Contacten herinneren voordat hun voucher verloopt

Een voucherherinnering is een e-mail die we een contact een ingesteld aantal dagen voor het verlopen van hun voucher sturen, zodat ze terugkomen en hem gebruiken. Je zet het per promotie aan, en vanaf dan krijgt elke voucher van die promotie een eigen herinnering, getimed vanaf de eigen vervaldatum van die voucher.

Je hebt hier geen automatisering voor nodig. Automatiseringen kunnen reageren op een voucher die is aangemaakt, ingewisseld of verlopen, maar er is geen trigger voor een voucher die bijna verloopt. De herinnering in dit artikel is de manier om dat te doen.

Een herinnering instellen

Ga naar Loyalty → Promoties & Vouchers, open de promotie en klik op Herinneringen onder Instellingen.
Klik bij Vervaldatum herinnering op Instelling bewerken en kies:
- Niet herinneren: er gaat geen herinneringsmail naar contacten over verlopende vouchers van deze promotie. Elke promotie begint hier.
- Herinner contactpersonen aan verlopende vouchers: kies dan hoeveel dagen voor de vervaldatum de e-mail verstuurd wordt, van 1 tot 21, en het uur, van 04:00 tot 23:00. Je kiest een heel uur, geen minuten. Standaard is het 3 dagen voor de vervaldatum om 06:00. Onder Herinneringsmail voor voucher kies je welke e-mail deze promotie verstuurt. Zie De herinneringsmail hieronder.
Klik op Wijzigingen opslaan.

Op de kaart staat daarna "Herinner contacten over vouchers die verlopen", met daaronder wanneer de e-mail verstuurd wordt, bijvoorbeeld "Er wordt een e-mail verzonden 3 dagen voor de vervaldatum om 06:00", en welke herinneringsmail wordt gebruikt.

Een herinnering heeft een vervaldatum nodig. Staat de promotie op Verloopt nooit, dan toont de pagina Herinneringen Geen vervaldatum en valt er niets in te stellen. Kies eerst een Statische vervaldatum of Dynamische vervaldatum op de pagina Geldigheid.

Wanneer de e-mail verstuurd wordt

De tijd is in de tijdzone van je account, en de dagen zijn kalenderdagen. Bij 3 dagen om 06:00 krijgt een voucher die op 20 oktober om 23:59 verloopt, een herinnering op 17 oktober om 06:00. Herinneringen gaan binnen een paar minuten na dat uur de deur uit.

Hoe dat uitpakt voor een hele promotie, hangt af van de vervaldatum:

Dynamische vervaldatum: elke voucher verloopt op zijn eigen moment, dus herinneringen gaan steeds een paar tegelijk de deur uit, telkens als een voucher bijna verloopt.
Statische vervaldatum: elke voucher verloopt op hetzelfde moment, dus alle herinneringen gaan ook op hetzelfde moment uit.

De herinnering wordt ingepland wanneer de voucher wordt aangemaakt, hoe dat ook gebeurt: via een uitgifte, een automatisering, een e-mail met een voucher, of codes die je zelf hebt aangemaakt. Een voucher krijgt er alleen een als het herinneringsmoment nog in de toekomst ligt. Een voucher die 2 dagen na uitgifte verloopt, krijgt dus nooit een herinnering van 3 dagen. Bij een statische vervaldatum waarschuwt de instelling je tijdens het bewerken als dat moment voor nieuwe vouchers al voorbij is. Eerder uitgegeven vouchers houden hun eigen herinnering.

Vouchers die al waren uitgegeven voordat je het aanzette

Herinneringen aanzetten werkt niet vanzelf terug. Sla je op terwijl de promotie al vouchers zonder herinnering heeft, dan krijg je de vraag wat je wilt:

Alleen nieuwe vouchers: opslaan, en vouchers zonder herinnering blijven zonder.
Ontbrekende herinneringen aanmaken: opslaan, en een herinnering inplannen voor elke bestaande voucher die er nog geen heeft en nog genoeg tijd over heeft. Vouchers waarvan het herinneringsmoment al voorbij is, worden overgeslagen. Dit loopt op de achtergrond en kan een paar minuten duren.

Er wordt op dat moment niets verstuurd. Elke herinnering wordt ingepland op de eigen datum van de voucher.

De herinnering wijzigen of uitzetten

Hebben vouchers al een herinnering ingepland, dan vraagt opslaan ook wat je daarmee wilt.

Wijzig je het aantal dagen of de tijd, dan kies je tussen Bestaande herinneringen opnieuw inplannen, dat ze naar de nieuwe timing verplaatst, en Bestaande herinneringen behouden, dat ze laat staan. Nieuwe vouchers krijgen hoe dan ook de nieuwe timing.
Zet je hem op Niet herinneren, dan kies je tussen Bestaande herinneringen annuleren en Bestaande herinneringen behouden. Behouden herinneringen worden gewoon verstuurd zoals gepland. Nieuwe vouchers krijgen er geen.

Let op bij opnieuw inplannen. Bestaande herinneringen opnieuw inplannen kan herinneringen die eerder zijn geannuleerd weer openzetten. Zet je herinneringen na Niet herinneren weer aan, dan gebeurt dat altijd met de eerdere herinneringen van de promotie, ook met herinneringen die je zelf hebt geannuleerd, welke optie je bij het opslaan ook kiest. In beide gevallen kunnen contacten die al een herinnering kregen, er nog een krijgen als het nieuwe moment nog in de toekomst ligt. Doe dit alleen als je dat goed vindt.

Zet je de promotie op Verloopt nooit op de pagina Geldigheid, dan gaan herinneringen voor de promotie uit, omdat nieuwe vouchers geen datum hebben om vanaf terug te tellen. Vouchers die al zijn uitgegeven, houden hun vervaldatum en hun herinnering. Voeg je later weer een vervaldatum toe, dan blijven herinneringen uit tot je ze weer aanzet op de pagina Herinneringen.

Eén voucher een andere datum geven

Een wijziging in de vervaldatum van een promotie geldt alleen voor nieuwe vouchers. Wil je één contact meer tijd geven, gebruik dan Vervaldatum wijzigen op die voucher. Heeft hij een herinnering, dan schuift die mee met de nieuwe datum. Was die herinnering al verstuurd en ligt het nieuwe herinneringsmoment nog in de toekomst, dan krijgt het contact opnieuw een herinnering.

Let op: staan herinneringen voor de promotie inmiddels uit, dan annuleert Vervaldatum wijzigen de behouden herinnering van die voucher. Het contact krijgt hem dan niet.

Vervaldatum wijzigen maakt geen herinnering aan voor een voucher die er geen heeft. Gebruik daarvoor Herinneringsdatum bewerken op het tabblad Herinnering van de voucher: dat plant een herinnering in voor die ene voucher, op de datum die je kiest, voor de vervaldatum. Zie Eén voucher beheren: status, tabbladen en acties.

Vervaldatums die je via een import wijzigt, verplaatsen herinneringen niet.

De herinneringsmail

De e-mail is een voucherherinneringsmail. Elke promotie kiest haar eigen mail onder Herinneringsmail voor voucher in de herinneringsinstellingen. De optie Standaard e-mail volgt altijd de voucherherinneringsmail die in je accountinstellingen op Standaard staat, of je kiest een specifieke mail. E-mail voor voucherherinnering bewerken op de pagina Herinneringen opent de mail die deze promotie verstuurt. Die knop is er alleen zolang herinneringen voor de promotie aanstaan.

Alle voucherherinneringsmails staan in je accountinstellingen: klik rechtsboven in het dashboard op het tandwiel om Instellingen te openen, klik daarna onder Functionaliteiten op Vouchers en kijk onder Voucher-herinneringsmails. Alleen beheerders zien Vouchers daar. Dit is niet de groep Instellingen in de zijbalk van een promotie, met de Geldigheid, Herinneringen en Limieten van die promotie. Met Standaard maken wijzig je welke mail de standaard is.

De e-mail moet de vervaldatum van de voucher bevatten en een afmeldlink of een link naar de abonnementsvoorkeuren. Hij kan ook de voornaam, achternaam en het e-mailadres van het contact tonen, de naam, code, beschrijving en link van de voucher, de naam van de promotie, je bedrijfsnaam en sociale links, en een link om de e-mail in de browser te bekijken. Herinneringen gaan uit met de laatst opgeslagen versie, dus stuur jezelf een test vanuit de editor voordat de eerste verstuurd worden.

De herinneringsmail die we voor je aanmaken, gaat naar elk contact van de voucher dat een e-mailadres heeft. Wil je hem alleen sturen naar contacten die voor een bepaald type zijn ingeschreven, open dan de e-mail, klik op E-mail bewerken en wijzig Abonnementstype in de stap Informatie van de editor. De eigen pagina Informatie van de e-mail toont het abonnementstype wel, maar je kunt het daar niet wijzigen.

Zolang je account niet door Leat is goedgekeurd, worden herinneringsmails niet verstuurd.

Zien wat er is ingepland en verstuurd

Op de pagina Herinneringen van de promotie opent Details bekijken de pagina Herinneringen voor vouchers. Daar zie je hoeveel herinneringen Gepland, Verwerkt en Geannuleerd zijn, de Aankomende herinneringen per verzenddatum en, zodra er iets is geannuleerd, de Annuleringsredenen met een aantal per reden. Kunnen vouchers zonder herinnering er nog een krijgen, dan zie je bij Voucher zonder herinnering hoeveel er een zouden krijgen en hoeveel er worden overgeslagen, met Ga naar instellingen.
Verwerkt is hier dezelfde staat die op een voucher Verstuurd heet: de e-mail is doorgegeven om te versturen. Dat betekent niet dat hij is afgeleverd.
Op de pagina Vouchers van de promotie toont de kolom Herinnering de status van de herinnering van elke voucher. Beweeg eroverheen om de verzenddatum te zien. Een voucher zonder herinnering toont Geen herinnering.
Op één voucher toont het tabblad Herinnering de status, verzenddatum en, bij een geannuleerde herinnering, de reden. Daar gebruik je ook Herinneringsdatum bewerken of Herinnering annuleren voor één voucher.
Op de herinneringsmail zelf toont Ontvangers of elke e-mail is afgeleverd, geopend of gebounced, en Herinneringen voor vouchers geeft de herinneringen die hij heeft verstuurd.

Waarom een contact geen herinnering kreeg

Een geplande herinnering wordt opnieuw gecontroleerd op het moment dat hij aan de beurt is. Hij wordt geannuleerd in plaats van verstuurd als:

de voucher is ingewisseld, gedeactiveerd, verlopen of verwijderd
de voucher niet aan een contact gekoppeld is. Codes die je in bulk hebt aangemaakt, krijgen ook een herinnering, maar die wordt alleen verstuurd als de code aan iemand gekoppeld is als hij aan de beurt is
het contact geen e-mailadres heeft
het contact niet is ingeschreven voor het abonnementstype van de herinneringsmail
je account geen herinneringsmail voor vouchers heeft
je account inactief is: openstaande herinneringen worden dan geannuleerd

Een herinnering wordt ook geannuleerd als je hem zelf annuleert, als je kiest voor Bestaande herinneringen annuleren, als een nieuwe vervaldatum het herinneringsmoment in het verleden zet, of als de voucher geen vervaldatum meer heeft.

Bij een geannuleerde herinnering staat op het tabblad Herinnering van de voucher welke reden het was. De volledige lijst met redenen staat in Eén voucher beheren: status, tabbladen en acties.

Er wordt helemaal geen herinnering aangemaakt als de voucher geen vervaldatum heeft, of als het herinneringsmoment al voorbij was toen hij werd uitgegeven. Het tabblad Herinnering zegt dan dat de voucher nooit verloopt, of toont Geen herinnering ingepland.