Twee contacten samenvoegen, en wat er met hun gegevens gebeurt

Staat één persoon als 2 contacten in je account, bijvoorbeeld omdat die zich twee keer heeft aangemeld met verschillende e-mailadressen, dan kun je ze samenvoegen. Eén contact blijft bestaan. Alles van het andere contact gaat daarnaartoe, en daarna wordt het andere contact verwijderd. Samenvoegen kun je niet ongedaan maken.

Wil je alleen het e-mailadres van een contact veranderen? Gebruik dan E-mailadres wijzigen in het optiemenu van het contact, zoals beschreven in Het e-mailadres van een contact wijzigen. Samenvoegen is alleen nodig als het nieuwe adres al bij een ander contact hoort, en dan brengt die stap je vanzelf hier.

Twee contacten samenvoegen

Ga naar CRM → Contacten en open een van de 2 contacten.
Klik op de optieknop (de drie puntjes) naast Punten toekennen en kies Contacten samenvoegen. Het samenvoegen opent schermvullend, in 2 stappen: Selecteer contacten en Resultaat.
Kies beide contacten:
- Dit contact samenvoegen, links, is het contact dat wordt samengevoegd. Het wordt verwijderd na het samenvoegen.
- Naar dit contact, rechts, is het contact dat je houdt. Het behoudt zijn e-mailadres en krijgt alle gegevens.
Het contact dat je had geopend, staat eerst rechts. Zoek links het andere contact op, of klik op Wisselen om de 2 om te draaien.
Lees de waarschuwing onder de contacten. Daarin staan beide e-mailadressen en welk contact wordt verwijderd.
Klik op Contacten samenvoegen.

Het samenvoegen volgen

Het samenvoegen loopt op de achtergrond en verplaatst de gegevens soort voor soort. Bij de stap Resultaat loopt een voortgangsbalk vol, met eronder het onderdeel dat op dat moment wordt verplaatst. Je kunt de pagina gerust verlaten; het samenvoegen gaat gewoon door.

Is het klaar, dan staat er Contacten samengevoegd en onder de balk Alle gegevens zijn verplaatst. Met Contact bekijken ga je naar het contact dat je hebt gehouden.

Elke samenvoeging staat ook in je accountinstellingen: klik rechtsboven in het dashboard op het tandwiel om Instellingen te openen, klik daarna onder Beheer op Contacten (alleen beheerders zien dit onderdeel) en kijk bij Samengevoegde contacten, met beide e-mailadressen en de status. Open daar een samenvoeging om de Taken te zien.

Wat er met de gegevens van elk contact gebeurt

Het contact dat je houdt, blijft hetzelfde contact: het e-mailadres, het contacttype, de status en de aanmaakdatum veranderen niet. De gegevens van het andere contact komen erbij.

Verplaatst naar het contact dat je houdt

Punttransacties. Het puntensaldo wordt daarna opnieuw berekend uit alle transacties samen, dus de punten van beide contacten tellen op.
Prepaid-transacties. De prepaid-saldi tellen op dezelfde manier op.
Vouchers, cadeaukaarten, en ingewisselde vouchers, deals en promocodes.
Stempelkaarten. Heeft alleen het andere contact een kaart voor een stempelkaartprogramma, dan gaat die kaart zoals hij is mee. Hebben beide er een voor hetzelfde programma, dan komen de stempels en de geschiedenis van de andere kaart op de kaart van het contact dat je houdt, ook als dat boven het maximum aantal volle kaarten van het programma uitkomt. De andere kaart, met zijn QR-code en wallet pass, werkt daarna niet meer.
Bestellingen, bezoeken, boekingen en tickets.
Bestanden en formulierinzendingen.
Kaarten, identifiers en wallet passes. Het contact dat je houdt, kan zo meer dan 1 kaart of identifier krijgen, en zijn wallet passes worden bijgewerkt.
E-mailgeschiedenis en automatiseringsruns. Een campagne die beide contacten hebben ontvangen, telt één keer.
Referralcodes. De codes van beide contacten blijven geldig, omdat ze misschien al zijn gedeeld.
Referrals die het contact heeft gedaan. Zijn beide contacten door iemand doorverwezen, dan blijft de referral van het contact dat je houdt staan.

Hebben beide contacten een waarde, dan wint het contact dat je houdt

Voornaam, achternaam, geboortedatum, taal en aangepaste attributen. De waarde van het andere contact wordt alleen gebruikt waar het contact dat je houdt er geen heeft.
Telefoonnummer en adres. Dat van het andere contact gaat alleen mee als het contact dat je houdt er geen heeft.
E-mailabonnementen, per abonnementstype. Heeft het contact dat je houdt al een status voor een abonnementstype, dan blijft die staan, of het nu aangemeld of afgemeld is. De status van het andere contact gaat alleen mee voor types waarvoor het contact dat je houdt nog geen status heeft.

Na het samenvoegen opnieuw bekeken

Het niveau van het contact dat je houdt, wordt opnieuw bepaald.
Dynamische contactenlijsten toetsen het contact dat je houdt opnieuw aan hun filters. Lidmaatschappen van statische en handmatige lijsten gaan mee.

Verwijderd

Het samengevoegde contact, met alles wat niet is meegegaan, zoals zijn eigen puntensaldo en zijn abonnementsstatussen voor types waarvoor het contact dat je houdt er al een had.

Als samenvoegen niet kan of stopt

Samenvoegen kan niet starten als:

Aan beide kanten hetzelfde contact staat. De pagina vraagt dan: Selecteer 2 verschillende contacten.
Een van de 2 contacten al deel is van een samenvoeging die nog loopt. Wacht tot die klaar is.

Mislukt een onderdeel van het samenvoegen, dan stopt het daar. Bij Resultaat staat dan Contacten niet samengevoegd, en de regel onder de balk zegt bij welk onderdeel het is gestopt. De onderdelen daarna zijn nog niet verplaatst, en het samengevoegde contact is niet verwijderd. Klik op Opnieuw proberen om verder te gaan: onderdelen die al klaar waren, worden niet opnieuw gedaan. Opnieuw proberen vind je ook bij de samenvoeging onder Instellingen → Contacten → Samengevoegde contacten. Het wordt niet aangeboden als een van de 2 contacten niet meer bestaat.