Geschenkkarten in einem Durchgang an eine Gruppe von Kontakten ausstellen

Mit einer Ausgabe stellen Sie Geschenkkarten in einem Durchgang an eine Gruppe von Kontakten aus: Sie erstellen eine Liste mit Kontakten und Beträgen, prüfen sie und erzeugen dann alle Karten auf einmal. Jeder Kontakt erhält eine eigene Karte und kann automatisch per E-Mail darüber informiert werden.

Nutzen Sie das für Mitarbeitergeschenke, eine Entschädigungsrunde, eine Firmenbestellung oder alles, wofür Sie sonst Karte für Karte erstellen würden.

Sie finden es unter Store → Geschenkkarten → Ausstellungen. Eine Ausgabe gehört zu dem Geschenkkartenprogramm, das oben in der Seitenleiste ausgewählt ist. Wählen Sie also zuerst das richtige Programm.

Eine Ausgabe anlegen

Klicken Sie auf Neue Ausgabe und füllen Sie Folgendes aus:

Name. Woran Sie die Ausgabe in der Liste wiedererkennen.
Optionale Beschreibung hinzufügen. Aktivieren Sie dies, um eine Beschreibung hinzuzufügen. Sie ist intern: Nur Ihr Team sieht sie. Halten Sie darin fest, warum diese Geschenkkarten ausgegeben wurden.
Unternehmensprofil. Pflichtfeld. Die Karten werden an diesem Standort erstellt.
Per System-E-Mail senden. Standardmäßig aktiviert. Deaktivieren Sie es, um die Geschenkkarten auszustellen, ohne jemanden zu benachrichtigen. Hat Ihr Account mehr als eine E-Mail für Geschenkkartenempfänger, wählen Sie außerdem, welche die Karten ankündigt.
Erweiterbar. Standardmäßig deaktiviert. Legt fest, ob die Karten nach dem Aufladen noch weiter aufgeladen werden können. Bleibt es deaktiviert, lässt sich eine Karte nach ihrer ersten Aufladung nicht mehr aufladen. Einlösen lässt sie sich weiterhin.

Klicken Sie auf Erstellen. Die Ausgabe öffnet sich als Entwurf, noch ohne Empfänger.

Empfänger hinzufügen

Auf dem Tab Empfänger gibt es zwei Wege, solange die Ausgabe noch ein Entwurf ist.

Einzeln. Suchen Sie den Kontakt, geben Sie den Betrag ein und klicken Sie auf Empfänger hinzufügen. Der Betrag bleibt für die nächste Person stehen, weil ein Betrag für eine ganze Liste der Normalfall ist.

Ein Kontakt kann nur einmal auf einer Ausgabe stehen. Fügen Sie jemanden hinzu, der schon auf der Liste steht, öffnet sich ein Dialog: Dieser Kontakt steht bereits auf der Liste. Er zeigt den Betrag, den die Person bereits erhalten soll. Klicken Sie auf Betrag aktualisieren, um ihn durch den neuen zu ersetzen, oder auf Absagen, um ihn unverändert zu lassen. In beiden Fällen erhält der Kontakt 1 Karte, nicht 2. Mit dem Papierkorbsymbol in einer Zeile entfernen Sie jemanden wieder.

Aus einer Tabelle. Klicken Sie auf Empfänger importieren, um einen Import zu starten. Starten Sie ihn in der Ausgabe selbst und nicht über die Importseite, damit der Import weiß, welche Ausgabe er füllt. Die Datei braucht 2 Spalten:

die E-Mail-Adresse des Kontakts. Sie muss zu einem Kontakt gehören, den Sie bereits haben. Eine Zeile mit einer E-Mail-Adresse, die kein Kontakt ist, schlägt fehl.
den Betrag, in Ihrer Währung und nicht in Cent: 25 bedeutet 25 Euro. Er muss größer als 0 sein.

Der Import füllt nur die Liste. Es wird keine Karte erstellt und keine E-Mail gesendet, bis Sie ausstellen.

Ein Import warnt nicht vor Kontakten, die schon auf der Liste stehen. Er überschreibt ihren Betrag ohne Hinweis: Steht ein Kontakt zweimal in der Datei, gilt die letzte Zeile, und wenn Sie dieselbe Datei erneut importieren, werden die Beträge erneut überschrieben. Prüfen Sie die Liste also, bevor Sie ausstellen.

Ausstellen

Klicken Sie auf Geschenkkarten ausstellen. Die Bestätigung zeigt genau, was passieren wird: wie viele Karten, ihr Gesamtwert und ob jeder Kontakt eine E-Mail erhält. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

Zwei Dinge stoppen den Durchlauf, bevor auch nur eine Karte erstellt wird:

eine Ausgabe ohne Empfänger
eine Empfänger-E-Mail, die ihre Prüfungen nicht besteht. Das ist Absicht: Eine fehlerhafte E-Mail würde bedeuten, Karten auszugeben, von denen niemand erfährt.

Während des Durchlaufs lautet der Status Wird ausgegeben, und die Empfängerzeilen wechseln auf Ausgestellt, sobald ihre Karte erstellt ist. Eine große Ausgabe kann einige Minuten dauern. Sie können die Seite verlassen.

Die Status

Entwurf. Wird noch aufgebaut. Nur in diesem Status können Sie die Einstellungen oder die Empfänger ändern.
Wird ausgegeben. Der Durchlauf läuft.
Abgeschlossen. Jeder Empfänger hat seine Karte erhalten, und jede E-Mail wurde gesendet.
Mit Fehlern abgeschlossen. Mindestens ein Empfänger hat keine Karte oder keine E-Mail erhalten. Dazu zählen auch alle, bis zu denen der Durchlauf nicht mehr gekommen ist. Das Banner zeigt, wie viele Karten ausgestellt wurden, und die Empfängerzeilen zeigen, was schiefgelaufen ist.

Sobald das Ausstellen begonnen hat, ist die Empfängerliste der Nachweis dessen, was ausgegeben wurde, und kann deshalb nicht mehr geändert werden.

Die Empfängertabelle lesen

Jede Zeile zeigt den Kontakt, den Betrag, den Status, die erstellte Karte und wann sie erstellt wurde.

Ausstehend. Noch nicht ausgestellt.
Ausgestellt. Die Karte existiert und ist in der Zeile verlinkt, sodass Sie sie öffnen können.
Fehlgeschlagen. Keine Karte. Der Grund steht unter dem Status.
E-Mail fehlgeschlagen. Die Karte existiert, aber die Ankündigung wurde nicht gesendet.

Diese beiden Fälle lösen Sie unterschiedlich. Eine Ausgabe lässt sich nicht erneut starten und hat keine eigene Schaltfläche zum erneuten Senden. Bei E-Mail fehlgeschlagen öffnen Sie die Karte aus der Zeile und verwenden An Empfänger senden auf ihrem Tab Empfänger. Bei Fehlgeschlagen erstellen Sie die fehlende Karte selbst, zum Beispiel mit Neue Geschenkkarte unter Karten oder mit einer neuen Ausgabe nur für diese Kontakte.

Wenn die Ausgabe eine E-Mail sendet, verfolgt eine zusätzliche Spalte die Zustellung: Erstellt, Gesendet, Verarbeitet, Zurückgestellt, Geliefert, Bounced, Verworfen, Spam-Bericht oder Senden fehlgeschlagen, mit den Öffnungen und Klicks daneben. Alles nach Gesendet kommt vom Mailanbieter und kann daher einen Moment dauern.

Die anderen Tabs

Information zeigt die Einstellungen, die Sie zu Beginn ausgefüllt haben, aufgeteilt in Abschnitte:

Einzelheiten: Name und Beschreibung. Ändern Sie sie mit Details bearbeiten.
Unternehmensprofil: Ändern Sie es mit Unternehmensprofil bearbeiten.
E-Mail: ob die Karten angekündigt werden. Klicken Sie auf E-Mail bearbeiten und wählen Sie System-E-Mail nicht senden oder Per System-E-Mail senden. Haben Sie 2 oder mehr E-Mails für Geschenkkartenempfänger, wählen Sie unter Zu sendende E-Mail außerdem eine aus. Der Name der gewählten E-Mail verlinkt auf deren eigene Seite.
Empfänger: wie viele Empfänger es gibt und ihr Gesamtwert, plus ein Link zum Import, falls Sie einen verwendet haben.

Klicken Sie auf Änderungen speichern, um einen Abschnitt zu speichern. Die Bearbeiten-Schaltflächen erscheinen nur, solange die Ausgabe ein Entwurf ist.

Aktivitäten ist das Protokoll: Ausgabe erstellt, Ausgabe geändert, Geschenkkarten ausgestellt, Ausstellen abgeschlossen, jeweils mit Zeitstempel und den Summen.

Gut zu wissen

Die E-Mail wird beim Start des Durchlaufs festgeschrieben. Wenn Sie diese E-Mail zwischendurch bearbeiten oder neu veröffentlichen, wird eine Ausgabe also nie auf zwei Versionen verteilt, und die Ausgabe zeigt weiterhin, was tatsächlich gesendet wurde.

Ein fehlerhafter Kontakt hält den Rest nicht auf. Bei einem fehlgeschlagenen Empfänger wird der Grund festgehalten, und die anderen Personen auf der Liste erhalten ihre Karten trotzdem.

Ausgestellte Geschenkkarten bleiben bei ihren Kontakten. Wenn Sie eine davon rückgängig machen müssen, deaktivieren Sie diese Karte auf ihrer eigenen Seite. Eine Geschenkkarte deaktivieren erklärt, wie das geht.