Wanneer een cadeaukaart verloopt, en wat de vervaldatum bepaalt

De vervaldatum van cadeaukaarten stel je per cadeaukaartprogramma in als een aantal dagen. Er is geen einddatum voor het programma als geheel: elke kaart heeft een eigen vervaldatum, en die datum wordt opnieuw gezet elke keer dat er geld op de kaart komt.

De vraag bij een kaart is dus nooit "wanneer is hij verkocht?" maar "wanneer is er voor het laatst geld op gezet?".

De vervaldatum voor een programma instellen

Ga naar Store → Cadeaukaarten → Instellingen, zoek Vervaldatum instellingen en klik op Vervaldatum bewerken. Je kiest uit twee opties:

Verloopt nooit. Kaarten in dit programma krijgen geen vervaldatum.
Verloopt na een vastgesteld aantal dagen. Vul een getal in van 1 tot 10000. Elke keer dat een kaart wordt geladen, verloopt hij zoveel dagen later.

Een wijziging van deze instelling raakt de kaarten die al bestaan niet. Elke kaart houdt zijn huidige datum tot er de volgende keer geld op komt, en pas dan geldt de nieuwe instelling. Dat geldt ook voor overstappen naar Verloopt nooit: een bestaande kaart houdt zijn datum tot de volgende opwaardering, die de datum weghaalt.

Wat de vervaldatum bepaalt

Zodra er geld op een kaart komt, wordt de vervaldatum dat moment plus het aantal dagen van het programma. De nieuwe datum geldt voor het hele saldo op de kaart, niet alleen voor het bedrag dat erbij kwam.

Dat gebeurt elke keer dat het saldo van een kaart omhoog gaat, waar dat ook vandaan komt:

een cadeaukaart met een bedrag verkopen of aanmaken, online, in het dashboard of via een uitgifte
een opwaardering aan de kassa via een kassakoppeling, of in de Business App
een transactie aan een kaart toevoegen in het dashboard
kaarten met een bedrag genereren in Data → Genereren
kaarten laden met een import van Cadeaukaarttransacties, tenzij je dit uitzet (zie hieronder)
een betaling met de kaart terugdraaien, omdat er dan weer geld op komt

Dit verandert de vervaldatum niet:

geld van de kaart afschrijven
een opwaardering terugdraaien
kaarten zonder bedrag genereren, die helemaal geen vervaldatum hebben tot ze voor het eerst worden geladen

Een opwaardering die aan de kassa in afwachting staat, verzet de datum pas als hij is bevestigd.

Kaarten die je in bulk genereert

In Data → Genereren kies je tussen Cadeaukaarten aanmaken met een bedrag en Cadeaukaarten aanmaken zonder bedrag, en die twee werken verschillend.

Met een bedrag. De kaarten worden geladen op het moment dat de batch wordt gegenereerd, dus hun vervaldatum telt vanaf die dag, niet vanaf de dag dat je elke kaart verkoopt of uitdeelt. Genereer je maanden van tevoren voorraad, dan gaan die maanden van de looptijd van de kaart af.

Zonder bedrag. De kaarten hebben geen vervaldatum. De teller start bij de eerste opwaardering, waar die ook plaatsvindt: aan de kassa via je kassasysteem, in de Business App, in het dashboard of via een import. Dit is de optie om te gebruiken als je wilt dat de looptijd van elke kaart begint op het moment dat hij wordt verkocht.

Beide opties hebben een schakelaar Herbruikbaar. Staat die aan, dan kan een kaart zo vaak worden opgewaardeerd als je wilt, en zet elke opwaardering een nieuwe vervaldatum. Staat die uit, dan accepteert een kaart de eerste keer laden en weigert hij elke opwaardering daarna. Een kaart die met een bedrag is gegenereerd, is al een keer geladen, dus met Herbruikbaar uit kan hij nooit meer worden opgewaardeerd.

Veel kaarten tegelijk laden met een import

Om saldo op veel kaarten tegelijk te zetten, bijvoorbeeld 100 kaarten die aan één bedrijf zijn verkocht, gebruik je Data → Importeren met het importtype Cadeaukaarttransacties. Saldi in het bestand staan in centen.

Bij de stap Opties staat Vervaldatum bijwerken standaard aan. Dan krijgt elke kaart in het bestand een nieuwe vervaldatum, gerekend vanaf het moment van importeren, net als bij een opwaardering aan de kassa.

Zet het alleen uit als de kaarten al de datum hebben die ze moeten houden, bijvoorbeeld als je cadeaukaarten overzet uit een ander systeem en eerst hun oorspronkelijke vervaldata hebt geïmporteerd. Zet je het uit voor lege kaarten, dan hebben ze geen vervaldatum en verlopen ze niet tot ze opnieuw worden opgewaardeerd.

De datum van bestaande kaarten wijzigen met een import

Een import van Cadeaukaarten met de optie Bestaande cadeaukaarten bijwerken zoekt elke kaart in je bestand op aan de hand van het kaartnummer en zet de vervaldatum vanuit een datum in je bestand. Kaarten zonder datum in het bestand houden hun huidige datum.

Bij de stap Opties van die import staat een schakelaar Opwaardeerbaar, die standaard aan staat. Die overschrijft dezelfde instelling als Herbruikbaar op elke kaart in het bestand: staat hij aan, dan kunnen ze allemaal weer worden opgewaardeerd, staat hij uit, dan kan geen enkele het meer. Zet hem dus op wat die kaarten moeten zijn voordat je de import start, ook als je alleen hun datum wilde wijzigen.

De datum van één kaart wijzigen

Ga naar Store → Cadeaukaarten → Kaarten en open de kaart. Klik op het tabblad Informatie op Instellingen bewerken, wijzig Verloopt op en klik op Wijzigingen opslaan. De nieuwe datum moet in de toekomst liggen.

Een datum die je met de hand zet, geldt alleen tot de volgende opwaardering. De volgende keer dat er geld op de kaart komt, zet de regel van het programma de datum opnieuw.

Wat er gebeurt als een kaart verloopt

Leat controleert elke paar minuten op verlopen kaarten. Als de vervaldatum van een kaart is verstreken:

wordt het resterende saldo afgeboekt met een vervaltransactie
gaat het saldo naar 0
wordt de vervaldatum van de kaart gewist

Je vindt die transactie op het tabblad Transacties van de kaart, en in de transactielijst van het programma als Verlopen, tussen de opwaarderingen en betalingen.

Vanaf het moment dat de datum is verstreken, worden betalingen met de kaart geweigerd, ook in de paar minuten voordat het saldo is afgeboekt. Een kaart met Herbruikbaar aan kan daarna opnieuw worden geladen, en krijgt dan een nieuwe vervaldatum. Een kaart met Herbruikbaar uit niet.

Veelgestelde vragen

Ik heb lege kaarten gegenereerd en er 100 geladen met een import. Krijgen die een vervaldatum? Ja, zolang Vervaldatum bijwerken aan stond tijdens de import. Elke kaart verloopt het aantal dagen van het programma nadat de import is uitgevoerd.

Als een lege kaart aan de kassa wordt geladen, krijgt hij dan op dat moment de vervaldatum? Ja. Een opwaardering aan de kassa via een kassakoppeling is een gewone opwaardering, dus de vervaldatum van de kaart wordt gezet vanaf het moment van opwaarderen. Dit geldt voor elk kassasysteem dat cadeaukaarten via Leat laadt.

De kaart van een contact verloopt later dan ik verwachtte. Hoe kan dat? De datum telt vanaf de meest recente opwaardering, niet vanaf de eerste verkoop. Open het tabblad Transacties van de kaart: de laatste positieve transactie is waar de huidige datum vandaan komt.

Ik heb het aantal dagen gewijzigd, maar mijn kaarten tonen nog de oude datum. Dat klopt. De instelling geldt pas de volgende keer dat er geld op een kaart komt. Wil je bestaande kaarten nu aanpassen, wijzig dan Verloopt op per kaart, of werk ze bij met een import Bestaande cadeaukaarten bijwerken.

Waarom heeft mijn lege kaart geen vervaldatum? Kaarten die zonder bedrag zijn gegenereerd, krijgen er pas een bij de eerste opwaardering.