Een prepaid-programma opzetten

Met prepaid zetten contacten geld op hun account bij jou en geven ze het later uit. Je stelt een maximaal saldo in, neemt bestaande saldi over met een import, en bepaalt of contacten zelf prepaid tegoed kunnen kopen in het contactportaal, als je wilt met een bonus bovenop wat ze betalen.

Een maximaal saldo instellen

Ga naar Store → Prepaid en open Instellingen in de zijbalk.
Klik onder Limiet op Limiet bewerken.
Kies Maximaal bedrag en vul het hoogste saldo in dat een contact mag hebben, of kies Geen limiet.
Klik op Wijzigingen opslaan.

Vul het maximum in je valuta in, niet in centen: voor € 500 vul je 500 in. Wijzigingen opslaan blijft grijs zolang Maximaal bedrag is gekozen en het veld leeg is.

De limiet telt meer mee dan alleen het huidige saldo. Een opwaardering wordt geweigerd als het saldo van het contact, plus alle positieve openstaande opwaarderingen, plus het nieuwe bedrag boven het maximum uit zou komen.

Een e-mail krijgen over openstaande transacties

Gebruik je de Lightspeed K-Series-kassa, dan houdt die prepaid-opwaarderingen en -betalingen als openstaand vast zolang een bestelling openstaat, en boekt of annuleert ze als de bestelling wordt afgerekend. Een openstaande transactie moet je beoordelen zodra de beoordelingstijd die de kassa hanteert is verstreken zonder dat hij is afgerekend.

Zo krijg je een e-mail als dat gebeurt:

Ga naar Store → Prepaid → Instellingen.
Klik onder Openstaande transacties op Meldingen bewerken.
Kies E-mailmeldingen verzenden en klik op Wijzigingen opslaan.
In de sectie verschijnt nu Meldingsinstellingen. Klik op het icoon ernaast om te kiezen wie een melding krijgt en volgens welk schema.

Hoe je een openstaande transactie boekt of weigert, lees je in Het prepaid-saldo van een contact opwaarderen in het dashboard.

Bestaande saldi importeren

Hebben contacten al saldo van een eerdere kaart of een ander systeem, neem dat dan over als prepaid-transacties.

Maak een CSV-bestand met 2 kolommen: het e-mailadres van het contact en het bedrag in centen. Voor € 25 vul je 2500 in.
Ga naar Data → Importeren en klik op Nieuwe import.
Kies Vooruitbetaalde transacties en klik op Ga verder.
Doorloop de stappen: Bestand upload, Gegevens, waar je je kolommen koppelt aan E-mailadres van het contact en Bedrag in centen, daarna Bedrijfsprofiel en Afronden. Klik op Importeren om te starten.

Voordat je importeert:

Het contact moet al bestaan. Een regel met een e-mailadres dat niet bij een van je contacten hoort, mislukt. Importeer eerst de contacten.
Elke regel telt op bij het saldo, hij zet het niet. Een contact dat al € 10 heeft en een regel van 2500 krijgt, komt uit op € 35. Importeer je hetzelfde bestand 2 keer, dan worden de bedragen 2 keer opgeteld.
Een saldo kan niet onder 0 komen, en je maximale saldo geldt. Een regel die een van die regels zou breken, mislukt.
Elke regel laat de automatiseringstrigger Prepaid-transactie aangemaakt afgaan. Verstuurt een automatisering op die trigger een e-mail, dan krijgt elk contact in je bestand die. Controleer die automatiseringen voordat je importeert.

Opwaarderen in het dashboard en de Business App

Wil je saldo toevoegen voor een contact dat bij jou aan de balie betaalt, ga dan naar Store → Prepaid → Transacties en klik op Transactie toevoegen. Personeel kan prepaid-saldo ook aan de kassa opwaarderen en afschrijven met de Business App. Geen van beide neemt een betaling aan, dus het geld int je zelf. Zie Het prepaid-saldo van een contact opwaarderen in het dashboard.

Prepaid tegoed verkopen in het contactportaal

Contacten kunnen zelf prepaid tegoed kopen in het contactportaal en online betalen. Daarvoor heb je een gekoppelde betaalprovider nodig, zie Een Mollie-account koppelen of Een Stripe-account koppelen.

Kies de bedragen die contacten kunnen kopen

Ga naar Store → Prepaid.
Klik in de zijbalk onder Online verkoop op Configuratie.
Klik onder Prepaidwaarden op Aanmaken. Er wordt meteen een nieuwe optie met de naam "Option (1)", "Option (2)" enzovoort toegevoegd, en die opent om te bewerken.
Vul Naam en Beschrijving in. Beide zijn verplicht om op te slaan. Voeg als je wilt een Afbeelding toe.
Vul het Te betalen bedrag in centen in, wat het contact betaalt, en het Te ontvangen bedrag in centen, wat er op het saldo komt.
Klik op Opslaan.

Maak je een optie niet af, verwijder hem dan in plaats van hem in de lijst te laten staan.

Een bonus geven op opwaarderingen

Zo geef je contacten extra waarde voor het vooraf kopen van tegoed. Maak het te ontvangen bedrag hoger dan het te betalen bedrag: een te betalen bedrag van 4500 met een te ontvangen bedrag van 5000 betekent dat het contact € 45 betaalt en € 50 krijgt.

Een paar opties met een oplopende bonus maken grotere opwaarderingen aantrekkelijker, bijvoorbeeld:

Betaal € 25, krijg € 27,50
Betaal € 50, krijg € 55
Betaal € 100, krijg € 115

Voordat je ze instelt:

De bonus geldt alleen voor tegoed dat in het contactportaal wordt gekocht. Een opwaardering in het dashboard of de Business App zet er precies het bedrag bij dat je invult. Cashback in de Business App is iets anders: dat zet er een percentage van een aankoopbedrag bij, zie Een Business App-configuratie instellen.
Je maximale saldo telt het te ontvangen bedrag mee. Een contact kan geen optie kopen die zijn saldo boven het maximum zou brengen, en een optie met een te ontvangen bedrag boven het maximum kan niemand kopen.
Een optie wijzigen verandert niets aan bestellingen die al betaald zijn. Contacten die hem kochten, houden wat ze hebben ontvangen.

Cadeaukaarten die je online verkoopt, kunnen op dezelfde manier een bonus hebben. Zie Cadeaukaarten online verkopen.

Je kunt de AI-assistent ook vragen je prepaidwaarden op te sommen, er een toe te voegen of er een te wijzigen.

Stel het in in het portaal

Ga naar Apps → Contact portaal en klik op Contact portaal bewerken.
Controleer bij Instellingen → Betaalmethode of je betaalprovider is geselecteerd.
Controleer bij Instellingen → Functionaliteiten of Prepaid aanstaat. Het staat standaard aan, dus je hoeft het alleen aan te zetten als het was uitgezet.
Geef contacten een ingang. De functie voegt uit zichzelf nergens een knop toe. Contacten komen vanaf de startpagina op 2 manieren bij het aankoopproces, en je kunt ze allebei gebruiken:
- Een Prepaid-sectie. Klik op de startpagina op Sectie toevoegen en kies Prepaid. Die toont een knop Prepaid tegoed kopen.
- De profielkaart. Open de Profielkaart en zet Kaarttype op Prepaid. Die toont het prepaid-saldo van het contact.

Beide opties verschijnen alleen zolang de functie Prepaid aanstaat. Het aankoopproces zelf heeft 3 pagina's die je in de editor kunt opmaken: Selecteer bedrag, Controleer prepaid bestelling en Aankoopbevestiging. Zie Het contactportaal configureren.

Wat het contact ontvangt

Na het betalen krijgt het contact je prepaid-orderbevestiging per e-mail. Die wordt alleen verstuurd bij prepaid-aankopen. Aankopen van cadeaukaarten versturen hun eigen e-mail met orderbevestiging, dus als je de ene wijzigt, verandert de andere niet.

Zo bewerk je de prepaid-e-mail:

Ga naar Store → Prepaid.
Klik in de zijbalk onder Online verkoop op Configuratie.
Zoek in het onderdeel Bestel-e-mails de kaart E-mail met orderbevestiging voor prepaid en klik op Details bekijken.

De e-mail voor cadeaukaarten, de E-mail met orderbevestiging voor cadeaukaarten, staat op dezelfde plek onder Store → Cadeaukaarten. Zie Systeem-e-mails.

Tot 10 november 2026 deelden prepaid- en cadeaukaartaankopen één e-mail met orderbevestiging. Je prepaid-e-mail begint als exacte kopie daarvan, met het onderwerp, de inhoud en de afzender die je had ingesteld, dus je contacten krijgen dezelfde e-mail als eerst tot je hem aanpast. De kopie wordt gemaakt zodra je voor het eerst Store → Prepaid → Configuratie opent of een contact voor het eerst prepaid tegoed koopt, wat het eerst gebeurt. Had je al prepaidwaarden ingesteld, dan is hij gemaakt toen de wijziging live ging.

In de e-maileditor heeft het paneel Tags tags voor de ontvanger, het contact, de bestelling en de prepaid-transactie, zoals het bedrag dat op het saldo is gezet. Cadeaukaart-tags staan er niet in. Een cadeaukaart-tag die met de kopie is meegekomen, blijft leeg in een prepaid-bevestiging, zoals altijd al, dus je kunt hem weghalen.

De e-mail bevestigt een aankoop, dus het contact krijgt hem ook als het zich heeft afgemeld voor je andere e-mails. Een opwaardering die je in het dashboard toevoegt, verstuurt hem niet.

Elke aankoop staat onder Store → Prepaid, in de zijbalk onder Online verkoop → Bestellingen.