Die DSGVO und Ihre Kontakte: wofür Sie verantwortlich sind, und wie Leat hilft

Nach der DSGVO sind Sie der Verantwortliche für die Daten Ihrer Kontakte: Sie entscheiden, was Sie erheben, warum Sie es erheben und was Sie Ihren Kontakten senden. Leat ist Ihr Auftragsverarbeiter: Wir speichern und verarbeiten diese Daten für Sie, und nur für Sie. Dafür zu sorgen, dass Ihr Treueprogramm und Ihr Marketing der DSGVO entsprechen, liegt also in Ihrer Verantwortung.

Leat sorgt dafür, dass der richtige Weg der einfache ist. Marketing erreicht nur Kontakte, die zugestimmt haben, jede Marketing-E-Mail bietet einen Ausweg, und Kontakte, die eine E-Mail als Spam melden, werden abgemeldet. Dieser Artikel zeigt, was geregelt ist und was weiterhin bei Ihnen liegt. Er ist keine Rechtsberatung: Wenn Sie unsicher sind, was für Ihr Unternehmen gilt, fragen Sie einen Datenschutzanwalt.

Wer wofür verantwortlich ist

Sie, als Verantwortlicher:

• Eine Rechtsgrundlage für die Daten haben, die Sie erheben, etwa die Einwilligung Ihrer Kontakte.
• Ihren Kontakten in Ihrer eigenen Datenschutzerklärung mitteilen, was Sie mit ihren Daten tun.
• Marketing nur an Kontakte senden, die zugestimmt haben, und damit aufhören, wenn sie widersprechen.
• Kontakten antworten, die ihre Daten einsehen, berichtigen oder löschen lassen möchten.

Leat, als Auftragsverarbeiter:

• Die Daten Ihrer Kontakte nur in Ihrem Auftrag verarbeiten, nie für eigene Zwecke.
• Sie innerhalb von 48 Stunden nach Entdeckung über eine Datenpanne informieren.
• Eine Anfrage eines Ihrer Kontakte, die bei uns eingeht, innerhalb einer Woche an Sie weitergeben.
• Ihre Daten löschen oder zurückgeben, wenn Ihr Vertrag endet.

Das ist in unserem Auftragsverarbeitungsvertrag festgelegt.

Marketing geht nur an Kontakte, die zugestimmt haben

Jede Kampagne, automatisierte E-Mail und wiederkehrende E-Mail gehört zu einem Abonnementtyp und erreicht nur die Kontakte, die dafür angemeldet sind. Der Abonnementtyp Marketing eines neuen Accounts verwendet die Strategie Opt-In: Kontakte sind zunächst nicht angemeldet und erhalten erst E-Mails, wenn sie sich anmelden, zum Beispiel mit dem Marketing-Opt-in in einem Formular.

Wenn Sie nachweisen möchten, dass jeder Abonnent es wirklich wollte, verwenden Sie die Strategie Double Opt-in. Die Anmeldung schickt dem Kontakt dann eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, und er erhält erst E-Mails, wenn er bestätigt hat. Siehe Abonnementtypen: eine Strategie wählen, und was die Detailseite zeigt.

Jede Marketing-E-Mail bietet einen Ausweg

• Ein Abmeldelink ist Pflicht. Eine Kampagne, automatisierte E-Mail oder wiederkehrende E-Mail ohne Abmeldelink oder Link zu den Abonnementeinstellungen wird abgelehnt. Nur E-Mails mit einem funktionalen Abonnementtyp, etwa eine Login-E-Mail, brauchen keinen.
• Kontakte entscheiden selbst. Der Abmeldelink öffnet eine Seite, auf der der Kontakt mit einer Schaltfläche bestätigt, und auf der Seite mit den Abonnementeinstellungen schaltet er jeden Abonnementtyp ein oder aus. Siehe Die Seite mit den Abonnementeinstellungen bearbeiten, die Ihre Kontakte sehen.
• Eine Spam-Meldung zählt als Widerspruch. Standardmäßig wird ein Kontakt, der Ihre E-Mail als Spam meldet, abgemeldet, ebenso ein Kontakt, dessen Adresse einen Hard Bounce erzeugt. Siehe Bounces und Spam-Meldungen: warum ein Kontakt Ihre E-Mails nicht mehr erhält, und was Sie tun können.
• Kein Marketing über den Wallet-Pass. Eine Benachrichtigung auf einem Wallet-Pass hat keinen Abmeldelink und nichts, wovon man sich abmelden könnte, deshalb lässt Leat Sie darüber kein Marketing senden. Siehe Kann ich allen mit einem Wallet-Pass eine Push-Nachricht senden?

Wenn Sie diese Schutzmaßnahmen umgehen, liegt das bei Ihnen

Die Schutzmaßnahmen oben sind Voreinstellungen, keine Sperren. Leat lässt Sie sie ändern, weil Sie manchmal einen guten Grund haben, etwa eine Einwilligung, die Sie anderswo festgehalten haben. Wenn Sie das tun, liegt die Verantwortung bei Ihnen. Zum Beispiel:

• Kontakte in großer Zahl anmelden. Ein Marketing-Import meldet alle in Ihrer Datei an, auch Kontakte, die sich selbst abgemeldet haben. Siehe Viele Kontakte auf einmal für Marketing anmelden, und wann Sie es lassen sollten.
• Die Strategie Opt-Out verwenden. Sie meldet jeden neuen Kontakt automatisch an, ohne ihn zu fragen.
• Die Abmeldung nach einer Spam-Meldung ausschalten. Kontakte, die Ihre E-Mail als Spam gemeldet haben, erhalten sie dann weiterhin.

Leat kann nicht prüfen, ob ein Kontakt wirklich zugestimmt hat. Tun Sie das nur für Kontakte, von denen Sie wissen, dass sie zugestimmt haben, und halten Sie das fest.

Wenn ein Kontakt nach seinen Daten fragt

• Um seine Daten einzusehen. Öffnen Sie den Kontakt, klicken Sie in der Seitenleiste auf Daten, öffnen Sie das Aktionsmenü (die drei Punkte) und wählen Sie Personenbezogene Daten exportieren. Bestätigen Sie mit Exportieren. So entsteht eine Datei mit allen personenbezogenen Daten, die über den Kontakt gespeichert sind. Sie landen dann auf der Seite des Exports, wo Sie auf Herunterladen klicken, sobald er fertig ist. Teilen Sie die Datei nur mit dem Kontakt selbst.
• Um seine Daten zu berichtigen. Bearbeiten Sie sein Profil auf derselben Seite Daten. Siehe Einen Kontakt manuell hinzufügen.
• Um kein Marketing mehr zu erhalten. Melden Sie ihn in seinem Profil ab: Klicken Sie in der Seitenleiste auf Marketing und verwenden Sie den Tab Abonnements.
• Um gelöscht zu werden. Löschen Sie den Kontakt. Damit werden er und alles, was mit ihm verknüpft ist, endgültig entfernt. Siehe Einen Kontakt löschen.

Die Regeln selbst

• Die DSGVO, Verordnung (EU) 2016/679: der vollständige Gesetzestext auf EUR-Lex, der offiziellen Rechtsdatenbank der EU. Artikel 21 regelt das Widerspruchsrecht gegen Direktwerbung.
• Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter?: vom Europäischen Datenschutzausschuss, in dem die Datenschutzbehörden der EU-Länder zusammenarbeiten.
• Die Rechte von Personen achten: aus dem Datenschutzleitfaden für kleine Unternehmen desselben Ausschusses.
• Datenschutzkonferenz: das Gremium der deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden. Für Unternehmen ist die Datenschutzbehörde Ihres Bundeslandes zuständig.