Cadeaukaarten in één keer uitgeven aan een groep contacten

Met een uitgifte geef je in één keer cadeaukaarten aan een groep contacten: je bouwt een lijst van contacten met bedragen, controleert die, en maakt daarna alle kaarten tegelijk aan. Elk contact krijgt een eigen kaart en kan daar automatisch een e-mail over ontvangen.

Gebruik dit voor personeelscadeaus, een compensatieronde, een zakelijke bestelling, of alles waarvoor je anders kaart voor kaart zou aanmaken.

Je vindt het onder Store → Cadeaukaarten → Uitgiftes. Een uitgifte hoort bij het cadeaukaartprogramma dat bovenaan de zijbalk is geselecteerd, dus kies eerst het juiste programma.

Een uitgifte aanmaken

Klik op Nieuwe uitgifte en vul in:

Naam. Hoe je de uitgifte later terugvindt in de lijst.
Voeg een optionele beschrijving toe. Zet dit aan om een Beschrijving toe te voegen. Die is intern: alleen je team ziet hem, dus gebruik hem om vast te leggen waarom deze cadeaukaarten zijn uitgegeven.
Bedrijfsprofiel. Verplicht. De kaarten worden op deze locatie aangemaakt.
Verzenden via systeem-e-mail. Staat standaard aan. Zet dit uit om de cadeaukaarten uit te geven zonder iemand op de hoogte te stellen. Heb je meer dan één e-mail voor cadeaukaartontvangers, dan kies je ook welke de kaarten aankondigt.
Opwaardeerbaar. Staat standaard uit. Of de kaarten na het laden nog kunnen worden opgewaardeerd. Laat je dit uit, dan kan een kaart na de eerste lading niet meer worden opgewaardeerd. Besteden kan wel.

Klik op Aanmaken. De uitgifte opent als Concept, nog zonder ontvangers.

Ontvangers toevoegen

Op het tabblad Ontvangers kan dit op twee manieren, zolang de uitgifte nog een concept is.

Eén voor één. Zoek het contact, vul het bedrag in en klik op Ontvanger toevoegen. Het bedrag blijft staan voor de volgende persoon, omdat één bedrag voor een hele lijst het normale geval is.

Een contact kan maar één keer op een uitgifte staan. Voeg je iemand toe die er al op staat, dan opent er een venster: Dit contact staat al op de lijst. Daarin zie je het bedrag dat die persoon al krijgt. Klik op Bedrag bijwerken om het te vervangen door het nieuwe bedrag, of op Annuleren om het te laten zoals het was. In beide gevallen krijgt het contact 1 kaart, niet 2. Met het prullenbakicoon op een regel haal je iemand er weer af.

Vanuit een spreadsheet. Klik op Ontvangers importeren om een import te starten. Start die vanuit de uitgifte zelf en niet vanaf de importpagina, zodat de import weet welke uitgifte gevuld moet worden. Het bestand heeft 2 kolommen nodig:

het e-mailadres van het contact, dat moet horen bij een contact dat je al hebt. Een regel met een e-mailadres dat geen contact is, mislukt.
het bedrag, in je valuta en niet in centen: 25 betekent 25 euro. Het moet hoger zijn dan 0.

De import vult alleen de lijst. Er wordt geen kaart aangemaakt en geen e-mail verstuurd tot je uitgeeft.

Een import waarschuwt niet voor contacten die al op de lijst staan. Hij overschrijft hun bedrag zonder melding: staat een contact twee keer in het bestand, dan geldt de laatste regel, en importeer je hetzelfde bestand opnieuw, dan worden de bedragen opnieuw overschreven. Controleer de lijst dus voordat je uitgeeft.

Uitgeven

Klik op Cadeaukaarten uitgeven. De bevestiging vertelt precies wat er gaat gebeuren: hoeveel kaarten, welke totale waarde, en of elk contact een e-mail krijgt. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

Twee dingen blokkeren de uitgifte voordat er één kaart is aangemaakt:

een uitgifte zonder ontvangers
een e-mail voor ontvangers die de controles niet doorstaat, en dat is met opzet: een kapotte e-mail zou betekenen dat je kaarten uitdeelt waarover niemand iets hoort

Tijdens het uitgeven is de status Uitgifte bezig, en springen de regels van de ontvangers op Uitgegeven zodra hun kaart is aangemaakt. Een grote uitgifte kan een paar minuten duren. Je kunt de pagina gerust verlaten.

De statussen

Concept. Nog in opbouw. Alleen in deze status kun je de instellingen en de ontvangers nog wijzigen.
Uitgifte bezig. De uitgifte loopt.
Voltooid. Elke ontvanger heeft een kaart gekregen, en elke e-mail is verstuurd.
Voltooid met fouten. Minstens één ontvanger heeft geen kaart of geen e-mail gekregen. Dat geldt ook voor iedereen aan wie de uitgifte niet meer is toegekomen. De banner laat zien hoeveel kaarten er zijn uitgegeven, en de regels van de ontvangers laten zien wat er misging.

Zodra het uitgeven is gestart, is de lijst met ontvangers het bewijs van wat er is weggegeven, en daarom kun je hem niet meer wijzigen.

De tabel met ontvangers lezen

Elke regel toont het contact, het bedrag, de status, de aangemaakte kaart en wanneer die is aangemaakt.

In afwachting. Nog niet uitgegeven.
Uitgegeven. De kaart bestaat en staat als link in de regel, zodat je hem kunt openen.
Mislukt. Geen kaart. De reden staat onder de status.
E-mail mislukt. De kaart bestaat wel, maar de aankondiging is niet verstuurd.

Die twee los je verschillend op. Een uitgifte kan niet opnieuw worden gestart en heeft zelf geen knop om opnieuw te versturen. Bij E-mail mislukt open je de kaart vanuit de regel en gebruik je Verzenden naar ontvanger op het tabblad Ontvangers. Bij Mislukt maak je de ontbrekende kaart zelf aan, bijvoorbeeld met Nieuwe cadeaukaart onder Kaarten, of met een nieuwe uitgifte voor alleen die contacten.

Verstuurt de uitgifte een e-mail, dan volgt een extra kolom de bezorging: Aangemaakt, Verstuurd, Verwerkt, Uitgesteld, Afgeleverd, Bounced, Dropped, Spam rapport of Verzenden mislukt, met daarnaast de opens en clicks. Alles na Verstuurd komt van de mailprovider, dus dat kan even duren.

De andere tabbladen

Informatie toont de instellingen die je bij het aanmaken hebt ingevuld, verdeeld over onderdelen:

Details: de Naam en Beschrijving. Wijzig ze met Details bewerken.
Bedrijfsprofiel: wijzig het met Bedrijfsprofiel bewerken.
E-mail: of de kaarten worden aangekondigd. Klik op Bewerk e-mail en kies Systeeme-mail niet verzenden of Verzenden via systeem-e-mail. Heb je 2 of meer e-mails voor cadeaukaartontvangers, dan kies je er ook een onder E-mail om te versturen. De naam van de gekozen e-mail linkt naar de eigen pagina van die e-mail.
Ontvangers: hoeveel ontvangers er zijn en hun Totale waarde, plus een link naar de import als je er een hebt gebruikt.

Klik op Wijzigingen opslaan om een onderdeel op te slaan. De bewerkknoppen zijn er alleen zolang de uitgifte een concept is.

Activiteiten is het logboek: uitgifte aangemaakt, uitgifte gewijzigd, cadeaukaarten uitgegeven, uitgifte voltooid, elk met een tijdstip en de totalen.

Een paar dingen om te weten

De e-mail wordt vastgezet op het moment dat de uitgifte start. Bewerk of publiceer je die e-mail halverwege, dan raakt één uitgifte nooit over twee versies verdeeld, en blijft zichtbaar wat er echt is verstuurd.

Eén mislukt contact houdt de rest niet tegen. Bij een mislukte ontvanger wordt de reden vastgelegd, en de andere mensen op de lijst krijgen gewoon hun kaart.

Cadeaukaarten die zijn uitgegeven blijven bij hun contacten. Wil je er één ongedaan maken, deactiveer die kaart dan op zijn eigen pagina. Een cadeaukaart deactiveren legt uit hoe.