Benachrichtigungen über ausstehende Geschenkkartentransaktionen

Manche Kassenintegrationen, etwa Lightspeed, buchen eine Zahlung oder Aufladung mit einer Geschenkkarte zunächst als ausstehend und schließen sie ab, sobald der Verkauf an der Kasse abgeschlossen ist. Ist eine ausstehende Transaktion nach Ablauf ihrer Prüffrist noch offen, muss sich jemand darum kümmern, und wir informieren Ihr Team per E-Mail.

Wer die E-Mail standardmäßig erhält

Die E-Mails sind für jedes Geschenkkartenprogramm eingeschaltet, bis Sie sie ausschalten. Solange Sie keine Teammitglieder auswählen, gehen sie an die E-Mail-Adresse Ihres Kontos und an alle Administratoren des Kontos.

Festlegen, wer sie erhält und wann

Die Einstellungen gelten pro Geschenkkartenprogramm. Wiederholen Sie die Schritte also für jedes Programm.

1. Gehen Sie zu Store → Geschenkkarten und wählen Sie das Programm oben in der Seitenleiste unter Ausgewähltes Programm.
2. Öffnen Sie Einstellungen und scrollen Sie zu Ausstehende Transaktionen.
3. Klicken Sie auf das Zahnrad in der Zeile Benachrichtigungseinstellungen. Sehen Sie die Zeile nicht, klicken Sie auf Benachrichtigungen bearbeiten, wählen Sie E-Mail-Benachrichtigungen senden und klicken Sie auf Änderungen speichern.
4. Wählen Sie unter Teammitglieder, wer die E-Mail erhält. Lassen Sie das Feld leer, gehen die E-Mails weiterhin an die E-Mail-Adresse Ihres Kontos und an alle Administratoren.
5. Wählen Sie unter Wann senden eine Option:
   • Sobald es passiert: Die erste Transaktion, die geprüft werden muss, löst sofort eine E-Mail aus. Danach erhalten Sie höchstens 1 E-Mail pro Programm alle 24 Stunden.
   • Nach Zeitplan in einer E-Mail zusammengefasst: Wählen Sie die Wochentage und eine Zeit in der Zeitzone Ihres Kontos. Vorausgefüllt ist Montag um 09:00 Uhr. Die E-Mail wird nur gesendet, wenn seit der letzten E-Mail etwas Neues geprüft werden muss.
   • Keine E-Mail senden: Niemand erhält eine E-Mail.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Dieselben Einstellungen finden Sie auch unter Einstellungen → Benachrichtigungen: Klicken Sie bei Gift-Card-Transaktionen müssen überprüft werden auf Konfigurieren und wählen Sie zuerst das Geschenkkartenprogramm.

E-Mails ausschalten

1. Klicken Sie auf das Zahnrad in der Zeile Benachrichtigungseinstellungen, wählen Sie Keine E-Mail senden und klicken Sie auf Speichern.
2. Um auch die Zeile auszublenden, klicken Sie auf Benachrichtigungen bearbeiten, wählen Sie Keine E-Mail-Benachrichtigungen senden und klicken Sie auf Änderungen speichern.

Was eine E-Mail auslöst

Alle 5 Minuten suchen wir nach ausstehenden Transaktionen, deren Prüffrist abgelaufen ist, und markieren sie zur Prüfung. Die Kassenintegration legt diese Frist fest, wenn sie die Transaktion anlegt. Eine Transaktion ohne Frist löst daher nie eine E-Mail aus.

Die E-Mail weist darauf hin, dass Transaktionen auf Prüfung warten, und verlinkt direkt auf den Tab Ausstehende Transaktionen. Die Benachrichtigung erscheint außerdem im Dashboard, unabhängig von Ihrer E-Mail-Einstellung.

Eine ausstehende Transaktion bearbeiten

1. Gehen Sie zu Store → Geschenkkarten und prüfen Sie das Programm unter Ausgewähltes Programm. Die Liste zeigt nur die Transaktionen dieses Programms.
2. Öffnen Sie Transaktionen und dann den Tab Ausstehende Transaktionen. Dort stehen alle offenen Transaktionen, vor und nach Ablauf ihrer Prüffrist.
3. Klicken Sie auf Bestätigen, um die Transaktion auf die Karte zu buchen, zum Beispiel wenn der Kontakt an der Kasse bezahlt hat. Klicken Sie auf Ablehnen, wenn der Verkauf nicht zustande gekommen ist: Dann wird nichts auf die Karte gebucht.

Beide Schaltflächen wirken sofort, ohne Rückfrage. Mehr zum Lesen von Transaktionen finden Sie unter Guthaben und Transaktionen von Geschenkkarten finden.

Wenn niemand eine E-Mail erhält

• Keine E-Mail senden ist gewählt, oder Keine E-Mail-Benachrichtigungen senden ist für dieses Programm ausgewählt. Beides gilt pro Programm, prüfen Sie also das richtige.
• Bei Sobald es passiert hat dieses Programm in den letzten 24 Stunden bereits eine E-Mail gesendet.
• Bei einem Zeitplan wartet die E-Mail auf den nächsten gewählten Tag und die gewählte Uhrzeit.
• Die Kasse hat der Transaktion keine Prüffrist gegeben, deshalb wird sie nie zur Prüfung markiert. Sie steht trotzdem unter Ausstehende Transaktionen.
• Ein Teammitglied, das das Konto verlassen hat, wird übersprungen.