Fysieke cadeaukaarten

Fysieke cadeaukaarten zijn gedrukte kaarten die je op je eigen locaties verkoopt en accepteert. Leat maakt de kaartnummers, je drukker zet elk nummer als QR-code op de kaart, en je team scant de kaart in de Business App om er geld op te zetten of ermee af te rekenen.

Heeft je account Nederland als land? Dan kunnen wij ook cadeaukaarten en pasjes met je eigen ontwerp voor je drukken: vul het bestelformulier in. Deze service is er alleen in Nederland, en we gaan er in de toekomst mee stoppen. De stappen hieronder zijn voor kaarten die je bij je eigen drukker laat drukken, en dat kan in elk land.

Wat Leat maakt en wat je drukker maakt

Leat maakt alleen de kaartnummers. Afhankelijk van hoe je account is ingesteld, is een kaartnummer een "H" met 8 tekens erachter, of een nummer van 16 cijfers.

Je drukker maakt de QR-codes. Elke QR-code moet precies het nummer van die kaart bevatten, zonder toevoegingen zoals een webadres of spaties. Druk het nummer ook op de kaart, zodat het ingetypt kan worden als een code niet scant. Gebruikt je account een voorvoegsel voor QR-codes, dan scannen kaarten met en zonder dat voorvoegsel.

De kaartnummers genereren

1. Ga naar Data → Genereren en klik op Aanmaken.
2. Kies bij Type voor Cadeaukaarten. Kies bij Optie voor Cadeaukaarten aanmaken met een bedrag of Cadeaukaarten aanmaken zonder bedrag. Klik op Begin.
3. Vul een Naam en een Hoeveelheid in (1 tot 10.000) en klik op Volgende stap.
4. Kies het Cadeaukaartprogramma en bepaal of de kaarten Herbruikbaar zijn (zie hieronder). Bij kaarten met een bedrag kies je ook het Bedrijfsprofiel waarop het opladen wordt geboekt en vul je het Bedrag in centen in, maximaal 10.000 (100,00 in je valuta). Klik op Volgende stap.
5. Controleer je gegevens en klik op Begin.

De batch verschijnt dan op de pagina Gegevens genereren, waar je de voortgang ziet.

De kaartnummers exporteren voor je drukker

1. Open de batch en klik op Opties → Exporteren.
2. Kies bij de stap Kolommen de kolommen die je nodig hebt: Kaartnummer, en Bedrag of Bedrag in centen als de kaarten een bedrag hebben. Klik op Volgende.
3. Controleer bij Samenvatting de Naam, het Decimaal scheidingsteken en de Datumnotatie. Zet E-mail de exportresultaten aan als je ook een e-mail wilt ontvangen met een link naar de pagina van de export. Klik op Exporteren starten.
4. Je komt op de pagina van de export. Klik op Downloaden zodra hij klaar is. Je vindt hem later ook terug onder Data → Exporten.

Stuur dat bestand naar je drukker.

Wat er gebeurt zodra de kaarten bestaan

• Kaarten zijn actief zodra ze zijn aangemaakt. Kaarten met een bedrag hebben hun saldo al, dus ga met de gedrukte voorraad om zoals met contant geld.
• Elke batch voegt de groep "All" van je account, de groep met al je bedrijfsprofielen, toe aan het cadeaukaartprogramma. Groepen bepalen welke bedrijfsprofielen de kaarten van het programma accepteren, dus na een batch kan het programma op meer locaties geldig zijn dan daarvoor. Kijk bij Store → Cadeaukaarten → Groepen als het programma maar op een deel van je locaties mag werken.

Opladen en opwaarderen aan de kassa

Scan de kaart in de Business App en tik op Opwaarderen om er geld op te zetten. De knop verschijnt alleen als je Business App-configuratie opwaarderen toestaat en de kaart nog geladen kan worden.

• Herbruikbaar aan: de kaart kan steeds opnieuw worden opgewaardeerd.
• Herbruikbaar uit (standaard): de kaart kan maar 1 keer worden geladen. Een kaart die met een bedrag is gegenereerd, heeft die lading al gehad en kan dus niet worden opgewaardeerd.

Kaarten die je al hebt

Gebruik je al gedrukte kaarten uit een ander systeem? Importeer ze in plaats van nieuwe te genereren. Ze houden hun bestaande nummers, dus de QR-codes die er al op staan blijven werken. Zie Cadeaukaarten met saldo importeren.

Als er iets misgaat

• De QR-code vindt geen kaart: de code bevat niet precies het kaartnummer. Vraag je drukker om alleen het nummer te coderen.
• Een batch met een bedrag krijgt de status Mislukt en bevat minder kaarten dan je vroeg, of geen: het bedrag is hoger dan het Maximaal bedrag van het programma. Er wordt geen kaart gemaakt als het opladen wordt geweigerd, dus verlaag het bedrag of verhoog het maximum en genereer daarna een nieuwe batch.
• Er is geen knop Opwaarderen: de kaart is niet herbruikbaar en is al geladen, of opwaarderen staat niet aan in je Business App-configuratie.
• Een locatie accepteert de kaart niet: dat bedrijfsprofiel zit niet in een van de groepen van het programma.