Kontaktkennungen: was sie sind, wie Sie sie bestätigen lassen und wie Sie eine deaktivieren oder zurücksetzen

Eine Kennung ist ein eindeutiger Wert, der auf einen Kontakt verweist, etwa der Code auf einer Treuekarte oder einem Wallet-Pass. Wird sie in der Business App oder an einer angebundenen Kasse gescannt, weiß Leat sofort, zu welchem Kontakt sie gehört. Ein Kontakt ist immer über seine E-Mail-Adresse bekannt. Kennungen sind die zusätzlichen Werte, über die Sie ihn finden.

Ein Kontakt, mehrere Kennungen

Ein Kontakt kann mehr als eine Kennung haben, zum Beispiel eine Plastikkarte und einen Wallet-Pass. Eine davon ist die Standardkennung.

• Wallet-Pässe zeigen die Standardkennung des Kontakts. Leat erstellt für einen Pass nur dann eine neue Kennung, wenn der Kontakt noch keine hat. Ein weiterer Pass fügt also keine weitere Kennung hinzu.
• Treuekarten funktionieren genauso: Enthält der QR-Code auf der Karte eine Kennung, finden Sie den Kontakt durch Scannen.

Karten ohne Kontakt

Eine Kennung braucht keinen Kontakt. Sie können einen Stapel Karten importieren, bevor Sie sie ausgeben, siehe Bestehende Treuekarten importieren. Wenn eine solche Karte zum ersten Mal in der Business App oder an einer Kasse gescannt wird, legt Leat dafür einen anonymen Kontakt an, mit einer automatisch erzeugten Platzhalter-E-Mail-Adresse.

Wenn eine gescannte Karte nicht erkannt wird

Eine Karte wird nur erkannt, wenn ihr Wert eine Kennung in Ihrem Konto ist. Eine Karte aus einem anderen Programm oder eine Karte, die nie importiert oder hinzugefügt wurde, ist das nicht. Dann finden weder die Business App noch Ihre Kasse einen Kontakt dazu.

Um eine einzelne Karte zu beheben, verknüpfen Sie sie mit dem Kontakt, der sie hat:

1. Gehen Sie zu CRM > Identifikatoren und klicken Sie auf Kennung hinzufügen.
2. Geben Sie unter Wert den Wert der Karte genau so ein, wie der Scanner ihn liest. Die auf eine Karte gedruckte Nummer ist nicht immer derselbe Wert, scannen Sie sie also zuerst und vergleichen Sie.
3. Suchen Sie unter Kontakt E-mail den Kontakt und wählen Sie ihn aus.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Ab dann findet das Scannen der Karte diesen Kontakt, in der Business App und an Ihrer Kasse. Ist die Karte bereits aufgeführt, aber ohne Kontakt, öffnen Sie sie und wählen Sie stattdessen im Menü Aktionen den Eintrag Link zu einem Kontakt. Um viele Karten auf einmal hinzuzufügen, importieren Sie sie, siehe Bestehende Treuekarten importieren.

Alle QR-Codes scannen lassen

Unter Einstellungen > Loyalität lässt Alle QR-Codes scannen lassen die Business App eine Karte annehmen, die Ihr Konto noch nicht kennt. Die App speichert sie als neue Kennung ohne Kontakt, sodass Mitarbeitende sie dort mit einem Kontakt verknüpfen können. Um die Einstellung zu ändern, klicken Sie auf Details bearbeiten, schalten Sie sie ein oder aus und klicken Sie auf Änderungen speichern.

Das funktioniert nur in der Business App. Ihre Kasse und andere Integrationen erkennen eine Karte, die Ihr Konto nicht kennt, weiterhin nicht. Verknüpfen Sie sie deshalb wie oben beschrieben.

Alle Kennungen: CRM > Identifikatoren

CRM > Identifikatoren öffnet Kontaktkennungen, mit einer Seitenleiste, die zeigt, wie viele Kennungen Sie haben und wie viele mit einem Kontakt Verknüpft sind. Die Seitenleiste hat drei Seiten: Identifikatoren, Aktivität und Einstellungen.

Identifikatoren listet alle Kennungen in Ihrem Konto auf.

• Kennung hinzufügen legt eine Kennung von Hand an.
• Importieren fügt viele auf einmal aus einer .csv-Datei hinzu.
• Exportieren lädt die Liste herunter.

Jeder Wert muss in Ihrem Konto eindeutig sein. Einen Wert, der bereits existiert, können Sie nicht noch einmal hinzufügen.

Die Seite einer Kennung

Klicken Sie auf eine Kennung, um sie zu öffnen. Sie hat drei Tabs:

• Information: Name, Wert, der zugehörige Kontakt, Status und wann sie erstellt wurde.
• Nutzungen: die Transaktionen, die damit gemacht wurden.
• Aktivität: alles, was mit der Kennung passiert ist, das Neueste zuerst, und jeweils, wer es getan hat und was sich geändert hat.

Um den Namen einer Kennung zu ändern, klicken Sie im Tab Information auf Details bearbeiten, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie auf Änderungen speichern oder auf Abbrechen, um alles so zu lassen, wie es war. Wert und Kontakt lassen sich dort nicht ändern.

Das Menü Aktionen oben auf der Seite enthält:

• Deaktivieren oder Aktivieren, je nach Status. Vor dem Deaktivieren werden Sie um Bestätigung gebeten.
• Link zu einem Kontakt, wenn die Kennung noch zu niemandem gehört.
• Zurücksetzen, wenn sie zu jemandem gehört. Damit wird die Kennung stillgelegt und derselbe Wert als neue Kennung ohne Kontakt erneut angelegt. Die alte bleibt beim Kontakt, als gelöscht markiert, sodass sein Verlauf erhalten bleibt. Verwenden Sie das, wenn eine Karte nicht mehr zu diesem Kontakt gehören soll, zum Beispiel wenn sie an jemand anderen weitergegeben wird.

Eine gelöschte Kennung hat kein Menü Aktionen und lässt sich nicht mehr aktivieren oder deaktivieren.

Die Kennungen eines Kontakts

Öffnen Sie einen Kontakt und gehen Sie zum Tab Identifikatoren, um alle seine Kennungen zu sehen. Die Spalte Standardwert zeigt, welche die Standardkennung ist. Das Menü in jeder Zeile enthält:

• Als Standard festlegen, für eine aktive Kennung, die noch nicht Standard ist.
• Deaktivieren oder Aktivieren.

Der Status einer Kennung ist Aktiv, Inaktiv oder Gelöscht. Gelöscht bedeutet, dass sie zurückgesetzt wurde.

Kontakte eine Kennung per E-Mail bestätigen lassen

Standardmäßig wird eine Kennung mit einem Kontakt verknüpft, sobald jemand sie verknüpft: ein Kontakt, der seine Kartennummer im Kontaktportal eingibt, Mitarbeitende, die eine Karte in der Business App verknüpfen, oder Ihre Kasse oder eine andere Integration über die Leat API. Wer die Nummer einer Karte kennt, kann sie mit jeder beliebigen E-Mail-Adresse verknüpfen.

Wenn der Kontakt zuerst beweisen soll, dass die E-Mail-Adresse ihm gehört, schalten Sie die Verifizierung ein. Leat schickt dem Kontakt dann einen Link per E-Mail, und die Kennung wird erst mit ihm verknüpft, wenn er darauf klickt.

Verifizierung einschalten

1. Gehen Sie zu CRM > Identifikatoren und klicken Sie in der Seitenleiste auf Einstellungen.
2. Klicken Sie unter Verifizierung auf Verifizierung bearbeiten.
3. Wählen Sie Kontakte bitten, zuerst per E-Mail zu bestätigen. Kennungen sofort verknüpfen ist die Voreinstellung.
4. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Das gilt ab dann für alle Kennungen in Ihrem Konto. Bereits verknüpfte Kennungen bleiben verknüpft.

Was beim Verknüpfen einer Kennung passiert

Mit eingeschalteter Verifizierung wird eine Kennung beim Verknüpfen noch nicht mit dem Kontakt verknüpft. Stattdessen:

1. Leat schickt dem Kontakt die E-Mail zur Bestätigung der Kontaktidentifikation mit einem Link zum Bestätigen.
2. Die Kennung bleibt ohne Kontakt, und ihr Tab Aktivität zeigt E-Mail zur Bestätigung der Verknüpfung gesendet.
3. Der Kontakt klickt auf den Link. Er öffnet Ihr Kontaktportal, das die Verknüpfung bestätigt.
4. Die Kennung ist jetzt mit dem Kontakt verknüpft, und die Änderung erscheint auf ihrem Tab Aktivität.

Der Link funktioniert einmal und 24 Stunden lang. Ist er abgelaufen, verknüpfen Sie die Kennung noch einmal auf dieselbe Weise, und der Kontakt bekommt eine neue E-Mail. Jede neue E-Mail ersetzt den vorherigen Link, sodass nur der neueste funktioniert.

Das passiert überall, wo eine Kennung außerhalb des Dashboards verknüpft wird: im Kontaktportal, in der Business App, über Ihre Kasse oder eine andere Integration und auch, wenn ein Import oder eine Automation eine Kennung für einen bestehenden Kontakt anlegt. Jeder dieser Kontakte bekommt die E-Mail.

Das Verknüpfen im Dashboard selbst wird nicht verifiziert. Link zu einem Kontakt auf der Seite einer Kennung und Kennung hinzufügen mit ausgewähltem Kontakt verknüpfen sie sofort.

Die Bestätigungs-E-Mail

Die E-Mail finden Sie auf derselben Seite Einstellungen, unter dem Schalter für die Verifizierung. Klicken Sie auf Details anzeigen, um ihre Information und Empfänger zu sehen, oder klicken Sie auf die Vorschau, um sie im Editor zu öffnen. Empfänger listet jeden Kontakt auf, an den sie gesendet wurde, und ob sie zugestellt, geöffnet und angeklickt wurde.

Die E-Mail muss den Merge-Tag Bestätigungslink behalten. Das ist der Link, auf den der Kontakt klickt, und ohne ihn können Sie die E-Mail nicht veröffentlichen.

Hat Ihr Konto die E-Mail noch nie verschickt, zeigt die Karte noch keine Vorschau und Details anzeigen lässt sich nicht anklicken. Leat legt die E-Mail aus der Standardvorlage an, sobald ein Kontakt zum ersten Mal eine braucht.

Was die Deaktivierung bewirkt

Deaktivieren Sie eine Kennung, wenn eine Karte verloren oder gestohlen ist oder der Kontakt sie gekündigt hat. Eine inaktive Kennung wird abgelehnt, wenn sie an der Kasse gescannt oder eingegeben wird oder eine Integration sie über die Leat API verwendet. Damit kann niemand mehr damit sammeln oder bezahlen.

Alles andere bleibt, wie es ist: der Kontakt, seine Punkte und Guthaben und seine anderen Kennungen. Ein Wallet-Pass mit dieser Kennung bleibt im Wallet des Kontakts, wird beim Scannen aber abgelehnt. Die Änderung wird auf dem Tab Aktivität der Kennung festgehalten, und Sie können sie jederzeit wieder aktivieren.

Die Deaktivierung löscht den Kontakt nicht und meldet ihn nicht ab. Soll der Kontakt auch keine E-Mails mehr erhalten, ändern Sie das beim Kontakt selbst.

Sie können auch den KI-Assistenten bitten, eine Kennung zu deaktivieren oder zu aktivieren, zum Beispiel von der Seite des Kontakts aus. Er nennt die Kennung und bittet Sie um Bestätigung, bevor er etwas ändert.