Controleren of een automatisering echt werkt

Een automatisering die aan staat, is niet hetzelfde als een automatisering die iets doet. We leggen elk contact vast dat erdoorheen gaat, tot op de losse actie, dus je hoeft nooit te gissen.

Open Automation in het bovenste menu, ga naar Alle automatiseringen en klik op de automatisering. De pagina heeft de tabbladen Informatie, Runs en Activiteiten, en bij een periodieke automatisering ook Inplannen.

Is hij actief?

De status staat naast de titel van het tabblad Informatie en in de kolom Status bij Alle automatiseringen:

• Actief: hij draait.
• Inactief: er komt niets in. Een nieuwe automatisering blijft inactief tot je hem activeert: klik op Bewerken, dan rechtsboven op Activeren, controleer de samenvatting en klik nog een keer op Activeren.
• Bevat fouten: we hebben hem stopgezet omdat er iets in kapot is gegaan, bijvoorbeeld omdat een geautomatiseerde e-mail die hij verstuurt is verwijderd, of omdat de filters van een periodieke automatisering niet meer te bepalen waren. Los de oorzaak op en activeer hem opnieuw.
• In afwachting van verwijdering: hij is verwijderd en we ruimen hem op, samen met zijn runs.

Runs: is er iemand doorheen gegaan?

Runs toont elk contact dat de automatisering heeft ingeschreven, nieuwste eerst, met een Status, Uitgevoerd om, Aangemaakt op en Bijgewerkt op. Filter de lijst op Contact als een bepaalde persoon zegt dat die zijn voucher niet heeft gekregen.

Voltooid betekent niet dat elke stap gelukt is. Een run die stopte bij een mislukte stap, krijgt ook de status Voltooid. Open hem om het te controleren.

Een lege lijst met runs

Een contact verschijnt pas bij Runs als het ook echt is toegelaten. Een contact dat werd tegengehouden laat hier geen spoor na, dus een lege lijst betekent een van deze dingen:

• De trigger is niet meer voorgekomen sinds je de automatisering activeerde.
• De filters bij de stap Begin kwamen niet overeen. Maak er een ruimer en kijk opnieuw.
• Herhaalde deelname staat uit en het contact is al eerder door de automatisering gegaan. Uit betekent één keer, voor altijd.
• Herhaalde deelname staat aan, maar het contact is er recenter doorheen gegaan dan Contacten kunnen opnieuw deelnemen, eens per… toestaat.
• Het is een automatisering met Contact bijgewerkt en het contact zat nog in een eerdere run ervan.
• De automatisering is gekoppeld aan één bepaald item, zoals een formulier, te zien onder Gekoppeld aan bij Alle automatiseringen, en de gebeurtenis kwam van een ander item.

Eén run: wat er met dit contact is gebeurd

Klik op een run om hem te openen.

Overzicht toont het Contact, onder Veroorzaakt door wat de run startte, wanneer hij is aangemaakt en uitgevoerd, en de Redenen voor het starten: klik op Toon startredenen om ze te zien. Daar vertelt de automatisering je waarom juist dit contact in aanmerking kwam, en dat is de snelste manier om een filter te vinden dat ruimer is dan je bedoelde.

Acties toont de flow zoals die voor dit contact liep: elke tak die het nam, wanneer die tak begon, en elke actie daarin met Succes of Fout en de reden. Een e-mailactie die verwijst naar een verwijderde e-mail, een voucheractie voor een promotie zonder niet-gekoppelde vouchers: de run laat je de stap zien die misging, in plaats van ongemerkt te falen.

Een Webhook-actie is de uitzondering. Die toont alleen Fout als je endpoint helemaal niet bereikbaar is. Antwoordt je endpoint met een fout, dan toont de stap toch Succes, dus controleer ook de ontvangende kant. Wil je data naar een ander systeem sturen met nieuwe pogingen en een volledig afleverlogboek, gebruik dan een webhookabonnement: zie Webhooks: gebeurtenissen van Leat naar je eigen systeem sturen.

Overzicht: al je automatiseringen in één keer

Het tabblad Overzicht onder Automation vat al je automatiseringen samen: hoeveel runs er gestart en voltooid zijn, hoeveel acties er mislukten, je Populairste automatiseringen en de Veelvoorkomende fouten. Mislukt één actie steeds weer bij veel contacten, dan zie je dat als eerste bij Veelvoorkomende fouten.

Activiteiten: wie heeft hem gewijzigd

Activiteiten is de geschiedenis van de automatisering zelf, met de Gebeurtenis, de Gebruiker en wanneer het gebeurde. Hier staat wanneer de automatisering is aangemaakt, geactiveerd of gedeactiveerd, wanneer de filters bij Begin zijn gewijzigd, wanneer iemand een handmatige automatisering heeft uitgevoerd, en wanneer een periodieke automatisering door een fout is stopgezet. Wijzigingen in de acties, de naam en de instellingen worden hier niet vastgelegd.

Inplannen: wanneer hij weer draait

Bij een periodieke automatisering toont Inplannen de vorige runs en de Datums van volgende runs. Heeft een periodieke automatisering niets opgeleverd, kijk dan hier eerst: een frequentie die niet bij je filter past, is de gebruikelijke oorzaak. Een filter als "laatste transactie was precies 365 dagen geleden" komt op één enkele dag overeen, dus een wekelijks schema mist bijna iedereen.

Een korte checklist

1. Is de automatisering Actief? Bij Inactief of Bevat fouten komt er niets in.
2. Staat er iemand bij Runs? Zo niet, kijk dan naar de trigger, de filters bij Begin, herhaalde deelname en waaraan hij gekoppeld is.
3. Zijn de runs Voltooid? Blijven ze op Vertraagd staan, dan zit het in een actie Vertraging. Blijven ze op In afwachting staan, dan zit het in het Uitvoeringsvenster op het tabblad Instellingen van de editor.
4. Open bij één run Acties. Een Fout noemt de stap.
5. Nog steeds niets mis? Kijk bij Activiteiten of hij onlangs is gedeactiveerd of dat de filters zijn gewijzigd.