Vouchers uitgeven aan een groep contacten, eenmalig of volgens een schema

Een uitgifte deelt een voucher van één promotie uit aan een groep contacten. Dat kan één keer, wanneer je op de knop drukt, of steeds opnieuw volgens een schema, waarbij de uitgifte de doelgroep volgt als die verandert.

Dat laatste is het verschil met zelf codes aanmaken: de doelgroep wordt bij elke uitvoering opnieuw opgezocht, dus een contactlijst of tier blijft uitgeven aan wie er op dat moment in zit.

Je vindt het via Loyalty → Promoties & Vouchers: open de promotie en klik op Uitgiftes. Elke uitgifte hoort bij één promotie, dus de lijst toont alleen de uitgiftes van die promotie.

Punten uitdelen in plaats van een voucher? Gebruik dan een puntenuitgifte onder Loyalty → Puntenuitgiftes. Die werkt op dezelfde manier: zie Punten uitgeven aan een groep contacten, eenmalig of volgens een schema.

Een uitgifte instellen

Klik op Nieuwe uitgifte. Het instellen gaat in stappen en er wordt pas iets aangemaakt als je de laatste stap afrondt. Stop je halverwege, dan blijft er niets achter.

Informatie

Naam, en een optionele Beschrijving die alleen je team ziet.
Type. Een Eenmalige uitgifte gebeurt één keer, wanneer je op Nu uitgeven drukt. Een Terugkerende uitgifte wordt uitgevoerd volgens het schema dat je instelt.
Verzenden via systeem-e-mail. Of de e-mail voor voucherontvangers elke voucher aankondigt. De voucher wordt hoe dan ook uitgegeven, ook aan contacten die geen e-mail kunnen ontvangen.
E-mail om naartoe te sturen. Alleen zichtbaar als je account 2 of meer e-mails voor voucherontvangers heeft: kies welke deze vouchers aankondigt.

Doelgroep

Wie een voucher krijgt:

Alle contacten: elk contact van je account, bij elke uitvoering.
Verfijnen: kies dan Contactlijsten, Tiers of Selectie van contacten. Alleen de contacten in wat je kiest, krijgen een voucher.

De doelgroep wordt bij elke uitvoering opnieuw opgezocht, en daar draait een terugkerende uitgifte om: een tier of lijst blijft de huidige leden volgen. Een dynamische lijst wordt bijgewerkt zodra er iets met een contact gebeurt, en wordt daarnaast elke nacht volledig opnieuw opgebouwd. Zie Een contactenlijst maken voor wat een lijst meteen bijwerkt en wat wacht tot de lijst 's nachts opnieuw wordt opgebouwd.

Opnieuw verzenden

Alleen bij terugkerend, want een eenmalige uitgifte heeft geen latere uitvoering. Deze stap bepaalt of een contact dat al een voucher van deze uitgifte kreeg, er nog een krijgt:

Bij elke uitvoering
Eens per X dagen, met het aantal dagen dat je instelt
Eén keer per kalendermaand
Eén keer per kalenderjaar
Eenmalig per contact, dus maar één keer ooit

Inplannen

Alleen bij terugkerend. Kies de Frequentie en de tijd. De opties zijn Dagelijks, Weekdag, Wekelijks, Tweewekelijks, Maandelijks, Eerste dag van de maand, Laatste dag van de maand, Per kwartaal en Jaarlijks. De tijd is in de tijdzone van je account.

Je kunt ook een optionele Actieve periode toevoegen. Uitvoeringen buiten die periode worden overgeslagen in plaats van uitgegeven. Laat de start leeg om te beginnen zodra je de uitgifte activeert, en het einde leeg om door te gaan tot je pauzeert.

Bestaat de doelgroep uit contactlijsten, dan kan de tijd niet tussen 00:00 en 02:00 vallen, omdat elke dynamische lijst dan opnieuw wordt opgebouwd, en een uitvoering in dat tijdvak een half afgemaakte lijst zou kunnen lezen. 02:00 zelf mag ook niet. Het formulier toont dan Kies een tijd na 02:00.

De uitgifte starten

Een Eenmalige uitgifte wordt als Concept aangemaakt en wacht op jou. Druk op Nu uitgeven en bevestig. De bevestiging noemt eerst het aantal contacten, bijvoorbeeld Vouchers uitgeven aan 250 contacten?, zodat je een te brede doelgroep nog kunt opmerken. Klik op Vouchers uitgeven om door te gaan. Nu uitgeven is uitgeschakeld zolang de geschatte doelgroep 0 is.

Een Terugkerende uitgifte heeft een planning nodig voordat je hem kunt activeren. Zolang die ontbreekt, staat er Stel een planning in voordat je deze uitgifte activeert. Druk op Activeren en hij wordt volgens schema uitgevoerd. Pauzeren zet hem stil zonder dat er iets verloren gaat, en Activeren laat hem weer verdergaan. Bij een actieve terugkerende uitgifte kun je ook op Nu uitgeven drukken om hem één keer met de hand uit te voeren, naast het schema.

Zolang een eenmalige uitgifte nog een concept is, kun je hem aanpassen op het tabblad Informatie: de details, de doelgroep en de e-mail. Een terugkerende uitgifte blijft daar aanpasbaar, ook het opnieuw verzenden.

Andere acties op de pagina:

Dupliceer opent het instellen als Uitgifte dupliceren, ingevuld vanuit deze uitgifte. Zo maak je een variant zonder alles opnieuw te typen.
Verwijder is alleen beschikbaar bij een concept of een gepauzeerde uitgifte, en je bevestigt het in het venster Uitgifte verwijderen. De uitgifte en de geschiedenis van de uitvoeringen worden verwijderd. Vouchers die al zijn uitgegeven, blijven bij hun contacten.

De statussen

Concept: ingesteld maar nog nooit gestart.
Actief: een terugkerende uitgifte die volgens schema loopt, of een eenmalige uitgifte waarvan de enige uitvoering bezig is.
Gepauzeerd: een terugkerende uitgifte die je hebt stilgezet.
Voltooid: een eenmalige uitgifte die is uitgevoerd.
Bevat fouten: bij de laatste uitvoering kon de doelgroep niet worden bepaald. Controleer de instellingen. Een terugkerende uitgifte kun je daarna opnieuw activeren. Een eenmalige uitgifte met Bevat fouten kan niet opnieuw worden uitgevoerd: gebruik Dupliceer en geef de kopie uit.

De uitvoeringen volgen

Het tabblad Uitvoeringen toont elke uitvoering. Een uitvoering ontstaat als het schema afgaat, of als je op Nu uitgeven drukt en de uitgifte doorgaat. Wordt een handmatige Nu uitgeven geweigerd, bijvoorbeeld omdat iets in de instellingen niet klopt, dan krijg je een foutmelding en komt er geen uitvoering bij.

De kolommen zijn Begon om, Status, Trigger (Handmatig of Inplannen), Contacten, Uitgegeven, Mislukt, Overgeslagen en Voltooid op. Overgeslagen telt de contacten die door de instelling voor opnieuw verzenden zijn tegengehouden, en contacten die zijn verwijderd nadat de doelgroep was opgezocht.

Open een uitvoering om de contacten erin te zien en de vouchercode die elk contact kreeg. Stuurt de uitgifte een e-mail, dan zie je ook hoe die e-mail het deed: Aangemaakt, Verwerkt, Verstuurd, Afgeleverd, Uitgesteld, Bounced, Dropped, Spam rapport of Verzenden mislukt, met opens en clicks.

Een ontvanger staat op Uitgegeven, Mislukt met de reden, of E-mail mislukt. Dat laatste betekent dat het contact de voucher wel heeft, maar dat de aankondiging niet is verstuurd.

Als een uitvoering is overgeslagen

Een overgeslagen uitvoering betekent dat de uitgifte afging en bewust niets deed. De reden staat bij de uitvoering:

De promotie bestond niet meer, of was niet actief.
Er waren geen contactlijsten, tiers of contacten geselecteerd.
Een van de geselecteerde contactlijsten was niet actief.
De uitgifte had geen planning, of het schema was uitgeschakeld.
De uitvoering viel buiten de actieve periode van de uitgifte.
Op dat moment kwam niemand overeen met de doelgroep.
De contactgegevens werden op dat moment opnieuw opgebouwd. De volgende uitvoering pakt het op.

De meeste hiervan vragen om actie: een inactieve promotie of een lege contactlijst slaat elke uitvoering over tot je het oplost.

De andere tabbladen

Informatie toont de instellingen, de doelgroep met een schatting van hoeveel contacten dat nu zijn, en de e-mail die de vouchers aankondigt.

Inplannen is er bij terugkerende uitgiftes. Daar wijzig je later het schema en de actieve periode.

Activiteiten houdt bij wat er met de uitgifte zelf gebeurde: aangemaakt, gewijzigd, geactiveerd, gepauzeerd, schema gewijzigd, uitvoeringen gestart, overgeslagen of voltooid, en of de uitgifte door een fout is gedeactiveerd.