Meldingen over openstaande cadeaukaarttransacties

Sommige kassa-integraties, zoals Lightspeed, boeken een betaling of opwaardering met een cadeaukaart eerst als openstaand en ronden die af zodra de verkoop op de kassa klaar is. Staat een openstaande transactie nog open als de beoordelingstermijn voorbij is, dan moet iemand ernaar kijken, en we mailen je team daarover.

Wie de e-mail standaard krijgt

De e-mails staan aan voor elk cadeaukaartprogramma, tot je ze uitzet. Zolang je geen teamleden kiest, gaan ze naar het e-mailadres van je account en naar alle beheerders van het account.

Kiezen wie ze krijgt en wanneer

De instellingen gelden per cadeaukaartprogramma, dus herhaal dit voor elk programma.

1. Ga naar Store → Cadeaukaarten en kies het programma bij Geselecteerd programma bovenaan de zijbalk.
2. Open Instellingen en scrol naar Openstaande transacties.
3. Klik op het tandwiel bij de regel Meldingsinstellingen. Zie je die regel niet? Klik dan op Meldingen bewerken, kies E-mailmeldingen versturen en klik op Wijzigingen opslaan.
4. Kies bij Teamleden wie de e-mail krijgt. Laat je het leeg, dan gaan de e-mails naar het e-mailadres van je account en alle beheerders.
5. Kies bij Wanneer versturen een van deze opties:
   • Zodra het gebeurt: de eerste transactie die beoordeeld moet worden, stuurt meteen een e-mail. Daarna krijg je maximaal 1 e-mail per programma per 24 uur.
   • Verzameld in één e-mail volgens een planning: kies de dagen en een Tijd, in de tijdzone van je account. Maandag om 09:00 is al ingevuld. De e-mail gaat alleen de deur uit als er sinds de vorige iets nieuws te beoordelen is.
   • Geen e-mail versturen: niemand krijgt een e-mail.
6. Klik op Opslaan.

Je kunt dezelfde instellingen ook wijzigen onder Instellingen → Meldingen: klik bij Cadeaukaarttransacties moeten worden beoordeeld op Configureer en kies eerst het Cadeaukaartprogramma.

De e-mails uitzetten

1. Klik op het tandwiel bij de regel Meldingsinstellingen, kies Geen e-mail versturen en klik op Opslaan.
2. Wil je de regel ook verbergen? Klik op Meldingen bewerken, kies Geen e-mailmeldingen versturen en klik op Wijzigingen opslaan.

Wanneer er een e-mail komt

Elke 5 minuten zoeken we naar openstaande transacties waarvan de beoordelingstermijn voorbij is, en markeren we ze voor beoordeling. De kassa-integratie stelt die termijn in als ze de transactie aanmaakt, dus een transactie zonder termijn levert nooit een e-mail op.

De e-mail meldt dat er transacties op beoordeling wachten en linkt naar het tabblad Openstaande transacties. De melding staat ook in het dashboard, wat je ook kiest voor e-mail.

Een openstaande transactie afhandelen

1. Ga naar Store → Cadeaukaarten en controleer het programma bij Geselecteerd programma. De lijst toont alleen de transacties van dat programma.
2. Open Transacties en daarna het tabblad Openstaande transacties. Daar staat elke openstaande transactie, voor en na de beoordelingstermijn.
3. Klik op Bevestigen om de transactie op de kaart te boeken, bijvoorbeeld als het contact aan de kassa heeft betaald. Klik op Afwijzen als de verkoop niet is doorgegaan: dan wordt er niets op de kaart geboekt.

Beide knoppen werken meteen, zonder bevestigingsvraag. Zie Saldi en transacties van cadeaukaarten bekijken voor meer over transacties lezen.

Als niemand een e-mail krijgt

• Geen e-mail versturen is gekozen, of Geen e-mailmeldingen versturen is gekozen voor dit programma. Beide gelden per programma, dus controleer het juiste.
• Bij Zodra het gebeurt heeft dit programma de afgelopen 24 uur al een e-mail verstuurd.
• Bij een planning wacht de e-mail tot de volgende dag en tijd die je koos.
• De kassa heeft de transactie geen beoordelingstermijn gegeven, dus wordt ze nooit gemarkeerd voor beoordeling. Ze staat wel onder Openstaande transacties.
• Een teamlid dat het account heeft verlaten, wordt overgeslagen.