Loyaliteitspunten verwijderen na een periode van inactiviteit

Leat heeft geen instelling waarmee punten verlopen. In plaats daarvan bouw je een periodieke automatisering die elke dag kijkt welke contacten al een bepaald aantal dagen geen loyaliteitstransactie hebben gehad, en hun saldo leegmaakt.

Een periodieke automatisering is hier het juiste gereedschap, omdat niets anders punten kan afnemen. Een terugkerende e-mail en een puntenuitgifte kunnen alleen punten bij een saldo optellen, en een voucheruitgifte deelt alleen iets uit. Voor ingepland werk dat alleen iets verstuurt of geeft, gebruik je die: zie Een automatisering bouwen.

Zoek je de template Start a retention campaign? Die bestaat niet meer. Wil je contacten mailen die al een tijd niet zijn geweest, gebruik dan de preset Retentie-e-mail onder Marketing → Terugkerende e-mails. De stappen hieronder gaan over de punten. Automatiseringen die je eerder met de oude template hebt gemaakt, blijven gewoon draaien.

De automatisering bouwen

Klik in het hoofdmenu op Automation en dan op Nieuwe automatisering.
Kies Lege automatisering en klik op Volgende.
Kies Periodiek en klik op Opslaan. De editor opent meteen. Je hoeft geen naam in te vullen: de automatisering heet Periodieke automatisering, en je kunt hem later hernoemen op de pagina Informatie.
Klik op de stap Begin en voeg een filter toe: Filtergroep → Contact, zet Optie op Filteren op profielkenmerken, kies bij Attribuut Laatste transactiedatum met de Operator Is precies X dagen geleden, vul het aantal dagen in dat je wilt toestaan (bijvoorbeeld 365) en klik op Filter opslaan.
Klik op het plusteken in de flow en voeg een actie Loyaliteitstransactie toe.
Kies Stel direct punten in, niet Berekenen met behulp van spaarregels. Je stelt een getal in, je laat het niet verdienen via een regel.
Typ bij Aantal punten een minteken, open dan de merge-tagknop { } en voeg Spaarsaldo in. De actie trekt dan af wat het contact op dat moment heeft, zodat het saldo op 0 uitkomt. Wil je een vast aantal afnemen, typ dan een negatief getal en sla de merge-tag over.
Kies het Bedrijfsprofiel waarop de transactie wordt geboekt en klik op Bijwerken.
Open het tabblad Instellingen en ga naar Inplannen. Een nieuwe periodieke automatisering draait Maandelijks, dus zet Frequentie op Dagelijks en klik op Opslaan.
Ga naar Herhaalde deelname, zet Herhaalde deelname toestaan aan en klik op Opslaan. Dit staat standaard uit, en zonder deze instelling wordt een contact dat voor de tweede keer stilvalt nooit meer opgepikt.
Klik rechtsboven op Activeren. Controleer het filter, de planning en de actie in het overzicht en bevestig met Activeren.

De planning moet dagelijks zijn

Is precies X dagen geleden past op precies 1 dag, niet op "X dagen of meer". Daardoor vuurt de automatisering niet elke dag opnieuw op hetzelfde contact zodra het over de grens is, maar het betekent ook dat de automatisering elke dag moet draaien. Een maandelijkse of wekelijkse planning ziet alleen de contacten die toevallig op de draaidag over de grens gaan, en alle anderen glippen er ongemerkt langs.

Waarschuw contacten eerst

Een actie Geautomatiseerde e-mail boven de loyaliteitstransactie is geen waarschuwing: die draait op hetzelfde moment als de afboeking, dus de e-mail komt binnen terwijl de punten verdwijnen.

Wil je contacten vooraf laten weten dat hun punten vervallen, bouw dan op dezelfde manier een tweede periodieke automatisering, met het filter op minder dagen (bijvoorbeeld 335), een dagelijkse planning en een actie Geautomatiseerde e-mail die vertelt dat hun punten over 30 dagen vervallen. Punten die zonder waarschuwing verdwijnen, zijn de klacht die deze functie oplevert, en 1 extra automatisering voorkomt dat.

Wat het achterlaat

De afboeking is een gewone loyaliteitstransactie en staat dus net als elke andere in de geschiedenis van het contact. Vraagt iemand waarom zijn saldo is gedaald, dan staat het antwoord op zijn profiel.

Omdat het een loyaliteitstransactie is, zet de afboeking ook de Laatste transactiedatum van het contact opnieuw. Met herhaalde deelname aan valt een contact dat nog eens 365 dagen inactief blijft opnieuw binnen het filter en krijgt het een tweede afboeking, dit keer van 0 punten, omdat het saldo al 0 is. Dat kan geen kwaad, maar zo verklaar je transacties van 0 punten in de geschiedenis van een contact.