Einen einzelnen Voucher verwalten: Status, Tabs und Aktionen

Jeder Voucher-Code einer Aktion hat eine eigene Seite, und dort regeln Sie Dinge für einen einzelnen Kontakt: einen Code jemandem zuordnen, ihn von Hand einlösen, ihm mehr Zeit geben oder ihn aus dem Verkehr ziehen. Welche Aktionen Sie sehen, hängt vom Zustand des Vouchers ab, das Menü zeigt also selten alles.

Gehen Sie zu Loyalty → Aktionen & Vouchers, öffnen Sie die Aktion, klicken Sie auf Vouchers und dann auf die Zeile des gewünschten Codes. Der Code ist der Titel der Seite, und die Schaltfläche Aktionen finden Sie oben rechts.

Die fünf Status

Das Label auf dem Tab Information zeigt, was der Voucher noch kann.

Aktiv: innerhalb seines Aktivierungs- und Ablaufzeitraums und bereit zur Einlösung, sofern auch seine Aktion aktiv ist.
Inaktiv: sein Aktivierungsdatum liegt noch in der Zukunft.
Deaktiviert: von Hand abgeschaltet. Er kann nicht eingelöst werden, bis Sie ihn wieder aktivieren.
Abgelaufen: nach seinem Ablaufdatum. Das ist endgültig: Sie können ihn nicht einlösen und sein Ablaufdatum nicht mehr ändern.
Eingelöst: alle Einlösungen, die er hatte, sind verbraucht.

Wenn die Aktion deaktiviert ist

Wenn Sie die Aktion deaktivieren, ziehen Sie alle ihre Vouchers auf einmal aus dem Verkehr, das Label zeigt aber nur den eigenen Status des Vouchers. Ein Voucher einer deaktivierten Aktion kann also weiterhin Aktiv anzeigen und trotzdem an der Kasse abgelehnt werden. Funktioniert ein Code mit dem Status Aktiv nicht, prüfen Sie zuerst den Status der Aktion.

Wenn Sie die Aktion wieder aktivieren, sind diese Vouchers wieder verwendbar, ohne dass Sie jeden einzeln bearbeiten müssen. Was das Deaktivieren einer Aktion sonst noch stoppt, lesen Sie in Einen Voucher erstellen.

Was die Tabs zeigen

Information zeigt den Code, den Kontakt, zu dem er gehört, und die Daten: Eingelöst am, Aktiviert am, Läuft ab um, Aktualisiert am und Erstellt am. Bei einem Voucher ohne Kontakt ist das Kontaktfeld leer. Das ist normal für Codes, die Sie in großer Zahl erstellt und noch nicht ausgegeben haben.

Auf Erinnerung sehen Sie den Status der Erinnerung, ihr Sendedatum und, wenn sie storniert wurde, den Grund. Ein Voucher ohne Ablaufdatum kann keine Erinnerung haben. Ein Voucher mit Ablaufdatum, aber noch ohne Erinnerung zeigt Keine Erinnerung geplant und bietet Erinnerungsdatum bearbeiten an, um eine zu erstellen.

Die Status einer Erinnerung sind:

Geplant: wartet auf ihr Sendedatum.
In der Warteschlange: wird gerade gesendet.
Gesendet: die E-Mail wurde zum Versand übergeben. Das heißt nicht, dass sie im Posteingang angekommen ist: Bounces und andere Zustellergebnisse stehen auf der Seite Empfänger der Erinnerungs-E-Mail.
Storniert: sie wird nicht gesendet. Der Grund steht unter dem Status (siehe Warum eine Erinnerung storniert wurde weiter unten).

Benutzerdefinierte Attribute erscheint nur, wenn Ihr Konto Voucher-Attribute hat. So richten Sie diese ein: Klicken Sie oben rechts im Dashboard auf das Zahnrad, um die Einstellungen zu öffnen, und dann unter Management auf Attribute. Klicken Sie auf dem Tab auf Bearbeiten, füllen Sie sie aus und klicken Sie auf Änderungen speichern.

Aktivitäten ist das Protokoll dessen, was mit diesem Voucher passiert ist, das Neueste zuerst, mit Datum und Uhrzeit. Es zeigt die technischen Ereignisnamen, etwa created, updated, redeemed und expired. Die meisten Aktionen unten werden als updated protokolliert.

Die Aktionen, und wann Sie sie nutzen können

Link zu einem Kontakt

Nur sichtbar, solange der Voucher keinen Kontakt hat. Suchen Sie den Kontakt und klicken Sie auf Speichern. Der Code wird diesem Kontakt dann zugewiesen. Es wird ihm nichts per E-Mail geschickt.

Ein Voucher braucht einen Kontakt, bevor Sie ihn auf dieser Seite einlösen können.

Einlösen

Sichtbar, wenn ein Kontakt verknüpft ist und der Voucher nicht abgelaufen ist. Wählen Sie das Unternehmensprofil, zu dem die Einlösung gehört: Ohne Profil können Sie nicht bestätigen.

Das ist eine manuelle Ausnahme. Normalerweise kommt eine Einlösung über Ihr Kassensystem oder die Business-App herein. Tun Sie es hier, wird sie dem Unternehmensprofil zugeordnet, das Sie wählen, nicht dem Ort, an dem der Kontakt tatsächlich war.

Es wird eine Einlösung verbucht. Bleiben danach 0 Einlösungen übrig, wird der Status Eingelöst, das Einlösedatum wird eingetragen und die Erinnerung des Vouchers wird storniert. Bei einer teilweisen Einlösung eines mehrfach verwendbaren Vouchers bleibt die Erinnerung bestehen.

Einlösen wird auch bei einem Voucher angeboten, der Eingelöst oder Deaktiviert ist, schlägt dort aber fehl. Es schlägt auch fehl, wenn:

der Voucher inaktiv ist
die Aktion selbst inaktiv ist
der Zeitpunkt außerhalb der Zeitfenster der Aktion liegt
der Voucher bei dem gewählten Unternehmensprofil nicht gültig ist
der Kontakt das Limit pro Kontakt der Aktion bereits erreicht hat

Akzeptiert die Aktion nur Ausgewählte Unternehmensprofile, funktioniert das Einlösen auf dieser Seite derzeit nicht. Lösen Sie diese Vouchers dann an der Kasse oder über Ihr Kassensystem ein.

Kontakt aufheben

Sichtbar, solange ein Kontakt verknüpft ist. Der Code bleibt in der Aktion und hat danach keinen Kontakt mehr, sodass Sie ihn jemand anderem zuordnen können.

Die Erinnerung des Vouchers bleibt bestehen. Hat der Code keinen Kontakt, wenn die Erinnerung fällig ist, wird sie mit dem Grund "Voucher has no contact linked" storniert.

Aktivieren

Sichtbar, wenn der Voucher Inaktiv oder Deaktiviert ist. Er wird Aktiv, und lag sein Aktivierungsdatum noch in der Zukunft, wird es auf jetzt gesetzt, damit er sofort verwendbar ist.

Das ändert nur den Voucher selbst. Ist seine Aktion deaktiviert, funktioniert der Code trotzdem nicht: Aktivieren Sie stattdessen die Aktion.

Deaktivieren

Sichtbar, wenn der Voucher Aktiv oder Inaktiv ist. Er wird Deaktiviert und kann nicht eingelöst werden. Mit Aktivieren holen Sie ihn zurück.

Damit ziehen Sie einen einzelnen Code aus dem Verkehr. Um alle Codes der Aktion auf einmal zu stoppen, deaktivieren Sie die Aktion.

Deaktivieren storniert die Erinnerung nicht sofort. Die Erinnerung wird geprüft, wenn sie fällig ist, und nur storniert, wenn der Voucher dann noch deaktiviert ist. Aktivieren Sie den Voucher vorher wieder, wird die Erinnerung trotzdem gesendet.

Ablaufdatum ändern

Sichtbar für alles, was noch nicht abgelaufen ist. Wählen Sie in Neues Ablaufdatum festlegen ein Datum und eine Uhrzeit in der Zukunft und klicken Sie auf Bestätigen. Hat der Voucher eine Erinnerung, verschiebt sie sich mit dem neuen Datum.

Sie können das Ablaufdatum eines Vouchers hier nur ändern, nicht entfernen.

Nutzen Sie das, statt die Gültigkeit der Aktion zu bearbeiten: Ein geändertes Ablaufdatum an der Aktion gilt nur für Vouchers, die nach der Änderung erstellt werden.

Erinnerungsdatum bearbeiten

Sichtbar, wenn der Voucher ein Ablaufdatum hat und seine Erinnerung nicht In der Warteschlange oder Gesendet ist. Auch auf dem Tab Erinnerung verfügbar, wo Sie damit eine Erinnerung für einen Voucher planen, der noch keine hat.

Das Datum muss in der Zukunft und vor dem Ablauf des Vouchers liegen.

Erinnerung abbrechen

Nur auf dem Tab Erinnerung, und nur solange die Erinnerung Geplant ist. Sie werden um Bestätigung gebeten: "Die geplante Erinnerung für diesen Voucher wird abgebrochen und nicht gesendet". Klicken Sie noch einmal auf Erinnerung abbrechen, um fortzufahren. Der Voucher behält sein Ablaufdatum.

Löschen

Immer im Menü, und nicht rückgängig zu machen.

Durch das Löschen wird der Code wieder frei. Sie können erneut einen Voucher mit demselben Code erstellen, zum Beispiel indem Sie ihn in eine andere Aktion importieren. Den gelöschten Voucher selbst können Sie nicht zurückholen.

Ein Voucher mit einer Einlösung lässt sich nicht löschen, auch kein mehrfach verwendbarer Voucher, der einmal eingelöst wurde. Wird das Löschen abgelehnt, liegt es meistens daran. Deaktivieren Sie ihn stattdessen: Der Code funktioniert dann nicht mehr, und der Einlöseverlauf bleibt erhalten.

Warum eine Erinnerung storniert wurde

Eine geplante Erinnerung wird erneut geprüft, wenn sie fällig ist, und manche Ihrer eigenen Änderungen prüfen sie sofort. Wurde sie storniert, steht unter Grund auf dem Tab Erinnerung, warum. Diese Gründe werden auf Englisch angezeigt:

Voucher is no longer active: der Voucher war eingelöst, deaktiviert oder abgelaufen, als die Erinnerung fällig war.
Voucher has no contact linked: niemand war mit dem Code verknüpft, als die Erinnerung fällig war, etwa bei einem Code aus einer großen Charge, der nie ausgegeben wurde, oder einem Code, dessen Kontakt Sie aufgehoben haben.
Contact has no email address: es gibt keine Adresse, an die sie gehen kann.
Contact is not subscribed to the voucher reminder email: der Kontakt hat den Abonnementtyp der E-Mail nicht abonniert.
Voucher no longer exists: der Voucher wurde gelöscht.
Voucher no longer expires: der Voucher hat kein Ablaufdatum mehr, es gibt also nichts zu erinnern.
New reminder send_at is in the past: ein neues Ablaufdatum hat den Erinnerungszeitpunkt in die Vergangenheit verschoben.
Voucher reminders are disabled for the promotion: Erinnerungen wurden auf der Seite Erinnerungen der Aktion abgeschaltet und bestehende Erinnerungen storniert, oder am Voucher hat sich etwas geändert, etwa das Ablaufdatum, während Erinnerungen abgeschaltet waren.
Voucher reminders are disabled for the account: das sehen Sie nur bei älteren Erinnerungen. Erinnerungen wurden früher pro Konto aktiviert, und diese wurde storniert, als sie für Ihr Konto abgeschaltet waren. Inzwischen hat jedes Konto sie.
Voucher reminder email does not exist: Ihr Konto hat keine Voucher-Erinnerungs-E-Mail, die gesendet werden könnte.
Account is inactive: Ihr Leat-Konto ist nicht aktiv, daher werden offene Erinnerungen storniert.
Cancelled manually: jemand hat Erinnerung abbrechen verwendet.

Sagt ein Kontakt, dass er nie eine Erinnerung bekommen hat, beginnen Sie auf dem Tab Erinnerung. Wie Sie Erinnerungen einrichten, lesen Sie in Kontakte erinnern, bevor ihr Voucher abläuft.