Guthaben und Transaktionen von Geschenkkarten finden

Alles rund um das Geld auf Geschenkkarten finden Sie im Dashboard unter Store → Geschenkkarten. Welche Seite Sie brauchen, hängt davon ab, ob Sie etwas über eine einzelne Karte, über Ihr ganzes Programm oder über einzelne Buchungen wissen möchten. Ihre Kontakte können das Guthaben einer Karte auch selbst in Ihrem Kontaktportal prüfen, ohne Sie fragen zu müssen.

Was noch auf einer Karte ist

1. Gehen Sie zu Store → Geschenkkarten.
2. Öffnen Sie Karten und geben Sie die Kartennummer in die Suchleiste ein.
3. Klicken Sie auf die Karte, um alle Details zu sehen.

Karten zeigt nur das Programm, das oben in der Seitenleiste ausgewählt ist. Haben Sie mehr als ein Programm und wissen nicht, zu welchem die Karte gehört? Klicken Sie dann auf die Lupe neben Geschenkkarten oben in der Seitenleiste. Geschenkkarte finden durchsucht alle Ihre Programme auf einmal.

Das ist der richtige Weg, wenn jemand vor Ihnen steht und wissen möchte, wie viel noch auf der Karte ist.

Kontakte ihr Guthaben selbst prüfen lassen

Das Kontaktportal hat einen Geschenkkarten-Guthabenprüfer. Jeder mit einer Geschenkkarte kann ihn nutzen: Man muss sich nicht anmelden und auch kein Mitglied Ihres Treueprogramms sein.

So schalten Sie ihn ein:

1. Gehen Sie zu Apps → Kontaktportal und klicken Sie auf Kontaktportal bearbeiten.
2. Öffnen Sie Einstellungen und wählen Sie Funktionen.
3. Schalten Sie unter Geschenkkarten den Geschenkkarten-Guthabenprüfer ein.

Der Schalter wird sofort gespeichert. Ist der Schalter Geschenkkarten ausgegraut und erscheint beim Darüberfahren „Diese Funktion ist für Ihr Konto nicht aktiviert.“, sind Geschenkkarten für Ihr Konto nicht eingeschaltet.

Der Guthabenprüfer befindet sich auf der Geschenkkartenseite des Portals: die Adresse Ihres Portals, gefolgt von /giftcard, zum Beispiel loyalty.ihrefirma.de/giftcard oder ihrefirma.app.leat.com/giftcard. Auf der Anmeldeseite des Portals gibt es keinen Link dorthin. Wer nur die Adresse Ihres Portals öffnet, landet auf der Anmeldeseite und findet dort keine Möglichkeit, ein Guthaben zu prüfen. Teilen Sie deshalb die /giftcard-Adresse selbst, zum Beispiel auf Ihrer Website, an der Kasse oder auf der Rückseite Ihrer physischen Karten. Angemeldete Kontakte erreichen ihn auch über einen Abschnitt Geschenkkarten auf der Startseite des Portals, wenn Sie einen hinzugefügt haben. Die Schaltfläche dieses Abschnitts heißt Kaufe eine Geschenkkarte, sofern Sie die Beschriftung nicht ändern.

Unter Guthaben prüfen geben sie den Code der Karte bei Geschenkkartencode ein und sehen:

• das aktuelle Guthaben
• wie lange die Karte gültig ist oder dass sie unbegrenzt gültig ist
• die Standorte, an denen sie die Karte einlösen können
• bei einer digitalen Geschenkkarte QR-Code anzeigen, das den QR-Code der Karte öffnet. Physische Geschenkkarten haben diese Schaltfläche nicht.

Die Transaktionen der Karte sehen sie nicht. Die gibt es nur im Dashboard. Angemeldete Kontakte haben im Portal auch keine Liste ihrer eigenen Geschenkkarten: Jede Karte wird über ihren Code abgefragt, ob angemeldet oder nicht.

Der Code, den sie eingeben, ist die Kartennummer, also der Code, der auf der Seite der Karte im Dashboard bei Hash steht. Am einfachsten bringen Sie einen Empfänger mit einem Link dorthin, der direkt zu seiner Karte führt: Fügen Sie den Tag URL aus den Tags von Geschenkkarte in Ihre E-Mail an Geschenkkarten-Empfänger ein. Er öffnet Ihr Portal direkt mit dem Guthaben dieser Karte, der Empfänger muss also nichts eintippen. Das funktioniert nur, solange der Geschenkkarten-Guthabenprüfer eingeschaltet ist. Zu dieser E-Mail gelangen Sie so: Klicken Sie oben rechts im Dashboard auf das Zahnrad, um die Einstellungen zu öffnen, und dann unter Funktionalitäten auf Geschenkkarten. Das ist nicht der Punkt Einstellungen in der Seitenleiste von Store → Geschenkkarten. Dort stehen die eigenen Einstellungen eines Programms, etwa Name und Ablaufdatum, und keine E-Mails.

Ist auch Geschenkkarten verkaufen eingeschaltet, sieht ein angemeldeter Kontakt auf derselben Seite die Möglichkeit, eine Geschenkkarte zu kaufen. Ist Geschenkkarten verkaufen ein- und der Guthabenprüfer ausgeschaltet, sieht ein nicht angemeldeter Besucher eine leere Geschenkkartenseite. Sind beide ausgeschaltet, ist die Seite nicht verfügbar: Besucher, die nicht angemeldet sind, werden zur Anmeldeseite geleitet, angemeldete Kontakte zur Startseite des Portals.

Ein Empfänger hat seine Geschenkkarten-E-Mail verloren

Am schnellsten senden Sie die E-Mail von der Karte im Dashboard aus erneut. Sie enthält den QR-Code der Karte und den Link zu ihrem Guthaben:

1. Gehen Sie zu Store → Geschenkkarten, öffnen Sie Karten und klicken Sie auf die Karte.
2. Öffnen Sie den Tab Empfänger und klicken Sie auf An Empfänger senden.

Alle Optionen in diesem Dialog finden Sie unter Eine Geschenkkarten-E-Mail erneut senden. Die Seite der Karte im Dashboard zeigt den QR-Code selbst nicht.

Ist der Guthabenprüfer eingeschaltet, kann der Empfänger auch die Seite /giftcard Ihres Portals öffnen, die Kartennummer eingeben und auf QR-Code anzeigen klicken, sofern es eine digitale Karte ist.

Ihr ganzes Programm

Daten & Analysen zeigt Ihnen das Programm auf einen Blick, unter anderem:

• Ausstehende Verbindlichkeit, das gesamte Guthaben, das noch auf den Karten des Programms ist, und wie viele Karten noch Guthaben haben. Das ist, was Sie noch schulden, und zwar zum Ende des letzten Tages im gewählten Zeitraum. Lassen Sie den Zeitraum am letzten Tag eines Monats enden, sehen Sie das Guthaben zum Monatsende; endet er heute, sehen Sie den heutigen Wert.
• Einlösequote, der Anteil des ausgegebenen Geschenkkartenwerts, der eingelöst wurde.
• Abgelaufenes Geschenkkartenguthaben, der Wert von Geschenkkarten, die abgelaufen sind, ohne eingelöst zu werden, bis zum Ende des gewählten Zeitraums.
• Die wichtigsten Einlösestellen.

Sie brauchen das Guthaben jeder Karte in einer Datei, zum Beispiel für Ihre Steuerberatung? Öffnen Sie Karten, klicken Sie auf Exportieren und nehmen Sie die Spalte Betrag auf: Das ist das Restguthaben jeder Karte. Siehe Geschenkkartendaten exportieren.

Jede einzelne Buchung

Transaktionen ist das Hauptbuch des ausgewählten Programms. Jede Zeile zeigt die Kartennummer (unter Geschenkkarte), den Betrag, das Unternehmensprofil, auf das gebucht wurde, den Typ, den Kanal und wann die Transaktion erstellt wurde. Aufladungen und Abbuchungen haben den Typ Standard. Guthaben, das beim Ablauf einer Karte ausgebucht wurde, hat den Typ Abgelaufen, und eine rückgängig gemachte Buchung hat den Typ Rückbuchung.

Mit der Schaltfläche Filter oben links grenzen Sie nach Geschenkkarte, Betrag in Cent, Unternehmensprofil, Kanal oder Erstellt am ein. Die Schaltfläche Exportieren rechts in der Übersicht exportiert alles, worauf Sie gefiltert haben, als Datei.

Ausstehende Transaktionen

Der Tab Ausstehende Transaktionen unter Transaktionen zeigt Geschenkkarten-Transaktionen, die eine Kassenintegration wie Lightspeed gestartet, aber noch nicht abgeschlossen hat. Eine Zahlung mit einer Geschenkkarte wartet dort, bis die Bestellung an der Kasse abgeschlossen ist, und eine Aufladung, bis sie bezahlt ist.

Solange eine Zahlung aussteht, ist ihr Betrag auf der Karte bereits reserviert und kann nicht ein zweites Mal ausgegeben werden. Eine ausstehende Aufladung wird noch nicht zum Guthaben addiert, sodass eine Karte nie Wert erhält, der nicht bezahlt wurde.

Normalerweise bestätigt oder storniert die Integration die Transaktion selbst, und sie verschwindet aus dem Tab. Sie müssen nichts tun.

Eine Integration kann einer Transaktion auch eine Frist geben. Ist sie nach Ablauf dieser Frist noch offen, hat sie den Typ Requires review, und Leat schickt Ihnen eine E-Mail dazu. Das deutet meistens auf ein Problem an der Kasse oder in der Integration hin, prüfen Sie also zuerst die zugehörige Bestellung. Nutzen Sie dann die Schaltflächen in der Zeile:

• Bestätigen bucht die Transaktion auf die Karte.
• Ablehnen verwirft sie. Ein reservierter Betrag wird wieder frei.

Die E-Mails sind standardmäßig eingeschaltet. Um das zu ändern, gehen Sie zu Store → Geschenkkarten → Einstellungen, klicken unter Ausstehende Transaktionen auf Benachrichtigungen bearbeiten, wählen E-Mail-Benachrichtigungen senden oder Keine E-Mail-Benachrichtigungen senden und klicken auf Änderungen speichern.

Ein Hinweis zur Buchhaltung

Ausstehender Geschenkkartenwert ist eine Verbindlichkeit und kein Umsatz. Die Transaktionsdaten sind also ebenso ein Buchhaltungsnachweis wie ein Marketinginstrument. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, welche dieser Zahlen sie wie oft braucht, bevor Sie sie zum Jahresende benötigen.