Eén voucher beheren: status, tabbladen en acties

Elke vouchercode van een promotie heeft een eigen pagina, en daar regel je dingen voor één contact: een code aan iemand koppelen, hem met de hand inwisselen, meer tijd geven of uit gebruik nemen. Welke acties je ziet, hangt af van de staat van de voucher, dus het menu toont zelden alles.

Ga naar Loyalty → Promoties & Vouchers, open de promotie, klik op Vouchers en klik op de rij van de code die je zoekt. De code is de titel van de pagina, en de knop Acties staat rechtsboven.

De vijf statussen

Het label op het tabblad Informatie vertelt wat de voucher nog kan.

Actief: binnen de activerings- en vervalperiode, en klaar om te worden ingewisseld zolang de promotie ook actief is.
Inactief: de activeringsdatum ligt nog in de toekomst.
Gedeactiveerd: met de hand uitgezet. Hij kan niet worden ingewisseld tot je hem weer activeert.
Verlopen: voorbij de vervaldatum. Dit is definitief: je kunt hem niet inwisselen en de vervaldatum niet meer wijzigen.
Ingewisseld: alle inwisselingen die hij had, zijn gebruikt.

Als de promotie is gedeactiveerd

Als je de promotie deactiveert, neem je in één keer alle vouchers ervan uit gebruik, maar het label toont alleen de eigen status van de voucher. Een voucher van een gedeactiveerde promotie kan dus nog Actief tonen en toch aan de kassa worden geweigerd. Werkt een code met de status Actief niet, controleer dan eerst de status van de promotie.

Activeer je de promotie weer, dan zijn die vouchers weer bruikbaar, zonder dat je ze een voor een hoeft aan te passen. Wat het deactiveren van een promotie nog meer tegenhoudt, lees je in Een voucher aanmaken.

Wat de tabbladen tonen

Informatie toont de code, het contact waar hij bij hoort, en de datums: Verzilverd op, Geactiveerd om, Verloopt op, Bijgewerkt op en Aangemaakt op. Bij een voucher zonder contact is het contactveld leeg. Dat is normaal voor codes die je in bulk hebt aangemaakt en nog niet hebt uitgedeeld.

Op Herinnering zie je de status van de herinnering, de Verzenddatum en, als hij is geannuleerd, de Reden. Een voucher zonder vervaldatum kan geen herinnering hebben. Een voucher met een vervaldatum maar nog zonder herinnering toont Geen herinnering ingepland en biedt Herinneringsdatum bewerken om er een aan te maken.

De statussen van een herinnering zijn:

Gepland: wacht op de verzenddatum.
In de wachtrij: wordt nu verstuurd.
Verstuurd: de e-mail is doorgegeven om te versturen. Dat betekent niet dat hij in de inbox is aangekomen: bounces en andere afleverresultaten staan op de pagina Ontvangers van de herinneringsmail.
Geannuleerd: wordt niet verstuurd. De reden staat onder de status (zie Waarom een herinnering is geannuleerd verderop).

Aangepaste attributen verschijnt alleen als je account voucherattributen heeft. Die stel je zo in: klik rechtsboven in het dashboard op het tandwiel om Instellingen te openen en klik daarna onder Beheer op Kenmerken. Klik op het tabblad op Bewerken, vul ze in en klik op Wijzigingen opslaan.

Activiteiten is het logboek van wat er met deze voucher is gebeurd, nieuwste eerst, met datum en tijd. Je ziet er de technische namen van gebeurtenissen, zoals created, updated, redeemed en expired. De meeste acties hieronder worden gelogd als updated.

De acties, en wanneer je ze kunt gebruiken

Link aan een contactpersoon

Alleen zichtbaar zolang de voucher geen contact heeft. Zoek het contact en klik op Opslaan. De code wordt dan aan dat contact toegewezen. Er wordt niets naar het contact gemaild.

Een voucher heeft een contact nodig voordat je hem op deze pagina kunt inwisselen.

Verzilveren

Zichtbaar als er een contact gekoppeld is en de voucher niet is verlopen. Kies het Bedrijfsprofiel waar de inwisseling bij hoort: zonder profiel kun je niet bevestigen.

Dit is een handmatige uitzondering. Normaal komt een inwisseling binnen via je kassasysteem of de business app. Doe je het hier, dan wordt hij geboekt op het bedrijfsprofiel dat je kiest, niet op de plek waar het contact echt was.

Er wordt één inwisseling geboekt. Zijn er daarna 0 inwisselingen over, dan wordt de status Ingewisseld, wordt de inwisseldatum ingevuld en wordt de herinnering van de voucher geannuleerd. Bij een gedeeltelijke inwisseling van een voucher voor meervoudig gebruik blijft de herinnering staan.

Verzilveren wordt ook aangeboden bij een voucher die Ingewisseld of Gedeactiveerd is, maar mislukt daar. Het mislukt ook als:

de voucher inactief is
de promotie zelf inactief is
het moment buiten de tijdvakken van de promotie valt
de voucher niet geldig is bij het bedrijfsprofiel dat je koos
het contact de limiet per contact van de promotie al heeft bereikt

Accepteert de promotie alleen Geselecteerde bedrijfsprofielen, dan werkt inwisselen vanaf deze pagina op dit moment niet. Wissel die vouchers dan in aan de kassa of via je kassasysteem.

Contactpersoon ontkoppelen

Zichtbaar zolang er een contact gekoppeld is. De code blijft in de promotie en heeft daarna geen contact meer, zodat je hem aan iemand anders kunt koppelen.

De herinnering van de voucher blijft staan. Heeft de code geen contact als de herinnering aan de beurt is, dan wordt die geannuleerd met de reden "Voucher has no contact linked".

Activeren

Zichtbaar als de voucher Inactief of Gedeactiveerd is. Hij wordt Actief, en lag de activeringsdatum nog in de toekomst, dan wordt die naar nu gezet zodat hij direct bruikbaar is.

Dit verandert alleen de voucher zelf. Is de promotie gedeactiveerd, dan werkt de code nog steeds niet: activeer dan de promotie.

Deactiveren

Zichtbaar als de voucher Actief of Inactief is. Hij wordt Gedeactiveerd en kan niet worden ingewisseld. Met Activeren zet je hem terug.

Hiermee neem je één code uit gebruik. Wil je alle codes van de promotie in één keer stoppen, deactiveer dan de promotie.

Deactiveren annuleert de herinnering niet meteen. De herinnering wordt gecontroleerd als hij aan de beurt is, en alleen geannuleerd als de voucher dan nog steeds gedeactiveerd is. Activeer je de voucher daarvoor weer, dan wordt de herinnering gewoon verstuurd.

Vervaldatum wijzigen

Zichtbaar voor alles wat nog niet is verlopen. Kies in Stel een nieuwe vervaldatum in een datum en tijd in de toekomst en klik op Bevestigen. Heeft de voucher een herinnering, dan schuift die mee met de nieuwe datum.

Je kunt de vervaldatum van een voucher hier alleen wijzigen, niet weghalen.

Gebruik dit in plaats van de geldigheid van de promotie aan te passen: een andere vervaldatum op de promotie geldt alleen voor vouchers die na de wijziging worden aangemaakt.

Herinneringsdatum bewerken

Zichtbaar als de voucher een vervaldatum heeft en de herinnering niet In de wachtrij of Verstuurd is. Staat ook op het tabblad Herinnering, waar je er een herinnering mee inplant voor een voucher die er nog geen heeft.

De datum moet in de toekomst liggen en voor de vervaldatum van de voucher.

Herinnering annuleren

Alleen op het tabblad Herinnering, en alleen zolang de herinnering Gepland is. Je wordt gevraagd te bevestigen: "De geplande herinnering voor deze voucher wordt geannuleerd en niet verzonden". Klik nog een keer op Herinnering annuleren om door te gaan. De voucher houdt zijn vervaldatum.

Verwijder

Staat altijd in het menu, en kan niet ongedaan worden gemaakt.

Verwijderen maakt de code weer vrij. Je kunt opnieuw een voucher met dezelfde code aanmaken, bijvoorbeeld door hem in een andere promotie te importeren. De verwijderde voucher zelf kun je niet terughalen.

Een voucher met een inwisseling kan niet worden verwijderd, ook niet een voucher voor meervoudig gebruik die één keer is ingewisseld. Wordt verwijderen geweigerd, dan is dat meestal de reden. Deactiveer hem in plaats daarvan: de code werkt dan niet meer en de inwisselgeschiedenis blijft bewaard.

Waarom een herinnering is geannuleerd

Een geplande herinnering wordt opnieuw gecontroleerd als hij aan de beurt is, en sommige van je eigen wijzigingen controleren hem meteen. Is hij geannuleerd, dan staat bij Reden op het tabblad Herinnering waarom. Deze redenen worden in het Engels getoond:

Voucher is no longer active: de voucher was ingewisseld, gedeactiveerd of verlopen toen de herinnering aan de beurt was.
Voucher has no contact linked: er was niemand aan de code gekoppeld toen de herinnering aan de beurt was, bijvoorbeeld bij een bulkcode die nooit is uitgedeeld of een code die je hebt ontkoppeld.
Contact has no email address: er is geen adres om hem naartoe te sturen.
Contact is not subscribed to the voucher reminder email: het contact is niet ingeschreven voor het abonnementstype van de e-mail.
Voucher no longer exists: de voucher is verwijderd.
Voucher no longer expires: de voucher heeft geen vervaldatum meer, dus er valt niets te herinneren.
New reminder send_at is in the past: door een nieuwe vervaldatum kwam het herinneringsmoment in het verleden te liggen.
Voucher reminders are disabled for the promotion: herinneringen zijn uitgezet op de pagina Herinneringen van de promotie en bestaande herinneringen zijn geannuleerd, of er veranderde iets aan de voucher, zoals de vervaldatum, terwijl herinneringen uit stonden.
Voucher reminders are disabled for the account: dit zie je alleen bij oudere herinneringen. Herinneringen werden vroeger per account aangezet, en deze is geannuleerd toen ze voor jouw account uit stonden. Elk account heeft ze nu.
Voucher reminder email does not exist: je account heeft geen herinneringsmail voor vouchers om te versturen.
Account is inactive: je Leat-account is niet actief, dus openstaande herinneringen worden geannuleerd.
Cancelled manually: iemand heeft Herinnering annuleren gebruikt.

Zegt een contact dat hij nooit een herinnering kreeg, begin dan op het tabblad Herinnering. Hoe je herinneringen instelt, lees je in Contacten herinneren voordat hun voucher verloopt.