Stempelkaarten: er een instellen en hoe contacten stempels sparen

Een stempelkaart is een digitale kaart die voller raakt naarmate contacten bij je kopen: elke bestelling die meetelt levert stempels op, en een volle kaart levert een gratis artikel op. Elke stempelkaart is een eigen programma met een eigen walletpas, los van je punten.

Voordat je begint

Zet stempelkaarten aan voor je account. Stempelkaarten zijn in bèta, en je zet ze zelf aan. Klik op het tandwiel rechtsboven in het dashboard om Instellingen te openen, klik onder Account op Algemeen en scrol naar Functionaliteiten. Open Loyalty, zet de schakelaar Stempelkaarten (met het label Beta) aan en klik op Inschakelen. Daarna staat Loyalty → Stempelkaarten in het menu.
Stempels komen van bestellingen. Een stempelkaart raakt alleen voller door bestellingen die via je kassa- of webshopkoppeling of via de API bij Leat binnenkomen, en alleen als de bestelling aan een contact gekoppeld is. Je kunt ook met de hand stempels toevoegen in het dashboard. De Business App werkt niet met stempelkaarten.
Een volle kaart verzilveren gebeurt aan de kassa met de Lightspeed K-Series- of Lightspeed X-Series-koppeling. Zie Een volle kaart verzilveren hieronder.

Een stempelkaart maken

Ga naar Loyalty → Stempelkaarten en klik op Stempelkaart maken. Een wizard neemt je door deze stappen:

Introductie. Klik op Begin met het maken van je stempelkaart.
Voorinstelling selecteren. Kies een startpunt en klik op Doorgaan naar basisinstellingen:
- Op bezoek gebaseerd: 1 stempel per bestelling.
- Op basis van bestedingen: 1 stempel voor elk vastgesteld besteed bedrag.
- Productgebaseerd: een stempel voor het kopen van producten die je kiest.
- Aangepaste stempelkaart: je kiest de spaarregel zelf in een extra stap.
Basisinstellingen. Geef de kaart een Naam en een Beschrijving, en kies de stempels en limieten (zie De instellingen hieronder). Klik op Ga door naar spaarregels.
Regel voor het verdienen van stempels (alleen bij Aangepaste stempelkaart). Kies Productgebaseerd, Uitgaven gebaseerd of 1 stempel per bestelling (bij minimale besteding).
Selecteer in aanmerking komende items. Vul in wat de regel nodig heeft:
- Op bestedingen: het Bedrag per stempel, bijvoorbeeld 15 voor 1 stempel per 15,00 besteed.
- 1 stempel per bestelling: het Minimaal bestelbedrag. Laat het op 0 staan om voor elke bestelling een stempel te geven.
- Productgebaseerd: kies bij Productcategorie of afzonderlijk item voor Productcategorie en Kies in aanmerking komende categorieën, of voor Los artikel en Selecteer in aanmerking komende producten. Bij categorieën kun je ook losse producten uitsluiten onder Uitgesloten producten.
- Bij bestedingen en 1 stempel per bestelling kun je met Items uitsluiten categorieën, producten en kostendefinities uitsluiten, zodat ze niet meetellen voor een stempel.
Kies je beloning. De beloning is altijd 1 gratis artikel. Kies bij Productcategorie of afzonderlijk item voor Los artikel of Categorie en kies het product of de categorie. Vul daarna de Naam van de beloning (weergegeven op de walletpas) in, bijvoorbeeld "Gratis koffie". Als je hier op Ga verder klikt, wordt de stempelkaart aangemaakt.
Voeg je branding toe. Kies de stempel (een afbeelding die je uploadt, een afbeelding uit je brand kit of een emoji), de kleur en grootte ervan, de Achtergrond kleur en de Bannerachtergrond. Klik op Stempelkaart publiceren.

Zet de kaart daarna aan. Een nieuwe stempelkaart wordt opgeslagen als Inactief, en een inactieve kaart geeft geen stempels en is niet te zien in het contactportaal. Open de kaart via Loyalty → Stempelkaarten, klik op de menuknop naast het label Inactief en kies Activeren.

De producten en categorieën die je kunt kiezen, zijn de producten en categorieën die Leat al kent: die je koppelingen hebben gesynchroniseerd, en die je onder Data → Importeren als Producten of Categorieën hebt geïmporteerd. Gebruik je Lightspeed K-Series, dan vraagt de stap voor de beloning om een K-Series-korting en waarop die van toepassing is (Applies to), in plaats van een product of categorie. Staat de Discount strategy van je K-Series-koppeling op Gebruik negatieve prijsartikelen, dan vul je in plaats daarvan een Type (Vast aantal of Percentage) en een Waarde in.

De instellingen

Aantal stempels: 6, 8 of 10 stempels maken een kaart vol. 8 is de standaard.
Startstempels: 0, 1 of 2 stempels die een contact gratis krijgt als zijn kaart wordt aangemaakt, als voorsprong. De standaard is 1. De kaart van een contact wordt aangemaakt bij zijn eerste stempel, of wanneer hij de kaart aan zijn wallet toevoegt.
Maximaal aantal voltooide kaarten per klant: hoeveel volle kaarten een contact kan hebben voordat hij er een verzilvert. Kies 1 (Beloning moet worden ingewisseld voordat je een nieuwe kaart start), 2, 3, 4 of Geen limiet. De standaard is 1. Zodra een contact de limiet bereikt, worden nieuwe stempels pas weer toegevoegd als hij een beloning verzilvert. Ze worden ook niet bewaard voor later.
Vervaldatum: of stempels verlopen. Verloopt nooit is de standaard. Met Stempels laten verlopen een aantal dagen na de eerste stempel verliest elke kaart zoveel dagen na zijn eerste stempel al zijn stempels, ook volle kaarten. Je stelt dit na het aanmaken in op de pagina Instellingen van de kaart. Zie Wanneer stempels verlopen hieronder.

Het aantal stempels, de startstempels, het maximum en de beloning kun je na het aanmaken niet meer wijzigen. Wil je die anders, maak dan een nieuwe stempelkaart. De naam, de beschrijving, de spaarregel, de vervaldatum en het ontwerp kun je altijd wijzigen.

De pagina van de stempelkaart

Klik op een stempelkaart in Loyalty → Stempelkaarten om hem te openen. In de zijbalk staan:

Informatie: wijzig de Naam en Beschrijving en klik op Opslaan, dat verschijnt zodra je iets hebt veranderd. Je ziet ook wanneer de kaart is aangemaakt, de Gebruikers, het Verzilveringspercentage, het Aantal stempels en het Aantal startstempels. Stempelkaartontwerp bewerken opent de editor voor de walletpas. Klik daar op Wijzigingen opslaan als je klaar bent.
Beloningen: de beloning, alleen-lezen. Met Lightspeed K-Series toont deze pagina in plaats daarvan een kaart Lightspeed K-Series, waar je de K-Series-korting nog wel kunt wijzigen.
Spaarregels: wijzig op het tabblad Regel hoe stempels worden verdiend. Op het tabblad Uitsluitingen kun je categorieën, producten en kostendefinities uitsluiten (afhankelijk van de regel), en daarnaast Uitgesloten bedrijfsprofielen en Uitgesloten contactlijsten.
Mijlpalen: beloningen die een contact krijgt bij een stempel die je kiest, voordat de kaart vol is. Zie Beloningen op weg naar een volle kaart hieronder.
Contacten: iedereen die deze kaart spaart, met zijn Huidige kaart, Volle kaarten, Verzilverde kaarten, Laatste activiteit en wanneer hij Begonnen met sparen is.
Instellingen: het Maximaal aantal voltooide kaarten per klant, en onder Vervaldatum instellingen of stempels verlopen. Klik op Vervaldatum bewerken om dat te wijzigen.
Deelopties: de link en QR-code om de kaart aan een wallet toe te voegen (zie hieronder).

In het menu naast het statuslabel staan ook Deactiveren en Verwijder.

De naam en de titel op de pas

De Naam van de kaart is wat je in het dashboard ziet. De titel op de walletpas stel je apart in: klik op Stempelkaartontwerp bewerken, open Titel op kaart en klik op Wijzigingen opslaan.

Laat Titel op kaart leeg om geen titel op de pas te tonen. Google Wallet toont altijd een naam, dus een pas in Google Wallet toont dan de naam van de kaart.
Een nieuwe kaart begint met zijn naam als titel. Zolang de titel nog gelijk is aan de naam, verandert de titel mee als je de naam wijzigt bij Informatie. Heb je de titel een eigen tekst gegeven, of hem leeg gelaten, dan blijft hij staan als je de naam wijzigt.

De kaart bij je contacten krijgen

Contacten sparen stempels, of ze de kaart nu aan hun wallet hebben toegevoegd of niet. Met de walletpas en het contactportaal zien ze hoe ver ze zijn.

Link en QR-code. Onder Deelopties vind je een URL en een QR-code (klik op QR-code downloaden om hem op te slaan). Beide openen de stempelkaart in je contactportaal. Het contact logt in en voegt de kaart toe aan Apple Wallet of Google Wallet. De link werkt alleen als stempelkaarten in het portaal aanstaan.
Contactportaal. Ga naar Apps → Contact portaal → Contactportaal bewerken → Instellingen → Functionaliteiten en zet Stempelkaarten aan ("Contacten toestaan een stempelkaart aan hun wallet toe te voegen"). Ingelogde contacten krijgen dan een pagina Stempelkaarten met hun huidige kaart, hun volle kaarten en een knop om de kaart aan hun wallet toe te voegen. Op de homepagina kun je ook op + naast Inhoud klikken en onder Sectie toevoegen voor Stempelkaarten kiezen, of het Kaarttype van de profielkaart op Stempelkaart zetten en het Stempelkaartprogramma kiezen. Zie Het contactportaal configureren.
Een kaart in één portaal verbergen. Elke actieve stempelkaart staat in het portaal, tenzij je hem daar verbergt. Kies in de editor van het portaal op het tabblad Inhoud de pagina Stempelkaarten. Onder Stempelkaarten ("Kies welke stempelkaarten contacten in het portaal zien") heeft elke actieve stempelkaart een eigen schakelaar. Zet je een kaart uit en klik je op Wijzigingen opslaan, dan staat hij niet meer op de pagina Stempelkaarten van dat portaal en ook niet in de sectie Stempelkaarten op de homepagina. Contacten sparen er gewoon stempels op door.
E-mail. De merge tag "Add to wallet:" gevolgd door de naam van je kaart linkt direct naar de walletpas. Het contact hoeft daarvoor niet in te loggen. De tag wordt alleen aangeboden voor actieve kaarten, en net als de deellink werkt hij alleen als Stempelkaarten aanstaat in het contactportaal.
Formulieren. In een formulier kunnen de blokken Knoppen en QR-code onder Wallet Pass je stempelkaart aanbieden in plaats van de loyaltypas: kies "(naam van je kaart) (stempelkaartenprogramma)".

De walletpas staat los van je loyaltypas. Hij toont de stempels en de naam van de beloning, en werkt zichzelf bij als er stempels bijkomen of een beloning wordt verzilverd.

Met de hand stempels toevoegen

Ga naar CRM → Contacten, open het contact, klik op het menu ⋮ (Opties) en kies Stempel toevoegen. Kies het Bedrijfsprofiel en het Stempelkaartprogramma, vul het Aantal stempels in en klik op Aanmaken. Het maximum aantal volle kaarten geldt hier ook.

Een terugkerende e-mail kan ook stempels toevoegen, bijvoorbeeld op de verjaardag van een contact. Koppel Stempelkaarten als beloning. Zie Terugkerende e-mails: er een instellen, en alle opties.

Stempels importeren

Wil je veel contacten tegelijk stempels geven, bijvoorbeeld als je overstapt van een andere stempelkaart, importeer ze dan uit een CSV-bestand. De contacten moeten al in Leat bestaan, en de stempelkaart moet actief zijn.

Ga naar Data → Importeren en klik op Nieuwe import.
Kies Stempelkaarttransacties als type en klik op Ga verder.
Upload je CSV-bestand en klik op Volgende stap.
Klik bij elke kolom op Toewijzen en kies E-mailadres van het contact of Stempels. Beide zijn verplicht. Klik op Volgende stap.
Kies het Stempelkaartprogramma. Laat Een stempelkaart aanmaken voor contacten die er nog geen hebben aanstaan om die contacten de stempelkaart te geven, of zet het uit om alleen stempels toe te voegen aan kaarten die contacten al hebben. Klik op Volgende stap.
Kies onder Selecteer bedrijfsprofiel waar de stempels worden geregistreerd en klik op Volgende stap.
Geef de import onder Controleer je gegevens een naam en klik op Importeren.

Een import voegt alleen stempels toe. Hij kan ze niet afboeken. Staat Een stempelkaart aanmaken voor contacten die er nog geen hebben aan, dan krijgt een contact dat deze stempelkaart nog niet heeft er een, samen met de startstempels. Het maximum aantal volle kaarten geldt, dus een contact dat aan zijn limiet zit, krijgt minder stempels of geen.

Een rij mislukt als het e-mailadres niet bij een contact hoort, als Stempels geen heel getal boven 0 is, of als de stempelkaart niet actief is. Staat de schakelaar uit, dan mislukt een rij ook als het contact deze stempelkaart nog niet heeft, en verandert er voor hem niets. Mislukte rijen staan op de pagina van de import. Op Loyalty → Transacties → Stempelkaarttransacties linkt elke geïmporteerde transactie naar de import waar hij vandaan komt.

Beloningen op weg naar een volle kaart

Onder Mijlpalen op de pagina van de kaart kun je een voucher, punten, extra stempels of een e-mail uitdelen als een kaart een stempel bereikt die je kiest, bijvoorbeeld een e-mail "Halverwege" bij stempel 5. Zie Stempelkaartmijlpalen: beloningen op weg naar een volle kaart.

Wanneer stempels verlopen

Stempels kunnen een vast aantal dagen na de eerste stempel op een kaart verlopen, zodat kaarten niet eeuwig half vol blijven. Open de kaart, ga naar Instellingen, klik onder Vervaldatum instellingen op Vervaldatum bewerken en kies:

Verloopt nooit: stempels blijven voorgoed op de kaart staan. Elke stempelkaart begint hier.
Stempels laten verlopen een aantal dagen na de eerste stempel: vul het aantal dagen in en klik op Wijzigingen opslaan.

De kaart van elk contact heeft zijn eigen datum. De telling begint bij de eerste stempel op een lege kaart, en stempels die daarna bijkomen veranderen daar niets aan. Zijn de dagen voorbij, dan verliest de kaart al zijn stempels, ook volle kaarten. Leat controleert elk uur, dus de stempels verdwijnen binnen een uur na de datum. De walletpas werkt zichzelf bij.

De volgende stempel daarna start een nieuwe telling. Dat geldt ook voor een kaart die een contact leeg maakt door al zijn stempels te verzilveren: zijn volgende stempel start een nieuwe periode.

Aanzetten wist oude kaarten niet meteen. Kaarten die al stempels hebben op het moment dat je verlopen aanzet, tellen vanaf dat moment, niet vanaf hun eerste stempel. Met 180 dagen verloopt daar niets van tot 180 dagen nadat je de instelling hebt opgeslagen. Pas je het aantal dagen later aan, dan geldt dat meteen voor elke kaart en blijft dat startpunt staan. Terugzetten naar Verloopt nooit wist het.

Een paar dingen houden het verlopen tegen:

Een inactieve kaart laat geen stempels verlopen. Verlopen gebeurt alleen zolang de kaart actief is.
Een beloning die aan de kassa wordt verzilverd, is veilig. Wordt een volle kaart op dat moment verzilverd op de K-Series-kassa, dan wachten de stempels tot dat klaar is.

Contacten de datum laten zien. In het contactportaal zien contacten onder hun huidige kaart "Stempels vervallen op" met de datum van hun eigen kaart. Op de walletpas staat de datum alleen als je hem toevoegt: klik op Stempelkaartontwerp bewerken en kies Expiration date als waarde van een veld. Een kaart die nooit verloopt of geen stempels heeft, toont geen datum.

Een volle kaart verzilveren

Lightspeed K-Series

Open in de Leat-app op de K-Series-kassa de stempelkaarten van het contact, tik op de volle kaart en bevestig. De stempels worden pas afgeboekt als de korting op de bestelling staat, dus als de korting niet kan worden toegevoegd, blijft de kaart vol. Verzilveren kost de stempels van 1 kaart, en extra stempels blijven op de kaart staan.

Hiervoor heeft de stempelkaart zijn K-Series-beloning nodig: een K-Series-korting, of een Type en Waarde als je Discount strategy op Gebruik negatieve prijsartikelen staat. Die stel je in bij de stap voor de beloning, of later op de pagina Beloningen onder Lightspeed K-Series.

Lightspeed X-Series

De X-Series-kassa biedt volle kaarten aan uit 1 stempelkaartprogramma: het programma dat je aan de koppeling koppelt. Ga naar Apps → Integraties, open Lightspeed X-Series en ga naar het tabblad Instellingen. Kies, met Loyalty aan, de kaart onder Stempelkaartprogramma en klik op Opslaan. Zolang die stempelkaart inactief is, biedt de kassa hem niet aan.

Voegt de kassamedewerker een contact met een volle kaart toe aan een verkoop, dan vraagt de kassa "A stamp card is full!" en of de kaart nu verzilverd moet worden. Bij Yes komt de beloning die je bij de stap voor de beloning hebt gekozen als korting op de verkoop, dus het gratis artikel moet al op de verkoop staan. De stempels worden pas afgeboekt als de verkoop betaald is. Wordt de verkoop afgebroken, dan blijft de kaart vol.

In het dashboard, het contactportaal en de Business App kun je geen volle kaart verzilveren.

Opvolgen

Loyalty → Transacties → Stempelkaarttransacties toont elke stempelbeweging, met filters voor contacten, bedrijfsprofielen en stempelkaarten.
Op de pagina van een contact heeft Activiteit een tabblad Stempelkaarten.
Op de pagina van een bestelling toont Stempelkaarten na bestelling wat de bestelling heeft opgeleverd.

Als er geen stempels bijkomen

De kaart is inactief. Een nieuwe kaart begint als Inactief, en een gedeactiveerde kaart geeft geen stempels meer. Kies Activeren op de pagina van de kaart.
De bestelling heeft geen contact. Een bestelling die niet aan een contact gekoppeld is, levert niets op.
Het contact zit aan zijn maximum. Staat Maximaal aantal voltooide kaarten per klant op 1, dan krijgt een contact met een volle kaart geen nieuwe stempels tot hij die verzilvert.
De regel heeft niets om op te matchen. Heb je bij een productgebaseerde kaart op Nu overslaan geklikt, dan zijn er geen producten gekozen en telt geen enkele bestelling mee. Kies ze op de pagina Spaarregels.
Er is iets uitgesloten. Controleer op het tabblad Uitsluitingen het bedrijfsprofiel, de lijsten van het contact en de producten in de bestelling.

Wat er verder mis kan gaan

Je vindt stempelkaarten niet in het menu. Stempelkaarten staan nog niet aan voor je account. Zet Stempelkaarten aan onder Instellingen → Algemeen → Functionaliteiten, zoals beschreven bij Voordat je begint.
Je kunt de kaart niet verwijderen. Een stempelkaart kan niet worden verwijderd zodra een contact is begonnen met sparen. Kies in plaats daarvan Deactiveren.
De deellink of de link in de e-mail opent de kaart niet. Zet Stempelkaarten aan bij Functionaliteiten in het contactportaal.
Een kaart staat niet in het contactportaal. Controleer of de kaart actief is en of de schakelaar ervan aanstaat op de pagina Stempelkaarten in de editor van het portaal.
De K-Series-kassa kan de kaart niet verzilveren. Controleer of de kaart actief is en of de K-Series-beloning is ingesteld op de pagina Beloningen.
De X-Series-kassa biedt de kaart niet aan. Controleer of de kaart actief is en of hij als Stempelkaartprogramma is gekozen op het tabblad Instellingen van de koppeling. De kassa biedt alleen kaarten uit dat ene programma aan.
De stempels van een contact zijn weg. Bekijk Vervaldatum instellingen op de pagina Instellingen van de kaart. Laat de kaart stempels verlopen, dan zijn er zoveel dagen voorbij sinds de eerste stempel op de kaart van het contact. Loyalty → Transacties → Stempelkaarttransacties toont de afgeboekte stempels als een negatief aantal, maar zegt niet waarom.