Formulieren opzetten die bruikbare gegevens verzamelen: best practices

Een paar gewoontes die ervoor zorgen dat je formulieren gegevens verzamelen waar je echt iets mee kunt, en die je laten zien waar je aanmeldingen vandaan komen. Voor de stappen om er een te bouwen, zie Een formulier maken.

Geef elk kanaal en elke locatie een eigen link

Elke plek waar je aanmeldingen verzamelt, kan een eigen link en QR-code krijgen, zodat je meteen ziet welke werkt. Open het formulier, klik op Deel formulier en vul onder Deel een link een Bron in, bijvoorbeeld store-utrecht. Je krijgt een aparte URL en QR-code voor die winkel, flyer of campagne. Met 4 winkels, een Instagram-actie en een aanmelding op je website zijn dat 6 bronnen op één formulier.

Elke inzending die via zo’n link binnenkomt, toont de bron in de kolom Bron onder Inzendingen. Je kunt er ook een contactenlijst op bouwen: voeg een filter Formulierinzending toe en kies de Bron.

Een bron houdt letters, cijfers, spaties, punten, streepjes en underscores, tot 100 tekens. Al het andere wordt eruit gehaald.

Heeft een locatie andere vragen of een eigen uitstraling nodig, maak dan een apart formulier. Het tabblad Alle formulieren onder CRM → Formulieren toont per formulier de Reacties.

Leg de bron vast op het contact

De bron wordt bij de inzending opgeslagen. Wil je e-mails of automatiseringen personaliseren op waar iemand zich heeft aangemeld, sla dat dan ook op het contact op:

1. Maak een aangepast attribuut aan, bijvoorbeeld “Aanmeldbron”. Zie Aangepaste attributen: wat ze zijn, hoe je er een aanmaakt en waar je ze gebruikt.
2. Sleep dat attribuut in de formuliereditor vanuit Kenmerken naar het formulier.
3. Klik op het blok, zet Verborgen aan en stel de Standaardwaarde in, bijvoorbeeld “Instagram”.

Elk contact dat dat formulier indient, krijgt nu die waarde. Een verborgen veld geeft iedereen die het formulier indient dezelfde waarde, dus dit werkt per formulier, niet per bronlink. Lees bij een openbaar formulier eerst “Weet wanneer een formulier contactgegevens overschrijft” verderop: een bestaand contact dat al een waarde heeft, houdt die.

Gebruik blokken uit Kenmerken voor alles wat je wilt bewaren

Waar het antwoord van een blok terechtkomt, hangt af van de groep waaruit je het hebt gesleept:

• Blokken uit Kenmerken slaan het antwoord op het contact op. Daarop kun je lijsten filteren, e-mails personaliseren en automatiseringen laten werken.
• Blokken uit Marketing schrijven het contact in voor een abonnementstype.
• Blokken uit Aangepast worden alleen bij de inzending opgeslagen. Je kunt de antwoorden lezen onder Inzendingen, maar ze komen nooit op het contact terecht.
• Blokken uit Layout, zoals tekst en afbeeldingen, verzamelen niets.

Wil je een antwoord later misschien gebruiken, vraag er dan naar met een blok uit Kenmerken, en maak eerst een aangepast attribuut aan als het veld dat je nodig hebt nog niet bestaat.

Weet wanneer een formulier contactgegevens overschrijft

Bij een openbaar formulier vult een antwoord alleen een waarde in die het contact nog niet heeft. Zet Kan contacten overschrijven aan op het tabblad Instellingen van de formuliereditor als nieuwe antwoorden moeten vervangen wat er al staat. Een privéformulier werkt de waarden van het contact altijd bij.

Staat Vereist goedkeuring aan, dan wordt er niets op het contact opgeslagen tot je de inzending goedkeurt.

Vraag weinig en vaak

Wacht niet op het perfecte moment om één groot formulier te lanceren. Korte, gerichte enquêtes die je regelmatig verstuurt, bouwen je gegevens in de loop van de tijd op en laten je trends vroeg zien.

Hang de QR-code overal op

QR-codes zijn de makkelijkste manier om in de echte wereld bij een formulier te komen: bij de kassa, op tafels, op verpakkingen en op flyers. Open het formulier, klik op Deel formulier en klik op QR-code downloaden. Druk hem groot genoeg af om van een afstand te scannen, en plaats hem waar contacten wachten of betalen.

Ontwerp er één en dupliceer hem daarna

Bouw één verzorgd formulier in je eigen huisstijl en hergebruik het. Open het formulier, klik op het menu naast Formulier bewerken en kies Dupliceren. Pas de naam en de velden aan, en je hebt een nieuw formulier met een eigen link en QR-code.

Geef elke inzending een vervolg

Open het formulier en klik in de zijbalk op Automatisering. Je kunt een automatisering starten op Formulierinzending voltooid, en op Formulierinzending goedgekeurd of Formulierinzending afgewezen als het formulier goedkeuring vereist. Klik op Schakel automatisering in naast de trigger die je wilt en voeg toe wat er moet gebeuren: een bedankmail, punten of een voucher. Een directe reactie maakt het invullen van het formulier de moeite waard. Zie Geautomatiseerde e-mails: er een instellen voor elke trigger.

Gebruik een openbaar formulier, tenzij je verificatie nodig hebt

Een Openbaar formulier is voor iedereen beschikbaar, en het is de juiste keuze voor aanmeldingen, enquêtes en winacties. Een Privé formulier kan pas worden geopend nadat het contact zijn e-mailadres heeft geverifieerd. Gebruik er een als bestaande contacten hun eigen gegevens bijwerken: het kan vooraf worden ingevuld met hun gegevens, en het slaat hun antwoorden altijd op hun profiel op.

Wat een formulier niet kan

• Het aantal aanmeldingen beperken. Er is geen instelling voor een maximum. Heb je genoeg aanmeldingen, deactiveer het formulier dan via het actiemenu naast Formulier bewerken.
• Eén inzending verwijderen. Bij een formulier dat goedkeuring vereist, kun je een inzending goedkeuren of afwijzen, maar niet verwijderen.
• Een verwijderd formulier terughalen. Kies je Verwijderen, dan typ je FORMULIER VERWIJDEREN om te bevestigen, en daarna kun je het formulier niet meer herstellen vanuit het dashboard. Automatiseringen die op het formulier starten, worden uitgezet. Wil je een formulier alleen pauzeren, deactiveer het dan.