Een herinnering voor een reservering of een feedbackmail erna versturen
Een reserveringsmail gaat automatisch uit rond elke reservering die binnenkomt via je reserveringskoppeling: een herinnering voor het bezoek, of een bedankje erna waarin je vraagt hoe het was. Je stelt hem één keer in, en elke reservering die past krijgt hem op het moment dat je hebt gekozen.
Je vindt reserveringsmails onder Instellingen → Reserveringen: klik rechtsboven in het dashboard op het tandwiel en daarna op Reserveringen onder Functionaliteiten. Alleen admins zien dit, en alleen zolang de functionaliteit Reserveringen aan staat onder Instellingen → Algemeen → Functionaliteiten. Je kunt Leat AI ook vragen er een voor je in te stellen.
Een reserveringsmail toevoegen
Klik op Instellingen → Reserveringen op Reserveringsmail toevoegen. Dan opent Nieuwe reserveringsmail, een opzet in 3 stappen: E-mail, Moment en Reserveringen. Er wordt niets aangemaakt tot je in de laatste stap op Reserveringsmail aanmaken klikt.
Kies wat je wilt versturen:
- Herinnering: herinnert contacten aan hun reservering, met de datum, tijd en locatie. Hij gaat altijd voor de reservering uit.
- Feedback: bedankt contacten voor hun bezoek en vraagt hoe het is gegaan. Hij gaat altijd na de reservering uit.
Allebei beginnen ze met een kant-en-klare e-mail, en de stap toont het onderwerp. De tekst, afbeeldingen en kleuren pas je aan in de editor zodra hij is aangemaakt. De reserveringsmail krijgt de naam van wat je kiest; met Hernoemen op zijn pagina verander je die.
Moment
Een herinnering gaat op een van 2 manieren uit:
- Dagen ervoor: 1 tot 365 dagen voor de dag waarop de reservering begint, op een tijdstip. Voor dezelfde dag gebruik je uren ervoor.
- Uren ervoor: 1 tot 24 uur voor de begintijd van elke reservering.
Een feedbackmail gaat 0 tot 365 dagen na het einde van de reservering uit, op een tijdstip. 0 betekent dezelfde dag.
Het tijdstip is een heel uur van 04:00 tot 23:00, in de tijdzone van het bedrijfsprofiel van de reservering. Een nieuwe reserveringsmail begint op 1 dag voor de reservering, of 1 dag erna bij feedback, om 10:00, en uren ervoor begint op 3 uur. Onder de velden zie je een voorbeeld van wanneer de e-mail uitgaat voor een reservering op de komende zaterdagavond, zodat je het moment kunt controleren voor je verdergaat.
Reserveringen
Kies bij Activiteit één activiteit, of houd Alle activiteiten aan om hem voor elke reservering te versturen.
Welke reserveringen hem krijgen hangt ook af van het soort e-mail:
- Een herinnering gaat alleen naar bevestigde reserveringen.
- Een feedbackmail gaat naar elke reservering, behalve als die is geannuleerd, afgewezen of een no-show was.
De stap eindigt met een samenvatting onder Dit maak je aan. Klik op Reserveringsmail aanmaken om hem aan te maken en zijn pagina te openen.
Controleren en activeren
Een nieuwe reserveringsmail begint inactief, zodat er niets uitgaat voor je de e-mail hebt gezien. Op zijn pagina staat Nog niet actief. Controleer de e-mail en activeer hem daarna.
- Klik op Ontwerp bewerken om de e-mail in de editor aan te passen. Stuur jezelf daar een test.
- Klik bovenaan de pagina op Activeren.
Als je hem activeert, krijgen reserveringen die er al zijn hem ook, zolang hun verstuurmoment nog moet komen. Een reservering die na het verstuurmoment is gemaakt, krijgt de e-mail niet. Een herinnering 2 dagen ervoor komt bijvoorbeeld niet aan bij een reservering die de dag ervoor is gemaakt.
Met Deactiveren zet je hem weer uit. E-mails die nog moesten uitgaan worden dan overgeslagen.
Zien wat hij verstuurt
Op Instellingen → Reserveringen staan je reserveringsmails gegroepeerd onder Voor de reservering en Na de reservering, in de volgorde waarin ze uitgaan, elk met hoeveel e-mails er zijn verstuurd en hoeveel er gepland staan. Klik op een reserveringsmail om zijn pagina te openen.
Het Overzicht op de pagina toont hoeveel e-mails er zijn Verstuurd, hoeveel er Gepland staan met de eerstvolgende, en hoeveel er zijn Overgeslagen.
Onder Versturingen staat elke reservering één keer, met wanneer de e-mail uitgaat of is uitgegaan. Elke reservering krijgt de e-mail één keer. Klik op een rij om de reservering te openen, of op het e-mailadres erin om het contact te openen. Het tabblad Overgeslagen geeft voor elke reservering die hem niet kreeg de reden:
- De reservering is voor een andere activiteit
- De reservering is niet bevestigd
- De reservering is geannuleerd, afgewezen of een no-show
- De reservering heeft een status die we niet herkennen
- De reservering heeft geen starttijd
- Het verzendmoment valt tijdens de reservering
- De reservering is gemaakt na het verstuurmoment
- De reserveringsmail stond uit
- Het account was inactief
- De e-mail bestaat niet meer
- De e-mail kon niet worden verstuurd zoals die is
- De reservering heeft geen contact
- Het contact is anoniem
- Het contact heeft geen e-mailadres
- Het contact heeft een nep-e-mailadres
- Het contact heeft zich afgemeld voor reserveringsmails
- Versturen mislukt
De reservering en het contact worden opnieuw gecontroleerd op het moment dat de e-mail uit moet gaan. Een reservering die wordt geannuleerd nadat de herinnering is ingepland, krijgt de herinnering niet.
Wijzigen, kopiëren en verwijderen
Op de pagina van de reserveringsmail verander je met Details bewerken onder Instellingen wanneer hij uitgaat en voor welke activiteit. Een herinnering blijft voor de reservering en een feedbackmail blijft erna: wil je wisselen, voeg dan een nieuwe reserveringsmail toe.
Dupliceren maakt een kopie met een eigen kopie van de e-mail, met de naam van het origineel en "(copy)" erachter, zodat je het ontwerp kunt aanpassen zonder het origineel te raken. Op Instellingen → Reserveringen staat het in het optiemenu van elke reserveringsmail en verschijnt de kopie in de lijst; op de pagina van een reserveringsmail opent het optiemenu bovenaan de kopie. De kopie begint inactief, zodat een reservering niet twee keer dezelfde e-mail krijgt.
Reserveringsmails die zijn ingesteld voordat elke reserveringsmail een eigen e-mail kreeg, kunnen er een delen. Hun pagina toont dan hoeveel andere reserveringsmails hetzelfde ontwerp versturen, en een wijziging in het ontwerp komt in allemaal terecht.
Met Reserveringsmail verwijderen, onder Gevarenzone, verwijder je hem. E-mails die hij nog moest versturen gaan dan niet meer uit.