Saldi en transacties van cadeaukaarten bekijken

Alles over het geld op cadeaukaarten staat in het dashboard onder Store → Cadeaukaarten. Welke pagina je nodig hebt, hangt ervan af of je iets wilt weten over één kaart, over je hele programma of over losse mutaties. Je contacten kunnen het saldo van een kaart ook zelf bekijken in je contactportaal, zonder dat ze het jou hoeven te vragen.

Wat er nog op één kaart staat

1. Ga naar Store → Cadeaukaarten.
2. Open Kaarten en voer het kaartnummer in de zoekbalk in.
3. Klik op de kaart om alle details te zien.

Kaarten toont alleen het programma dat bovenaan de zijbalk is geselecteerd. Heb je meer dan één programma en weet je niet bij welk programma de kaart hoort? Klik dan op het vergrootglas naast Cadeaukaarten bovenaan de zijbalk. Vind een cadeaukaart zoekt in al je programma's tegelijk.

Dit gebruik je als iemand voor je staat en vraagt wat er nog op de kaart staat.

Laat contacten zelf hun saldo bekijken

Het contactportaal heeft een saldocontrole voor cadeaukaarten. Iedereen met een cadeaukaart kan die gebruiken: ze hoeven niet in te loggen en ook geen lid te zijn van je loyaliteitsprogramma.

Zo zet je hem aan:

1. Ga naar Apps → Contact portaal en klik op Contact portaal bewerken.
2. Open Instellingen en kies Functionaliteiten.
3. Zet onder Cadeaukaarten de optie Cadeaukaartsaldocontrole aan.

De schakelaar wordt meteen opgeslagen. Is de schakelaar Cadeaukaarten grijs en zie je als je eroverheen beweegt "Deze functie is niet ingeschakeld voor je account.", dan staan cadeaukaarten voor je account niet aan.

De saldocontrole staat op de cadeaukaartpagina van het portaal: het adres van je portaal met /giftcard erachter, bijvoorbeeld loyalty.jouwbedrijf.nl/giftcard of jouwbedrijf.app.leat.com/giftcard. Op de inlogpagina van het portaal staat geen link naar deze pagina. Wie alleen het adres van je portaal opent, komt op de inlogpagina en vindt daar geen manier om een saldo te controleren. Deel dus het /giftcard-adres zelf, bijvoorbeeld op je website, bij de kassa of op de achterkant van je fysieke kaarten. Ingelogde contacten komen er ook via een sectie Cadeaukaarten op de homepagina van het portaal, als je die hebt toegevoegd. De knop van die sectie heet Koop een cadeaukaart, tenzij je het label aanpast.

Onder Saldo controleren vullen ze de code van de kaart in bij Cadeaukaart code en zien ze:

• het huidige saldo
• hoe lang de kaart geldig is, of dat hij onbeperkt geldig is
• de locaties waar ze hem kunnen gebruiken
• bij een digitale cadeaukaart QR-code tonen, dat de QR-code van de kaart opent. Fysieke cadeaukaarten krijgen deze knop niet.

De transacties van de kaart zien ze niet. Die staan alleen in het dashboard. Ingelogde contacten hebben in het portaal ook geen lijst van hun eigen cadeaukaarten: elke kaart zoek je op met de code, ingelogd of niet.

De code die ze invullen is het kaartnummer, de code die op de pagina van de kaart in het dashboard bij Hash staat. Het makkelijkst breng je een ontvanger er met een link die meteen naar zijn kaart gaat: voeg de tag URL uit de tags van Cadeaukaart toe aan je e-mail voor cadeaukaartontvangers. Die opent je portaal direct op het saldo van die kaart, zodat de ontvanger niets hoeft in te typen. Dat werkt alleen zolang Cadeaukaartsaldocontrole aan staat. Die e-mail vind je zo: klik rechtsboven in het dashboard op het tandwiel om Instellingen te openen en klik daarna onder Functionaliteiten op Cadeaukaarten. Dit is niet het item Instellingen in de zijbalk van Store → Cadeaukaarten. Daar staan de eigen instellingen van een programma, zoals de naam en de vervaldatum, en geen e-mails.

Staat Cadeaukaarten verkopen ook aan, dan ziet een ingelogd contact op dezelfde pagina de optie om een cadeaukaart te kopen. Staat Cadeaukaarten verkopen aan en de saldocontrole uit, dan ziet een bezoeker die niet is ingelogd een lege cadeaukaartpagina. Staan ze allebei uit, dan is de pagina niet beschikbaar: bezoekers die niet zijn ingelogd, gaan naar de inlogpagina, en ingelogde contacten naar de homepagina van het portaal.

Een ontvanger is zijn cadeaukaartmail kwijt

Het snelst stuur je de e-mail opnieuw vanaf de kaart in het dashboard. Daarin staan de QR-code van de kaart en de link naar het saldo:

1. Ga naar Store → Cadeaukaarten, open Kaarten en klik op de kaart.
2. Open het tabblad Ontvangers en klik op Naar ontvanger versturen.

Zie Een cadeaukaartmail opnieuw versturen voor alle opties in dat venster. De pagina van de kaart in het dashboard toont de QR-code zelf niet.

Staat de saldocontrole aan, dan kan de ontvanger ook de pagina /giftcard van je portaal openen, het kaartnummer invullen en op QR-code tonen klikken, zolang het een digitale kaart is.

Je hele programma

Analytics geeft je het programma in één oogopslag, onder meer:

• Openstaande verplichting, het totale saldo dat nog op de kaarten van het programma staat, en hoeveel kaarten nog een saldo hebben. Dit is wat je nog verschuldigd bent, zoals dat was aan het eind van de laatste dag van de periode die je kiest. Laat je de periode eindigen op de laatste dag van een maand, dan zie je het saldo aan het eind van die maand; eindigt hij vandaag, dan zie je dat van vandaag.
• Verzilveringspercentage, het deel van de uitgegeven cadeaukaartwaarde dat is ingewisseld.
• Verlopen tegoed, de waarde van cadeaukaarten die zijn verlopen zonder te zijn ingewisseld, tot het eind van de periode die je kiest.
• Populairste locaties om te verzilveren.

Heb je het saldo van elke kaart in een bestand nodig, bijvoorbeeld voor je boekhouder? Open Kaarten, klik op Exporteren en neem de kolom Bedrag op: dat is wat er nog op elke kaart staat. Zie Cadeaukaartgegevens exporteren.

Elke losse mutatie

Transacties is het grootboek van het geselecteerde programma. Elke regel toont het kaartnummer (onder Cadeaukaart), het bedrag, het Bedrijfsprofiel waarop het is geboekt, het Type, het Kanaal en wanneer de transactie is aangemaakt. Opwaarderingen en opnames hebben het type Standaard. Saldo dat is afgeschreven toen een kaart verliep, heeft het type Verlopen, en een boeking die is teruggedraaid heeft het type Terugboeking.

Gebruik linksboven de knop Filters om te filteren op Cadeaukaart, Bedrag in centen, Bedrijfsprofiel, Kanaal of Aangemaakt op. Met de knop Exporteren rechts van het overzicht haal je eruit wat je hebt gefilterd.

Openstaande transacties

Op het tabblad Openstaande transacties onder Transacties staan cadeaukaarttransacties die een kassakoppeling, zoals Lightspeed, wel heeft gestart maar nog niet heeft afgerond. Een betaling met een cadeaukaart wacht daar tot de bestelling op de kassa is afgerond, en een opwaardering tot hij is betaald.

Zolang een betaling openstaat, is het bedrag al op de kaart gereserveerd, zodat het niet nog een keer kan worden uitgegeven. Een openstaande opwaardering wordt nog niet bij het saldo opgeteld, zodat een kaart nooit waarde krijgt waarvoor niet is betaald.

Normaal gesproken bevestigt of annuleert de koppeling de transactie zelf, en verdwijnt hij van het tabblad. Je hoeft zelf niets te doen.

Een koppeling kan een transactie ook een deadline geven. Staat een transactie na die deadline nog open, dan krijgt hij het type Requires review en mailt Leat je daarover. Dat wijst meestal op een probleem op de kassa of in de koppeling, dus controleer eerst de bijbehorende bestelling. Gebruik daarna de knoppen op de regel:

• Bevestigen boekt de transactie op de kaart.
• Afwijzen laat hem vervallen. Een bedrag dat was gereserveerd, komt weer vrij.

De e-mails staan standaard aan. Wil je dat veranderen? Ga naar Store → Cadeaukaarten → Instellingen, klik onder Openstaande transacties op Meldingen bewerken, kies E-mailmeldingen versturen of Geen e-mailmeldingen versturen en klik op Wijzigingen opslaan.

Over de boekhouding

Uitstaande waarde op cadeaukaarten is een verplichting en geen omzet, dus de transactiegegevens zijn net zo goed een boekhoudkundig als een marketingdocument. Spreek met je boekhouder af welke van deze cijfers ze nodig hebben en hoe vaak, voordat je ze aan het eind van het jaar nodig hebt.