Een voucher aanmaken

Een voucher is een code die een contact inwisselt voor iets wat jij bepaalt: een gratis koffie, 20% korting, een extraatje in je webshop. Je maakt de codes niet één voor één aan. Je maakt een promotie, met de regels die voor elke code gelden, en daarna komen de codes daaruit voort.

Dit artikel gaat over het aanmaken en instellen van die promotie. De codes bij je contacten krijgen is een aparte stap, met verschillende routes: zie Cadeaukaarten vs vouchers, en alle manieren om ze uit te delen.

De promotie aanmaken

1. Ga naar Loyalty → Promoties & Vouchers en klik op Nieuwe promotie.
2. Vul in het venster Promotie maken een Naam en Beschrijving in. Beide zijn verplicht, en beide ziet het contact dat de voucher krijgt, samen met de afbeelding die je later kunt toevoegen. Schrijf ze dus voor het contact, niet voor je team.
3. Kies een Type:
   • Vouchers voor eenmalig gebruik: elke code kan één keer worden ingewisseld.
   • Vouchers voor meervoudig gebruik: elke code kan meerdere keren worden ingewisseld. Je vult dan ook Aantal inwisselingen per voucher in, tussen 2 en 50.
4. Klik op Aanmaken.

Het type en het aantal inwisselingen per voucher kun je na Aanmaken niet meer wijzigen. Al het andere aan de promotie kun je altijd aanpassen, dus zorg dat deze twee meteen goed staan.

De promotie opent op Samenvatting en is direct actief.

De pagina's van een promotie

De pagina's in de zijbalk zijn gegroepeerd naar wat ze doen.

• Samenvatting: de naam, beschrijving en afbeelding die contacten zien (wijzigen doe je met Details bewerken), het vouchertype en de Gevarenzone.
• Details: de eigen aangepaste attributen van de promotie en hun waarden. Alleen zichtbaar als je account promotie-attributen heeft die niet in de groep van een koppeling staan. Zie Details: de aangepaste attributen van de promotie hieronder.
• Verzilveringen: elke inwisseling van deze promotie.

Onder Distributie:

• Vouchers: elke code van deze promotie, met status, contact en datums. Vouchers toevoegen maakt een reeks codes aan die nog aan niemand gekoppeld zijn, tot 5.000 per keer.
• Uitgiftes: geef de voucher aan een groep contacten, eenmalig of volgens een schema. Zie Vouchers uitgeven aan een groep contacten, eenmalig of volgens een schema.
• Uitgegeven walletpassen: opent de pagina Wallet Pass. Klik op Ontwerp bewerken op de kaart Voucherpas om de Apple en Google Wallet-pas voor deze voucher te ontwerpen. Daaronder staan de passen die tot nu toe zijn uitgegeven.

Onder Instellingen:

• Geldigheid: wanneer een code werkt, en waar.
• Herinneringen: een e-mail voordat de voucher verloopt.
• Limieten: hoeveel codes er mogen zijn, en hoe vaak één contact mag inwisselen.
• Kortingslogica: hoe deze voucher aansluit op een korting in je kassasysteem. Alleen zichtbaar als je een koppeling gebruikt die dat nodig heeft, of als je promotie-attributen hebt in een groep die naar een koppeling is genoemd.

Details: de aangepaste attributen van de promotie

De pagina Details toont je promotie-attributen met hun waarde voor deze promotie, met een sectie per kenmerkgroep. Wil je een waarde wijzigen, klik dan op Bewerken bij die sectie, pas de waarde aan en klik op Wijzigingen opslaan. Elke sectie sla je apart op.

Op deze pagina voeg je geen attributen toe. Een promotie-attribuut staat op elke promotie vanaf het moment dat je het aanmaakt, dus staat het hier, dan zit het al op deze promotie. Een streepje betekent dat er nog geen waarde is.

Attributen beheren, rechtsboven, opent Instellingen → Kenmerken met Promotie al gekozen. Daar maak je promotie-attributen aan, deel je ze in groepen in en stel je hun opties in. Zie Aangepaste attributen: wat ze zijn, hoe je er een aanmaakt en waar je ze gebruikt.

Een attribuut in een groep die naar een koppeling is genoemd, staat niet op Details. Je vindt het op Kortingslogica, in een eigen sectie voor die koppeling. Mis je een attribuut dat je hebt aangemaakt op Details, controleer dan eerst de groep.

Activeren, deactiveren en verwijderen

De Gevarenzone op Samenvatting bevat de acties die de promotie in of uit gebruik nemen. Bij elke actie vragen we je eerst om te bevestigen.

• Een actieve promotie toont Deactiveren.
• Een inactieve promotie toont Activeren en Verwijder.

Een promotie kan niet worden verwijderd zolang er nog een actieve voucher is die aan een contact gekoppeld is. Vouchers die aan niemand gekoppeld zijn, of die inactief of al ingewisseld zijn, houden je niet tegen. Lukt verwijderen niet, deactiveer de promotie dan.

Als je een promotie verwijdert, worden ook al haar vouchers verwijderd. Dat gebeurt op de achtergrond, en zodra het klaar is zijn hun codes weer vrij, zodat je ze in een andere promotie kunt importeren.

Wat deactiveren met de vouchers doet

Als je de promotie deactiveert, neem je in één keer alle vouchers ervan uit gebruik, ook de codes die je contacten al hebben:

• Geen enkele code ervan kan nog worden ingewisseld: niet in je kassasysteem, niet in de business app en niet vanuit het dashboard.
• Contacten zien de vouchers ervan niet meer in het contactportaal.
• Je kunt de voucher niet naar een contact sturen, en de uitgiftes ervan worden bij elke ronde overgeslagen tot de promotie weer actief is.

Elke voucher houdt zijn eigen status, dus een code die Actief was, staat op de pagina Vouchers nog steeds op Actief. Dat hoort zo: de promotie blokkeert hem, niet de voucher. Codes verlopen ook gewoon op hun eigen datum terwijl de promotie inactief is.

Activeer je de promotie weer, dan komt elke voucher weer in gebruik die niet is verlopen, niet is ingewisseld en niet apart is gedeactiveerd. Je hoeft ze niet één voor één te activeren.

Wil je één code uit gebruik nemen, deactiveer dan die voucher: zie Eén voucher beheren: status, tabbladen en acties.

Geldigheid

Drie onderdelen, elk met een eigen knop Bewerken.

Activering en vervaldatum

Activering bepaalt wanneer een code gaat werken:

• Direct activeren: zodra de code is aangemaakt. Dit is de standaard.
• Gebruik een vaste activeringsdatum. Eén datum en tijd, voor elke code hetzelfde.
• Gebruik een dynamische activeringsvertraging: een tijdsduur vanaf het moment dat de code is aangemaakt, zodat elke code op zijn eigen klok start.

Vervaldatum:

• Verloopt nooit: de standaard.
• Statische vervaldatum: één datum en tijd, voor elke code hetzelfde. Handig voor een seizoensactie die op een vaste dag eindigt.
• Dynamische vervaldatum: een tijdsduur vanaf het moment dat de code actief wordt, zodat elk contact even lang heeft, wanneer ze hun code ook kregen.

Een wijziging in een van beide geldt alleen voor codes die daarna worden aangemaakt. Bestaande codes houden de datums die ze al hadden.

Is een statische vervaldatum al voorbij, dan kun je geen vouchers meer aan de promotie toevoegen. Stel dan eerst een nieuwe datum in.

Tijdvakken

Beperkt inwisselen tot bepaalde dagen en uren, zoals een actie die alleen op maandag geldt of alleen tijdens de lunch.

• Altijd actief tussen geldigheidstijd: de standaard. Een code kan op elk moment tussen activering en vervaldatum worden ingewisseld.
• Actief op specifieke tijdslots: kies de dagen en per dag de uren waarop de code kan worden ingewisseld.

Locaties

Welke van je bedrijfsprofielen de voucher accepteren. Standaard Alle bedrijfsprofielen. Kies Geselecteerde bedrijfsprofielen en selecteer de profielen die je wilt. Dit bepaalt waar een code kan worden ingewisseld. De voucher wordt er nergens mee verborgen.

Limieten

Twee limieten die los van elkaar werken, en die allebei op Onbeperkt beginnen.

• Aantal vouchers: hoeveel codes deze promotie in totaal mag hebben. Kies Beperkt aantal vouchers en vul het aantal in. Het aantal vouchers moet onder deze limiet blijven, dus stel hem iets hoger in dan je nodig hebt. Wil je bijvoorbeeld 100 codes, stel dan 101 in: een reeks waarmee het totaal precies op de limiet uitkomt, wordt geweigerd.
• Aantal inwisselingen: hoe vaak één contact deze promotie mag inwisselen, opgeteld over al zijn codes. Kies Beperkte verzilveringen en vul het aantal in. Een inwisseling die is teruggedraaid, telt niet mee.

De tweede limiet is niet hetzelfde als het vouchertype, en die twee worden vaak verward. Een code voor eenmalig gebruik blijft eenmalig, hoe hoog je deze limiet ook zet: hij telt inwisselingen per contact, niet per code. Wil je dat één code vaker werkt, dan kies je Vouchers voor meervoudig gebruik bij het aanmaken van de promotie.

Herinneringen

Deze pagina stuurt contacten een e-mail een ingesteld aantal dagen voordat hun voucher verloopt, op een tijd die jij kiest. Daar is een vervaldatum voor nodig: bij een voucher die nooit verloopt, valt er niets te herinneren. Zie Contacten herinneren voordat hun voucher verloopt.

De voucher uitdelen

Met het aanmaken van de promotie krijgt nog niemand iets. Kies als alles is ingesteld een route:

• Codes in bulk aanmaken met Vouchers toevoegen op de pagina Vouchers, voor gedrukte codes of codes die je zelf uitdeelt.
• Een uitgifte, voor een contactlijst, een tier of een selectie van contacten, eenmalig of volgens een schema.
• Aan een e-mail toevoegen, zodat elke ontvanger van een campagne of geautomatiseerde e-mail een eigen code krijgt.
• Een automatisering, zodat de voucher reageert op iets wat het contact deed.

Op de pagina van één code koppelt Link aan een contactpersoon die code aan één contact. Er wordt dan niets verstuurd. Hoe je een voucher per e-mail bij één contact krijgt, lees je in Een voucher naar één contact sturen.

Alle routes staan, met wanneer je welke gebruikt, in Cadeaukaarten vs vouchers, en alle manieren om ze uit te delen.