Wann eine Geschenkkarte abläuft und was ihr Ablaufdatum bestimmt

Den Ablauf von Geschenkkarten legen Sie pro Geschenkkartenprogramm als Anzahl von Tagen fest. Es gibt kein einzelnes Enddatum für das ganze Programm: Jede Karte hat ihr eigenes Ablaufdatum, und dieses Datum wird jedes Mal neu gesetzt, wenn Geld auf die Karte kommt.

Die Frage bei einer Karte lautet also nie „Wann wurde sie verkauft?“, sondern „Wann wurde zuletzt Geld aufgeladen?“.

Den Ablauf für ein Programm festlegen

Gehen Sie zu Store → Geschenkkarten → Einstellungen, suchen Sie Ablaufeinstellungen und klicken Sie auf Ablauf bearbeiten. Sie haben zwei Optionen:

• Läuft nie ab. Karten in diesem Programm erhalten kein Ablaufdatum.
• Läuft nach einer festgelegten Anzahl von Tagen ab. Geben Sie eine Zahl von 1 bis 10000 ein. Jedes Mal, wenn eine Karte aufgeladen wird, läuft sie so viele Tage später ab.

Eine Änderung dieser Einstellung wirkt sich nicht auf bereits vorhandene Karten aus. Jede Karte behält ihr aktuelles Datum, bis das nächste Mal Geld aufgeladen wird, und erst dann gilt die neue Einstellung. Das gilt auch für den Wechsel zu Läuft nie ab: Eine vorhandene Karte behält ihr Datum bis zur nächsten Aufladung, die es entfernt.

Was das Ablaufdatum bestimmt

Sobald Geld auf eine Karte kommt, wird ihr Ablaufdatum auf diesen Zeitpunkt plus die Anzahl Tage des Programms gesetzt. Das neue Datum gilt für das gesamte Guthaben auf der Karte, nicht nur für den aufgeladenen Betrag.

Das passiert jedes Mal, wenn das Guthaben einer Karte steigt, egal woher es kommt:

• eine Geschenkkarte mit einem Betrag verkaufen oder erstellen, online, im Dashboard oder über eine Ausgabe
• eine Aufladung an der Kasse über eine Kassenintegration oder in der Business App
• eine Transaktion zu einer Karte im Dashboard hinzufügen
• Karten mit einem Betrag in Data → Erzeugen erzeugen
• Karten mit einem Import vom Typ Geschenkkartentransaktionen aufladen, sofern Sie dies nicht deaktivieren (siehe unten)
• eine Zahlung mit der Karte stornieren, weil dadurch wieder Geld auf die Karte kommt

Das Ablaufdatum ändert sich nicht bei:

• Zahlungen mit der Karte
• dem Stornieren einer Aufladung
• dem Erzeugen von Karten ohne Betrag, die überhaupt kein Ablaufdatum haben, bis sie zum ersten Mal aufgeladen werden

Eine Aufladung, die an der Kasse als ausstehend gehalten wird, verschiebt das Datum erst, wenn sie bestätigt ist.

Karten, die Sie in großer Menge erzeugen

In Data → Erzeugen wählen Sie zwischen Geschenkkarten mit einem Betrag erstellen und Geschenkkarten ohne Betrag erstellen, und die beiden verhalten sich unterschiedlich.

Mit einem Betrag. Die Karten werden in dem Moment aufgeladen, in dem der Batch erzeugt wird. Ihr Ablaufdatum zählt also ab diesem Tag, nicht ab dem Tag, an dem Sie die einzelne Karte verkaufen oder ausgeben. Wenn Sie Bestand Monate im Voraus erzeugen, gehen diese Monate von der Laufzeit der Karte ab.

Ohne Betrag. Die Karten haben kein Ablaufdatum. Der Countdown beginnt mit der ersten Aufladung, egal wo sie stattfindet: an der Kasse über Ihr Kassensystem, in der Business App, im Dashboard oder über einen Import. Diese Option ist die richtige, wenn die Laufzeit jeder Karte mit ihrem Verkauf beginnen soll.

Beide Optionen haben einen Schalter Wiederverwendbar. Ist er aktiviert, kann eine Karte beliebig oft aufgeladen werden, und jede Aufladung setzt ein neues Ablaufdatum. Ist er deaktiviert, nimmt eine Karte ihre erste Aufladung an und lehnt jede weitere ab. Eine Karte, die mit einem Betrag erzeugt wurde, hatte ihre erste Aufladung bereits, kann also mit deaktiviertem Wiederverwendbar nie aufgeladen werden.

Viele Karten auf einmal per Import aufladen

Um Guthaben auf viele Karten gleichzeitig zu buchen, zum Beispiel auf 100 Karten, die an ein Unternehmen verkauft wurden, verwenden Sie Data → Importe mit dem Importtyp Geschenkkartentransaktionen. Die Guthaben in der Datei sind in Cent angegeben.

Im Schritt Optionen ist Aktualisierung des Ablaufdatums standardmäßig aktiviert. Dann erhält jede Karte in der Datei ein neues Ablaufdatum, gerechnet ab dem Zeitpunkt des Imports, genau wie bei einer Aufladung an der Kasse.

Deaktivieren Sie die Option nur, wenn die Karten bereits das Datum haben, das sie behalten sollen, zum Beispiel wenn Sie Geschenkkarten aus einem anderen System übernehmen und zuerst deren ursprüngliche Ablaufdaten importiert haben. Deaktivieren Sie sie für leere Karten, haben diese kein Ablaufdatum und laufen erst ab, wenn sie erneut aufgeladen werden.

Das Datum vorhandener Karten per Import ändern

Ein Import vom Typ Geschenkkarten mit der Option Bestehende Geschenkkarten aktualisieren findet jede Karte in Ihrer Datei anhand ihrer Kartennummer und setzt ihr Ablaufdatum anhand eines Datums in Ihrer Datei. Karten ohne Datum in der Datei behalten ihr bisheriges.

Im Schritt Optionen dieses Imports gibt es einen Schalter Erweiterbar, der standardmäßig aktiviert ist. Er überschreibt dieselbe Einstellung wie Wiederverwendbar auf jeder Karte in der Datei: Ist er aktiviert, können alle wieder aufgeladen werden, ist er deaktiviert, kann es keine mehr. Stellen Sie ihn also so ein, wie diese Karten sein sollen, bevor Sie den Import starten, auch wenn Sie nur ihr Datum ändern wollten.

Das Datum einer einzelnen Karte ändern

Gehen Sie zu Store → Geschenkkarten → Karten und öffnen Sie die Karte. Klicken Sie auf dem Tab Information auf Einstellungen bearbeiten, ändern Sie Läuft ab um und klicken Sie auf Änderungen speichern. Das neue Datum muss in der Zukunft liegen.

Ein von Hand gesetztes Datum gilt nur bis zur nächsten Aufladung. Beim nächsten Mal, wenn Geld auf die Karte kommt, setzt die Regel des Programms das Datum erneut.

Was passiert, wenn eine Karte abläuft

Leat prüft alle paar Minuten auf abgelaufene Karten. Wenn das Ablaufdatum einer Karte verstrichen ist:

• wird das verbleibende Guthaben mit einer Ablauftransaktion ausgebucht
• sinkt das Guthaben auf 0
• wird das Ablaufdatum der Karte gelöscht

Diese Transaktion finden Sie auf dem Tab Transaktionen der Karte und in der Transaktionsliste des Programms als Abgelaufen, zwischen den Aufladungen und Zahlungen.

Ab dem Moment, in dem das Datum verstrichen ist, werden Zahlungen mit der Karte abgelehnt, auch in den wenigen Minuten, bevor das Guthaben ausgebucht wird. Eine Karte mit aktiviertem Wiederverwendbar kann danach erneut aufgeladen werden und erhält dabei ein neues Ablaufdatum. Eine Karte mit deaktiviertem Wiederverwendbar nicht.

Häufige Fragen

Ich habe leere Karten erzeugt und 100 davon per Import aufgeladen. Erhalten sie ein Ablaufdatum? Ja, sofern Aktualisierung des Ablaufdatums beim Import aktiviert war. Jede Karte läuft die Anzahl Tage des Programms nach der Ausführung des Imports ab.

Wenn eine leere Karte an der Kasse aufgeladen wird, erhält sie dann in diesem Moment das Ablaufdatum? Ja. Eine Aufladung an der Kasse über eine Kassenintegration ist eine normale Aufladung, das Ablaufdatum der Karte wird also ab dem Zeitpunkt der Aufladung gesetzt. Das gilt für jedes Kassensystem, das Geschenkkarten über Leat auflädt.

Die Karte eines Kontakts läuft später ab als erwartet. Warum? Das Datum zählt ab der letzten Aufladung, nicht ab dem ersten Verkauf. Öffnen Sie den Tab Transaktionen der Karte: Die letzte positive Transaktion ist der Ursprung des aktuellen Datums.

Ich habe die Anzahl Tage geändert, aber meine Karten zeigen noch die alten Daten. Das ist so vorgesehen. Die Einstellung gilt erst beim nächsten Mal, wenn Geld auf eine Karte kommt. Um vorhandene Karten sofort anzupassen, ändern Sie Läuft ab um pro Karte oder aktualisieren Sie sie mit einem Import Bestehende Geschenkkarten aktualisieren.

Warum hat meine leere Karte kein Ablaufdatum? Karten, die ohne Betrag erzeugt wurden, erhalten erst bei ihrer ersten Aufladung eines.