Kontakte erinnern, bevor ihr Voucher abläuft

Eine Voucher-Erinnerung ist eine E-Mail, die wir einem Kontakt eine festgelegte Anzahl von Tagen vor Ablauf seines Vouchers senden, damit er zurückkommt und ihn nutzt. Sie aktivieren sie pro Aktion, und ab dann bekommt jeder Voucher dieser Aktion eine eigene Erinnerung, berechnet ab seinem eigenen Ablaufdatum.

Dafür brauchen Sie keine Automatisierung. Automatisierungen können darauf reagieren, dass ein Voucher erstellt, eingelöst oder abgelaufen ist, aber es gibt keinen Auslöser für einen Voucher, der bald abläuft. Die hier beschriebene Erinnerung ist der Weg dafür.

Eine Erinnerung einrichten

Gehen Sie zu Loyalty → Aktionen & Vouchers, öffnen Sie die Aktion und klicken Sie unter Einstellungen auf Erinnerungen.
Klicken Sie bei Ablaufdatum-Erinnerung auf Einstellung bearbeiten und wählen Sie:
- Erinnere nicht: Kontakte bekommen keine Erinnerungs-E-Mail zu ablaufenden Vouchers dieser Aktion. Jede Aktion beginnt hier.
- Erinnern Sie Ihre Kontakte an ablaufende Vouchers: Wählen Sie dann, wie viele Tage bis zum Ablaufdatum die E-Mail gesendet wird, von 1 bis 21, und die Uhrzeit, von 04:00 bis 23:00. Sie wählen eine volle Stunde, keine Minuten. Voreingestellt sind 3 Tage vor Ablauf um 06:00. Unter Erinnerungs-E-Mail für Voucher wählen Sie, welche E-Mail diese Aktion sendet. Siehe Die Erinnerungs-E-Mail weiter unten.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Auf der Karte steht danach "Erinnere Kontakte über ablaufende Vouchers", darunter, wann die E-Mail gesendet wird, zum Beispiel "Eine E-Mail wird gesendet 3 Tage vor Ablauf um 06:00", und welche Erinnerungs-E-Mail verwendet wird.

Eine Erinnerung braucht ein Ablaufdatum. Ist die Aktion auf Läuft nie ab gestellt, zeigt die Seite Erinnerungen Kein Ablaufdatum und bietet nichts zum Einstellen an. Wählen Sie zuerst auf der Seite Gültigkeit ein Statisches Ablaufdatum oder ein Dynamisches Ablaufdatum.

Wann die E-Mail gesendet wird

Die Uhrzeit gilt in der Zeitzone Ihres Kontos, und die Tage sind Kalendertage. Bei 3 Tagen um 06:00 wird ein Voucher, der am 20. Oktober um 23:59 abläuft, am 17. Oktober um 06:00 erinnert. Erinnerungen gehen innerhalb weniger Minuten nach dieser Uhrzeit hinaus.

Wie sich das über eine Aktion verteilt, hängt vom Ablauf ab:

Dynamisches Ablaufdatum: Jeder Voucher läuft nach seiner eigenen Uhr ab, Erinnerungen gehen also nach und nach hinaus, jeweils wenn ein Voucher bald abläuft.
Statisches Ablaufdatum: Jeder Voucher läuft im selben Moment ab, also gehen auch alle Erinnerungen im selben Moment hinaus.

Die Erinnerung wird geplant, wenn der Voucher erstellt wird, egal wie: über eine Ausstellung, eine Automatisierung, eine E-Mail mit Voucher oder Codes, die Sie selbst erstellt haben. Ein Voucher bekommt nur eine, wenn der Erinnerungszeitpunkt noch in der Zukunft liegt. Ein Voucher, der 2 Tage nach der Ausgabe abläuft, bekommt also nie eine 3-Tage-Erinnerung. Bei einem statischen Ablaufdatum warnen Sie die Einstellungen beim Bearbeiten, wenn dieser Zeitpunkt für neue Vouchers schon vorbei ist. Früher ausgegebene Vouchers behalten ihre eigene Erinnerung.

Vouchers, die vor dem Aktivieren ausgegeben wurden

Das Aktivieren von Erinnerungen wirkt nicht von selbst rückwirkend. Speichern Sie, während die Aktion schon Vouchers ohne Erinnerung hat, werden Sie gefragt, was passieren soll:

Nur neue Vouchers: speichern, und Vouchers ohne Erinnerung bleiben ohne.
Fehlende Erinnerungen erstellen: speichern und eine Erinnerung für jeden bestehenden Voucher planen, der noch keine hat und noch genug Zeit übrig hat. Vouchers, deren Erinnerungszeitpunkt schon vorbei ist, werden übersprungen. Das läuft im Hintergrund und kann ein paar Minuten dauern.

In diesem Moment wird nichts gesendet. Jede Erinnerung wird für das eigene Datum ihres Vouchers geplant.

Die Erinnerung ändern oder abschalten

Haben Vouchers schon eine geplante Erinnerung, fragt das Speichern einer Änderung auch danach.

Ändern Sie die Anzahl der Tage oder die Uhrzeit, wählen Sie zwischen Bestehende Erinnerungen neu planen, das sie auf das neue Timing verschiebt, und Bestehende Erinnerungen beibehalten, das sie lässt, wo sie sind. Neue Vouchers bekommen in jedem Fall das neue Timing.
Wechseln Sie zu Erinnere nicht, wählen Sie zwischen Bestehende Erinnerungen stornieren und Bestehende Erinnerungen beibehalten. Beibehaltene Erinnerungen werden wie geplant gesendet. Neue Vouchers bekommen keine.

Vorsicht beim Neuplanen. Bestehende Erinnerungen neu planen kann früher stornierte Erinnerungen wieder öffnen. Aktivieren Sie Erinnerungen nach Erinnere nicht wieder, passiert das immer mit den früheren Erinnerungen der Aktion, auch mit denen, die Sie selbst storniert haben, egal welche Option Sie beim Speichern wählen. In beiden Fällen können Kontakte, die schon eine Erinnerung bekommen haben, noch eine erhalten, wenn der neue Zeitpunkt in der Zukunft liegt. Tun Sie das nur, wenn das für Sie in Ordnung ist.

Stellen Sie die Aktion auf der Seite Gültigkeit auf Läuft nie ab, werden Erinnerungen für die Aktion abgeschaltet, weil neue Vouchers kein Datum haben, von dem zurückgerechnet werden kann. Bereits ausgegebene Vouchers behalten ihr Ablaufdatum und ihre Erinnerung. Fügen Sie später wieder ein Ablaufdatum hinzu, bleiben Erinnerungen aus, bis Sie sie auf der Seite Erinnerungen wieder aktivieren.

Einem Voucher ein anderes Datum geben

Änderungen am Ablauf einer Aktion gelten nur für neue Vouchers. Um einem Kontakt mehr Zeit zu geben, verwenden Sie Ablaufdatum ändern an diesem Voucher. Hat er eine Erinnerung, verschiebt sie sich mit dem neuen Datum. War diese Erinnerung schon gesendet und liegt der neue Erinnerungszeitpunkt noch in der Zukunft, wird der Kontakt erneut erinnert.

Achtung: Sind Erinnerungen für die Aktion inzwischen abgeschaltet, storniert Ablaufdatum ändern die beibehaltene Erinnerung dieses Vouchers. Der Kontakt bekommt sie dann nicht.

Ablaufdatum ändern erstellt keine Erinnerung für einen Voucher, der keine hat. Nutzen Sie dafür Erinnerungsdatum bearbeiten auf dem Tab Erinnerung des Vouchers: Das plant eine Erinnerung für diesen einen Voucher, an dem Datum, das Sie wählen, vor seinem Ablauf. Siehe Einen einzelnen Voucher verwalten: Status, Tabs und Aktionen.

Ablaufdaten, die Sie über einen Import ändern, verschieben keine Erinnerungen.

Die Erinnerungs-E-Mail

Die E-Mail ist eine Voucher-Erinnerungs-E-Mail. Jede Aktion wählt ihre eigene unter Erinnerungs-E-Mail für Voucher in den Erinnerungseinstellungen. Die Option Standard-E-Mail folgt immer der Voucher-Erinnerungs-E-Mail, die in Ihren Kontoeinstellungen als Standard markiert ist, oder Sie wählen eine bestimmte aus. E-Mail zur Voucher-Erinnerung bearbeiten auf der Seite Erinnerungen öffnet die E-Mail, die diese Aktion sendet. Diese Schaltfläche erscheint nur, solange Erinnerungen für die Aktion aktiviert sind.

Alle Voucher-Erinnerungs-E-Mails stehen in Ihren Kontoeinstellungen: Klicken Sie oben rechts im Dashboard auf das Zahnrad, um die Einstellungen zu öffnen, dann unter Funktionalitäten auf Vouchers, und sehen Sie unter Voucher-Erinnerungs-E-Mails nach. Nur Administratoren sehen Vouchers dort. Das ist nicht die Gruppe Einstellungen in der Seitenleiste einer Aktion, die Gültigkeit, Erinnerungen und Limits dieser Aktion enthält. Mit Als Standard festlegen ändern Sie, welche E-Mail der Standard ist.

Die E-Mail muss das Ablaufdatum des Vouchers enthalten und einen Abmeldelink oder einen Link zu den Abonnementeinstellungen. Sie kann außerdem Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse des Kontakts zeigen, Name, Code, Beschreibung und Link des Vouchers, den Namen der Aktion, Ihren Firmennamen und Social-Media-Links sowie einen Link, um die E-Mail im Browser anzusehen. Erinnerungen gehen mit der zuletzt gespeicherten Version hinaus, senden Sie sich also vor den ersten Erinnerungen einen Test aus dem Editor.

Die Erinnerungs-E-Mail, die wir für Sie erstellen, geht an jeden Kontakt des Vouchers, der eine E-Mail-Adresse hat. Soll sie nur an Kontakte gehen, die einen bestimmten Typ abonniert haben, öffnen Sie die E-Mail, klicken Sie auf E-Mail bearbeiten und ändern Sie Abonnementtyp im Schritt Information des Editors. Die eigene Seite Information der E-Mail zeigt den Abonnementtyp an, dort können Sie ihn aber nicht ändern.

Solange Ihr Konto nicht von Leat genehmigt ist, werden Erinnerungs-E-Mails nicht gesendet.

Sehen, was geplant und gesendet wurde

Auf der Seite Erinnerungen der Aktion öffnet Details anzeigen die Seite Voucher-Erinnerungen. Dort sehen Sie, wie viele Erinnerungen Geplant, Verarbeitet und Storniert sind, die Bevorstehende Erinnerungen nach Sendedatum und, sobald etwas storniert wurde, die Stornierungsgründe mit einer Anzahl pro Grund. Können Vouchers ohne Erinnerung noch eine bekommen, zeigt Vouchers ohne Erinnerung, wie viele eine bekommen würden und wie viele übersprungen würden, mit Zu den Einstellungen gehen.
Verarbeitet ist hier derselbe Zustand, der an einem Voucher Gesendet heißt: Die E-Mail wurde zum Versand übergeben. Das heißt nicht, dass sie zugestellt wurde.
Auf der Seite Vouchers der Aktion zeigt die Spalte Erinnerung den Erinnerungsstatus jedes Vouchers. Fahren Sie mit der Maus darüber, um das Sendedatum zu sehen. Ein Voucher ohne Erinnerung zeigt Keine Erinnerung.
An einem einzelnen Voucher zeigt der Tab Erinnerung Status, Sendedatum und, bei einer stornierten Erinnerung, den Grund. Dort nutzen Sie auch Erinnerungsdatum bearbeiten oder Erinnerung abbrechen für diesen einen Voucher.
An der Erinnerungs-E-Mail selbst zeigt Empfänger, ob jede E-Mail zugestellt, geöffnet oder zurückgewiesen wurde, und Voucher-Erinnerungen listet die Erinnerungen, die sie gesendet hat.

Warum ein Kontakt keine Erinnerung bekommen hat

Eine geplante Erinnerung wird zu dem Zeitpunkt, an dem sie fällig ist, erneut geprüft. Sie wird storniert statt gesendet, wenn:

der Voucher eingelöst, deaktiviert, abgelaufen oder gelöscht ist
der Voucher mit keinem Kontakt verknüpft ist. Codes, die Sie in großer Zahl erstellt haben, bekommen auch eine Erinnerung, sie wird aber nur gesendet, wenn der Code bis zum Fälligkeitszeitpunkt jemandem zugeordnet wurde
der Kontakt keine E-Mail-Adresse hat
der Kontakt den Abonnementtyp der Erinnerungs-E-Mail nicht abonniert hat
Ihr Konto keine Voucher-Erinnerungs-E-Mail hat
Ihr Konto inaktiv ist: Offene Erinnerungen werden dann storniert

Eine Erinnerung wird auch storniert, wenn Sie sie selbst abbrechen, wenn Sie Bestehende Erinnerungen stornieren wählen, wenn ein neues Ablaufdatum ihren Erinnerungszeitpunkt in die Vergangenheit legt oder wenn der Voucher kein Ablaufdatum mehr hat.

Bei einer stornierten Erinnerung zeigt der Tab Erinnerung des Vouchers, welcher Grund es war. Die vollständige Liste der Gründe finden Sie in Einen einzelnen Voucher verwalten: Status, Tabs und Aktionen.

Es wird gar keine Erinnerung erstellt, wenn der Voucher kein Ablaufdatum hat oder wenn sein Erinnerungszeitpunkt bei der Ausgabe schon vorbei war. Der Tab Erinnerung sagt dann, dass der Voucher nie abläuft, oder zeigt Keine Erinnerung geplant.