Cadeaukaarten met saldo importeren

Heb je al cadeaukaarten uit een ander systeem? Je kunt ze naar Leat halen met hun bestaande nummers en saldo. Dat gaat in 2 imports: de eerste maakt de kaarten aan, de tweede zet het saldo erop.

Voor beide imports heb je een CSV-bestand nodig met een kopregel en maximaal 100.000 rijen. Splits grotere bestanden.

Stap 1: de kaarten aanmaken

Ga naar Data → Importeren en klik op Nieuwe import.
Kies het type Cadeaukaarten en daarna de optie Maak nieuwe cadeaukaarten aan. Klik op Ga verder.
Upload je CSV-bestand en klik op Volgende stap.
Wijs je kolommen toe: klik bij een kolom op Toewijzen en kies het kenmerk. De code van de cadeaukaart is verplicht: dat is het kaartnummer. Vervaldatum is optioneel. Klik op Volgende stap.
Kies onder Opties het programma bij Selecteer cadeaukaartprogramma en bepaal of de kaarten Opwaardeerbaar zijn (zie hieronder). Klik op Volgende stap.
Controleer je gegevens. Heb je vervaldatums toegewezen, kies dan de Datumnotatie die je bestand gebruikt. Klik op Importeren.

Geïmporteerde kaarten zijn fysieke kaarten en houden het nummer uit je bestand, dus de QR-codes die er al op gedrukt staan blijven werken. Een rij mislukt als er al een kaart met dat nummer bestaat.

Stap 2: het saldo importeren

Saldo importeer je in centen: 25,00 staat in het bestand als 2500.

Ga naar Data → Importeren en klik op Nieuwe import.
Kies het type Cadeaukaarttransacties en klik op Ga verder.
Upload je CSV-bestand en klik op Volgende stap.
Wijs De code van de cadeaukaart en Bedrag in centen toe. Beide zijn verplicht. Klik op Volgende stap.
Kies onder Opties bij Selecteer bedrijfsprofiel het bedrijfsprofiel waarop het saldo wordt geboekt.
Vervaldatum bijwerken staat standaard aan. Zet het uit als je in stap 1 vervaldatums hebt geïmporteerd. Laat je het aan, dan krijgt elke kaart een nieuwe vervaldatum op basis van de vervalinstellingen van het programma, of helemaal geen als het programma nooit vervalt, en ben je de geïmporteerde datums kwijt. Klik op Volgende stap.
Controleer je gegevens en klik op Importeren.

Elke rij zet het bedrag als transactie op de kaart, geboekt op het bedrijfsprofiel dat je koos. Zijn beide imports klaar, controleer het resultaat dan onder Store → Cadeaukaarten → Kaarten.

Opwaardeerbaar

Opwaardeerbaar bepaalt of een kaart na de eerste lading opnieuw kan worden opgewaardeerd. Het is dezelfde instelling die op de pagina van een kaart en in het venster Nieuwe cadeaukaart Herbruikbaar heet. Staat het uit, dan is de saldo-import de enige lading van die kaart: het saldo kan worden besteed, maar de kaart kan nooit meer worden opgewaardeerd, niet aan de kassa en niet met een tweede import.

Waarom rijen mislukken

De kaart bestaat niet: voer eerst stap 1 uit en zorg dat de kaartnummers in beide bestanden precies overeenkomen.
Het saldo is hoger dan het Maximaal bedrag van het programma: verhoog dat eerst onder Store → Cadeaukaarten → Instellingen.
De kaart is niet opwaardeerbaar en heeft al een transactie, bijvoorbeeld omdat het saldobestand 2 rijen voor dezelfde kaart had, of omdat het twee keer is geïmporteerd.
In stap 1 bestaat er al een kaart met dat nummer.