Eine Erinnerung vor einer Buchung oder eine Feedback-E-Mail danach senden

Eine Buchungs-E-Mail geht automatisch rund um jede Buchung hinaus, die über Ihre Buchungsintegration hereinkommt: eine Erinnerung vor dem Besuch oder ein Dankeschön danach, das fragt, wie es war. Sie richten sie einmal ein, und jede passende Buchung bekommt sie zu dem Zeitpunkt, den Sie gewählt haben.

Buchungs-E-Mails finden Sie unter Einstellungen → Buchungen: Klicken Sie oben rechts im Dashboard auf das Zahnrad und dann unter Funktionalitäten auf Buchungen. Nur Admins sehen das, und nur solange die Funktion Buchungen unter Einstellungen → Allgemeines → Funktionen eingeschaltet ist. Sie können auch Leat AI bitten, eine für Sie einzurichten.

Eine Buchungs-E-Mail hinzufügen

Klicken Sie unter Einstellungen → Buchungen auf Buchungs-E-Mail hinzufügen. Das öffnet Neue Buchungs-E-Mail, eine Einrichtung in 3 Schritten: E-Mail, Zeitpunkt und Buchungen. Es wird nichts erstellt, bis Sie im letzten Schritt auf Buchungs-E-Mail erstellen klicken.

E-Mail

Wählen Sie, was Sie senden möchten:

Erinnerung: erinnert Kontakte an ihre Buchung, mit Datum, Uhrzeit und Ort. Sie geht immer vor der Buchung hinaus.
Feedback: bedankt Kontakte für ihren Besuch und fragt, wie es gelaufen ist. Sie geht immer nach der Buchung hinaus.

Beide beginnen mit einer fertigen E-Mail, und der Schritt zeigt ihren Betreff. Text, Bilder und Farben ändern Sie im Editor, sobald sie erstellt ist. Die Buchungs-E-Mail bekommt den Namen dessen, was Sie gewählt haben; mit Umbenennen auf ihrer Seite ändern Sie ihn.

Zeitpunkt

Eine Erinnerung geht auf eine von 2 Arten hinaus:

Tage vorher: 1 bis 365 Tage vor dem Tag, an dem die Buchung beginnt, zu einer Uhrzeit. Für denselben Tag verwenden Sie Stunden vorher.
Stunden vorher: 1 bis 24 Stunden vor der Startzeit jeder Buchung.

Eine Feedback-E-Mail geht 0 bis 365 Tage nach dem Ende der Buchung hinaus, zu einer Uhrzeit. 0 bedeutet derselbe Tag.

Die Uhrzeit ist eine volle Stunde von 04:00 bis 23:00, in der Zeitzone des Unternehmensprofils der Buchung. Eine neue Buchungs-E-Mail beginnt mit 1 Tag vor der Buchung, oder 1 Tag danach bei Feedback, um 10:00, und Stunden vorher beginnt mit 3 Stunden. Unter den Feldern zeigt ein Beispiel, wann die E-Mail für eine Buchung am kommenden Samstagabend hinausginge, damit Sie den Zeitpunkt prüfen können, bevor Sie weitermachen.

Buchungen

Wählen Sie unter Aktivität eine Aktivität, oder behalten Sie Alle Aktivitäten, um sie für jede Buchung zu senden.

Welche Buchungen sie bekommen, hängt auch von der Art der E-Mail ab:

Eine Erinnerung geht nur an bestätigte Buchungen.
Eine Feedback-E-Mail geht an jede Buchung, außer sie wurde storniert, abgelehnt oder war ein No-Show.

Der Schritt endet mit einer Zusammenfassung unter Sie erstellen. Klicken Sie auf Buchungs-E-Mail erstellen, um sie zu erstellen und ihre Seite zu öffnen.

Prüfen und aktivieren

Eine neue Buchungs-E-Mail beginnt inaktiv, damit nichts hinausgeht, bevor Sie die E-Mail gesehen haben. Auf ihrer Seite steht Noch nicht aktiv. Überprüfen Sie die E-Mail und aktivieren Sie sie dann.

Klicken Sie auf Design bearbeiten, um die E-Mail im Editor zu ändern. Senden Sie sich dort einen Test.
Klicken Sie oben auf der Seite auf Aktivieren.

Wenn Sie sie aktivieren, bekommen auch Buchungen, die es schon gibt, die E-Mail, solange ihr Sendezeitpunkt noch bevorsteht. Eine Buchung, die nach dem Sendezeitpunkt vorgenommen wurde, bekommt die E-Mail nicht. Eine Erinnerung 2 Tage vorher erreicht zum Beispiel keine Buchung, die am Vortag vorgenommen wurde.

Mit Deaktivieren schalten Sie sie wieder aus. E-Mails, die noch hinausgehen sollten, werden dann übersprungen.

Sehen, was sie sendet

Unter Einstellungen → Buchungen sind Ihre Buchungs-E-Mails unter Vor der Buchung und Nach der Buchung gruppiert, in der Reihenfolge, in der sie hinausgehen, jeweils mit der Zahl der gesendeten und der geplanten E-Mails. Klicken Sie auf eine, um ihre Seite zu öffnen.

Die Übersicht auf der Seite zeigt, wie viele E-Mails Gesendet wurden, wie viele Geplant sind, mit der nächsten, und wie viele Übersprungen wurden.

Unter Sendungen steht jede Buchung einmal, mit dem Zeitpunkt, zu dem ihre E-Mail hinausgeht oder hinausging. Jede Buchung bekommt die E-Mail einmal. Klicken Sie auf eine Zeile, um die Buchung zu öffnen, oder auf die E-Mail-Adresse darin, um den Kontakt zu öffnen. Der Tab Übersprungen nennt für jede Buchung, die sie nicht bekam, den Grund:

Die Buchung ist für eine andere Aktivität
Die Buchung ist nicht bestätigt
Die Buchung wurde storniert, abgelehnt oder war ein No-Show
Die Buchung hat einen Status, den wir nicht erkennen
Die Buchung hat keine Startzeit
Der Versandzeitpunkt fällt in die Buchung
Die Buchung wurde nach dem Sendezeitpunkt vorgenommen
Die E-Mail für Buchungen war inaktiv
Das Konto war inaktiv
Die E-Mail existiert nicht mehr
Die E-Mail konnte so nicht gesendet werden
Die Buchung hat keinen Kontakt
Der Kontakt ist anonym
Der Kontakt hat keine E-Mail-Adresse
Der Kontakt hat eine Platzhalter-E-Mail-Adresse
Der Kontakt hat sich von Buchungs-E-Mails abgemeldet
Senden fehlgeschlagen

Die Buchung und der Kontakt werden in dem Moment erneut geprüft, in dem die E-Mail fällig ist. Eine Buchung, die storniert wird, nachdem ihre Erinnerung geplant wurde, bekommt die Erinnerung nicht.

Ändern, kopieren und löschen

Auf der Seite der Buchungs-E-Mail ändern Sie mit Details bearbeiten unter Einstellungen, wann sie hinausgeht und für welche Aktivität. Eine Erinnerung bleibt vor der Buchung und eine Feedback-E-Mail danach: Um die Seite zu wechseln, fügen Sie eine neue Buchungs-E-Mail hinzu.

Duplizieren erstellt eine Kopie mit einer eigenen Kopie der E-Mail, benannt nach dem Original mit "(copy)" dahinter, damit Sie ihr Design ändern können, ohne das Original anzufassen. Unter Einstellungen → Buchungen steht es im Optionsmenü jeder Buchungs-E-Mail, und die Kopie erscheint in der Liste; auf der Seite einer Buchungs-E-Mail öffnet das Optionsmenü oben die Kopie. Die Kopie beginnt inaktiv, damit eine Buchung nicht zweimal dieselbe E-Mail bekommt.

Buchungs-E-Mails, die eingerichtet wurden, bevor jede ihre eigene E-Mail bekam, können sich eine teilen. Ihre Seite zeigt dann, wie viele andere Buchungs-E-Mails dasselbe Design senden, und eine Änderung am Design erscheint in allen.

Mit Buchungs-E-Mail löschen unter Gefahrenzone entfernen Sie sie. E-Mails, die sie noch senden sollte, gehen dann nicht mehr hinaus.