Campagnes: een eenmalige e-mail versturen, en alle opties

Een campagne is een e-mail die je één keer verstuurt, naar de contacten die je kiest, op een moment dat je zelf bepaalt. Je schrijft hem in de e-maileditor, bepaalt wie hem ontvangt, en verstuurt hem daarna direct of plant hem in voor later.

Campagnes, terugkerende e-mails en automations

Alle drie versturen e-mail, en ze beantwoorden verschillende vragen:

• Een campagne gaat één keer uit, op een moment dat jij kiest.
• Een terugkerende e-mail gaat steeds opnieuw uit, en controleert elke keer opnieuw wie in aanmerking komt.
• Een automation reageert op iets dat een contact doet, op het moment dat het gebeurt.

Merk je dat je elke maand dezelfde campagne dupliceert, dan wil je eigenlijk een terugkerende e-mail. Een campagne is voor het eenmalige: een nieuwsbrief, een productlancering, een seizoensaanbieding.

Een campagne aanmaken

1. Ga naar Marketing en vervolgens Campagnes.
2. Klik rechtsboven op Campagne toevoegen.
3. Kies een template uit je eigen bibliotheek of een van de globale templates, of begin helemaal opnieuw met een lege campagne.

Je komt in de editor terecht, met vier tabbladen bovenaan: Inhoud, Informatie, Ontvangers en Verzendtijd. Je kunt ze in willekeurige volgorde invullen, en wat je schrijft wordt onderweg opgeslagen. Met Later afmaken sluit je de editor en blijft de campagne staan als concept dat je vanuit het campagneoverzicht weer oppakt.

De e-mail schrijven

Het tabblad Inhoud is de e-maileditor, met links een paneel met vier onderdelen:

• Tags zijn de merge tags die je in de e-mail zet om hem te personaliseren. Elke tag wordt bij verzending vervangen door de eigen waarde van die ontvanger.
• Acties is waar je een beloning koppelt. Zie hieronder.
• Bestanden toont de bestanden in je account, zodat je er een link naartoe in de e-mail kunt zetten.
• Template bewaart het ontwerp waar je aan werkt als template, zodat je volgende campagne daarmee kan beginnen.

Meer over het schrijven van de e-mail zelf staat in Hoe maak je een e-mail.

Eén regel is handig om te weten voordat je aan het eind komt: een marketing-e-mail heeft een afmeldlink in de body nodig, en zonder die link kun je hem niet versturen. De uitzondering is een e-mail met een functioneel abonnementstype, want dat is geen marketing en heeft er geen nodig.

Een beloning koppelen

Een campagne kan samen met het bericht iets uitdelen. Op het paneel Acties kies je één Actietype:

• Vouchers. Een voucher uit een promotie die je kiest.
• Cadeaukaarten. Een cadeaukaart voor een vast bedrag.
• Punten. Worden toegevoegd aan het loyaliteitssaldo van het contact.
• Loyaliteitstoken. Een token dat het contact claimt door vanuit de e-mail door te klikken.

Een campagne draagt er hooguit één, en die wordt per ontvanger uitgegeven op het moment dat de campagne verstuurt. Het controlescherm toont je een schatting van wat er wordt uitgedeeld voordat je bevestigt, onder Resultaat van email actie (schatting). Ontbreekt er iets aan de beloning, bijvoorbeeld een promotie of een winkel, dan wordt de campagne niet verstuurd totdat je dat oplost.

Een naam geven en kiezen van wie hij komt

Het tabblad Informatie bevat:

• Naam van je campagne, waaraan je hem in het overzicht herkent. Contacten zien die nooit.
• Onderwerp, dat zien ze wel. Merge tags werken hier ook.
• Afzender profiel, de naam en het adres waarvandaan de e-mail uitgaat.
• Abonnementstype, dat bepaalt wie als geabonneerd telt. Voor een nieuwsbrief of een aanbieding is dat een marketingtype.
• Google Analytics-tags aan links toevoegen, dat elke link in de e-mail voorziet van tags voor Google Analytics. De links krijgen de naam van de campagne mee, of zet De naam van de e-mail gebruiken uit om de campagne een eigen UTM-campagnenaam te geven. Wat de tags zijn en waar je ze in Google Analytics vindt, staat in De websitebezoeken en verkopen uit een e-mail terugzien in Google Analytics.

De voorbeeldtekst, ook wel preheader of pre-header genoemd, staat niet op dit tabblad. Dat is de korte regel die inboxen naast het onderwerp tonen, en die hoort bij het ontwerp: open op het tabblad Inhoud rechts in de editor Instellingen en vul onder Algemeen de Voorbeeldtekst in. Zie Hoe maak je een e-mail.

Wie hem ontvangt

Op het tabblad Ontvangers bepaal je wie in beeld is. Er zijn twee keuzes:

• Alle contacten stuurt naar elk geabonneerd contact in je account.
• Verfijnen stuurt naar een deel van ze. Kies Contactlijsten, Tiers of Selectie van contacten, en kies daarna welke.

Contactlijsten is de optie voor als de groep wordt bepaald door gegevens in plaats van bij naam: iedereen in een stad, iedereen boven een aantal punten, iedereen die een tijd niet is geweest. Tiers bereikt iedereen die op dat moment in de gekozen tiers zit, en Selectie van contacten is een vaste set die je met de hand kiest.

Twee regels gelden ongeacht je keuze. Een contact dat niet geabonneerd is op het abonnementstype van de campagne wordt nooit gemaild, dus de abonnementscontrole staat boven op je keuze in plaats van ernaast. En een contact wordt maar één keer gemaild, ook als het in drie van de gekozen lijsten staat.

De banner bovenaan het tabblad telt op hoeveel contacten dat nu uitkomt. Dat is een schatting: de doelgroep wordt opnieuw bepaald op het moment dat de campagne echt verstuurt, dus contacten die zich voor die tijd aan- of afmelden of bij een lijst komen veranderen het getal.

Testen voordat hij uitgaat

Met Stuur test e-mail stuur je jezelf de campagne zoals hij er nu voor staat. Vul het adres in waar je hem wilt hebben, en kies eventueel een contact om hem mee weer te geven, waardoor de merge tags worden gevuld met de echte waarden van dat contact.

Twee dingen die een test niet is. Het onderwerp krijgt [TEST] ervoor, en de test telt niet mee in de statistieken van de campagne. En de gekoppelde beloning wordt niet uitgedeeld: er worden voor een test geen voucher, cadeaukaart, punten of token uitgegeven, dus dat deel controleer je via de schatting op het controlescherm.

Controleren en verzenden

Controleren en verzenden kijkt eerst of de campagne compleet is. Ontbreekt er iets, dan zie je Je e-mail mist nog een paar belangrijke details, met een knop die je naar het tabblad brengt waar het probleem zit. Wat we controleren:

• De e-mail heeft een afmeldlink, tenzij het abonnementstype functioneel is.
• De gekoppelde beloning, als die er is, is volledig ingesteld.
• De campagne heeft een naam, een onderwerp en een afzender profiel met een geldig adres.
• Er zit minstens één geabonneerd contact in de doelgroep. Verfijnen op contactlijsten zonder een lijst te kiezen valt hier ook door de mand.
• Er is een verzendtijd ingesteld.

Zodra het klopt, brengt het controlescherm alles bij elkaar: een voorbeeld van de e-mail, het onderwerp, het afzender profiel, het abonnementstype, of tracking aanstaat, de doelgroep, het aantal ontvangers, de verzendtijd, en wat de beloning gaat uitdelen. Telt jouw abonnement tokens, dan zie je ook Tokens (geschat): één token per 100 ontvangers, plus nog één per ontvanger als de campagne iets uitdeelt.

Wanneer hij echt uitgaat

Op het tabblad Verzendtijd kies je tussen twee opties:

• Direct verzenden verstuurt zodra je bevestigt, wat in de praktijk 15 minuten later betekent.
• Inplannen verstuurt op een datum en tijd die je kiest, in de tijdzone van je account.

Hoe dan ook geldt een ondergrens van 15 minuten. Een campagne gaat nooit uit op het moment dat je op de knop drukt, en een ingeplande tijd die dichterbij ligt dan 15 minuten wordt geweigerd. Dat gat is met opzet: het is het venster waarin je de e-mail nog kunt terughalen.

Daarna worden ingeplande campagnes elke minuut gecontroleerd, zodat een campagne uitgaat op de tijd die je hebt ingesteld en niet pas op het volgende hele uur.

Terughalen, en achteraf bewerken

Een campagne die is ingepland maar nog niet is uitgegaan, kun je nog stoppen. Open hem en klik op Bewerk e-mail: we vragen je om te bevestigen, want hem terugnemen naar de editor annuleert de ingeplande tijd. Ben je klaar, dan ga je opnieuw door Controleren en verzenden, en stel je de verzendtijd er meteen weer bij in.

Zodra een campagne is verstuurd, kan hij niet meer worden bewerkt en wordt hij niet opnieuw verstuurd. Wil je dezelfde e-mail een tweede keer sturen, gebruik dan Dupliceer uit het menu Acties, waarmee je er een vers concept van krijgt.

Webweergave in datzelfde menu opent de e-mail als webpagina. Dat is de versie achter de "bekijk in browser"-link in je e-mails.

Wat je achteraf kunt zien

Open een verstuurde campagne en de zijbalk bevat:

• Informatie, de instellingen waarmee hij is uitgegaan, inclusief de Google Analytics-tags die de links meekregen.
• Actie, wat hij heeft uitgedeeld, als hij een beloning droeg.
• Ontvangers, wie hij heeft bereikt.
• Opens en clicks, per contact.
• Statistieken, de totalen, en op welke links is geklikt.
• Activiteiten, een log van wat er met de campagne zelf is gebeurd en wie hem heeft gewijzigd.

Statussen, en wat een mislukking betekent

In het overzicht draagt elke campagne één van deze statussen:

• Concept, nog in de maak, of uit een planning teruggehaald.
• Gepland, compleet en wachtend op zijn moment.
• Verzenden, gaat nu uit. Bij een grote doelgroep duurt dat even.
• Verstuurd.
• Verzonden met fouten, bij het grootste deel van de doelgroep bezorgd, waarbij een aantal ontvangers is mislukt.
• Mislukt, wat betekent dat de bovenstaande controles niet slaagden toen de campagne probeerde te verzenden. We mailen het account, en degene die de campagne heeft aangemaakt of als laatste heeft gewijzigd, met de reden.
• Prullenbak, verwijderd.

Een campagne verwijderen verplaatst hem naar de prullenbak. Verwijder je hem daar ook, dan is hij definitief weg, inclusief zijn statistieken en rapportage. Handig om te weten voordat je een oude campagne opruimt waarvan je de cijfers nog wilt hebben.