Kartennummer. Ablaufdatum ist optional. Klicken Sie auf Nächster Schritt.
Wählen Sie unter Optionen bei Geschenkkartenprogramm auswählen das Programm und legen Sie fest, ob die Karten Erweiterbar sind (siehe unten). Klicken Sie auf Nächster Schritt.
Prüfen Sie Ihre Daten. Wenn Sie Ablaufdaten zugeordnet haben, wählen Sie die Datumsnotation, die Ihre Datei verwendet. Klicken Sie auf Importieren.

Importierte Karten sind physische Karten und behalten die Nummer aus Ihrer Datei, sodass die bereits aufgedruckten QR-Codes weiter funktionieren. Eine Zeile schlägt fehl, wenn es schon eine Karte mit dieser Nummer gibt.

Schritt 2: das Guthaben importieren

Guthaben werden in Cent importiert: 25,00 steht in der Datei als 2500.

Gehen Sie zu Data → Importe und klicken Sie auf Neuimport.
Wählen Sie den Typ Geschenkkartentransaktionen und klicken Sie auf Weiter.
Laden Sie Ihre CSV-Datei hoch und klicken Sie auf Nächster Schritt.
Ordnen Sie Der Code der Geschenkkarte und Betrag in Cent zu. Beide sind Pflicht. Klicken Sie auf Nächster Schritt.
Wählen Sie unter Optionen bei Unternehmensprofil auswählen das Unternehmensprofil, auf das das Guthaben gebucht wird.
Aktualisierung des Ablaufdatums ist standardmäßig eingeschaltet. Schalten Sie die Option aus, wenn Sie in Schritt 1 Ablaufdaten importiert haben. Bleibt sie eingeschaltet, erhält jede Karte ein neues Ablaufdatum nach den Ablaufeinstellungen des Programms, oder gar keines, wenn das Programm nie abläuft, und die importierten Daten gehen verloren. Klicken Sie auf Nächster Schritt.
Prüfen Sie Ihre Daten und klicken Sie auf Importieren.

Jede Zeile bucht ihren Betrag als Transaktion beim gewählten Unternehmensprofil auf die Karte. Sind beide Importe fertig, prüfen Sie das Ergebnis unter Store → Geschenkkarten → Karten.

Erweiterbar

Erweiterbar legt fest, ob eine Karte nach der ersten Aufladung erneut aufgeladen werden kann. Es ist dieselbe Einstellung, die auf der Seite einer Karte und im Dialog Neue Geschenkkarte Wiederverwendbar heißt. Ist sie ausgeschaltet, ist der Guthabenimport die einzige Aufladung dieser Karte: Das Guthaben kann ausgegeben werden, aber die Karte kann nie wieder aufgeladen werden, weder an der Kasse noch mit einem zweiten Import.

Warum Zeilen fehlschlagen

Die Karte existiert nicht: Führen Sie zuerst Schritt 1 aus und achten Sie darauf, dass die Kartennummern in beiden Dateien genau übereinstimmen.
Das Guthaben liegt über dem Maximaler Betrag des Programms: Erhöhen Sie ihn zuerst unter Store → Geschenkkarten → Einstellungen.
Die Karte ist nicht erweiterbar und hat bereits eine Transaktion, zum Beispiel weil die Guthabendatei 2 Zeilen für dieselbe Karte enthielt oder zweimal importiert wurde.
In Schritt 1 gibt es bereits eine Karte mit dieser Nummer.