Geautomatiseerde e-mails: er een instellen voor elke trigger

Een geautomatiseerde e-mail gaat uit als reactie op iets wat een contact doet, op het moment dat het gebeurt. Je ontwerpt de e-mail één keer en bouwt daarna een automatisering die bepaalt wie hem ontvangt en wanneer.

De stappen zijn hetzelfde welke trigger je ook gebruikt, dus dit artikel behandelt ze allemaal in plaats van één per trigger.

Welke tool je nodig hebt

Een geautomatiseerde e-mail reageert op een gebeurtenis: ze hebben net een tier bereikt, ze hebben net een beloning vrijgespeeld, ze hebben net een formulier ingediend.
Een terugkerende e-mail controleert volgens een schema een situatie: het is vandaag hun verjaardag, ze zijn al 90 dagen niet geweest. Verjaardagsmails en win-backmails stel je daar in, niet hier.
Een terugkerende voucheruitgifte geeft volgens een schema een voucher uit, zonder e-mail om te ontwerpen. Die stel je in op de promotie zelf, onder Uitgiftes.
Een campagne gaat één keer uit, naar wie je kiest, op een moment dat je kiest.

Alles wat zich herhaalt, hoort bij een van die middelste twee. Een periodieke automatisering is voor werk volgens een schema dat zij niet kunnen uitdrukken, en Een automatisering bouwen legt uit wat dat is.

Stap 1: ontwerp de e-mail

Ga naar Marketing → Geautomatiseerde e-mails.
Klik op Voeg geautomatiseerde e-mail toe.
Kies een sjabloon als uitgangspunt voor je ontwerp.
Kies Marketing als e-mailcategorie.
Doorloop de ontwerpstappen en sluit af met Publiceren. Zolang je dat niet hebt gedaan, kun je de e-mail niet selecteren in een automatisering.

Stap 2: kies een startpunt

Klik in het bovenste menu op Automation en dan op Nieuwe automatisering, en kies waarmee hij start:

Lege automatisering. Begin met een leeg canvas en kies zelf de trigger. Deze gebruik je voor alles wat de andere startpunten niet dekken.
Beloning vrijgespeeld. Vraagt om een aantal spaarpunten en de e-mail. Het verstuurt de e-mail 10 minuten nadat een transactie het saldo van een contact van onder dat aantal naar dat aantal of meer brengt.
Bedank je trouwe contacten voor hun 10e aankoop. Vraagt om een aantal en de e-mail. Het verstuurt de e-mail 10 minuten nadat een contact voor de zoveelste keer punten heeft ontvangen, dus het ligt niet vast op tien.
Tier bereikt. Vraagt om welke tier het gaat. Het voegt geen e-mail voor je toe: voeg in stap 3 zelf een actie Geautomatiseerde e-mail aan de flow toe. Wil je per tier een andere e-mail sturen, bouw dan één automatisering per tier of vertak binnen één automatisering.

Bij Beloning vrijgespeeld en Bedank je trouwe contacten voor hun 10e aankoop selecteer je daar meteen de e-mail die je in stap 1 hebt gepubliceerd.

Welkomstmails beginnen bij het formulier

Een welkomstmail staat niet in de lijst hierboven, omdat een formulierinzending de trigger is. Ontwerp eerst de e-mail, en dan:

Ga naar CRM → Formulieren.
Open het formulier dat de trigger moet zijn.
Ga naar de pagina Automatisering ervan en klik op Schakel automatisering in.
Klik op Editor openen om de automatisering af te maken: voeg de actie Geautomatiseerde e-mail toe en activeer hem.

Stap 3: bouw de flow

Klik op een + in de flow en klik dan op een actie in het paneel Actie toevoegen aan de rechterkant. Je kunt een Vertraging, een Als-dan-vertakking of meteen een actie toevoegen.

Over een vertraging is het de moeite waard even na te denken. Een puntenupdate die je verstuurt op het moment dat een aankoop wordt geregistreerd, bereikt het contact terwijl het nog bij de kassa staat, en dat is meestal niet wat je wilt.

Een als-dan-vertakking splitst de flow op een filter, zodat één automatisering meerdere gevallen aankan. Met een vertakking op tier krijgen gouden leden bijvoorbeeld een andere e-mail dan zilveren. De flow gaat verder op de eerste tak waarvan de filters kloppen, en een contact dat aan geen enkele tak voldoet, neemt de else-tak onderaan.

De actie Geautomatiseerde e-mail staat onder Extern. Die wordt niet verstuurd naar anonieme contacten, of naar contacten die niet zijn ingeschreven voor het abonnementstype van de e-mail.

Behalve een geautomatiseerde e-mail kan een actie ook:

Een Interne e-mail naar je eigen team sturen, met een onderwerp, ontvangers en een bericht waarin contactgegevens kunnen staan, zoals de voornaam of het puntensaldo.
Een Voucher uitgeven.
Punten bijschrijven of afschrijven met een Loyaliteitstransactie, of een Prepaid transactie vastleggen.
Namens het contact een beloning claimen met een Beloning ontvangst.
Een Identifier aanmaken.
Contactkenmerk instellen, waarmee je contacten labelt terwijl ze door een flow gaan.
Het Contact type instellen, als je account contacttypes gebruikt.
Een Berekening uitvoeren, of een Webhook aanroepen.

De volledige lijst, met wat elke actie doet, staat in Automatiseringsacties: alles wat een automatisering kan doen.

Stap 4: activeer hem

Geef de automatisering als je wilt een andere naam op het tabblad Informatie: hij krijgt de naam van het sjabloon of de trigger. Controleer de instellingen, klik dan rechtsboven op Activeren en bevestig. Tot je dat doet, komt er niemand in de automatisering.

Wanneer hij draait, en of een contact er twee keer in kan

Twee instellingen bepalen dit, en die zie je makkelijk over het hoofd. Open het tabblad Instellingen in de automatiseringseditor:

Uitvoeringsvenster. Wanneer de acties mogen draaien: Direct, of vastgehouden tot een dag en tijdvak die je kiest. Zo voorkom je dat een automatisering mensen midden in de nacht mailt. Bij een periodieke automatisering is dit in plaats daarvan Inplannen.
Herhaalde deelname. Of een contact dat de automatisering opnieuw laat afgaan er nog een keer doorheen gaat, en hoe lang het eerst moet wachten. Bij een nieuwe automatisering staat dit uit, behalve bij Beloning vrijgespeeld, die het aanzet. Staat dit verkeerd, dan krijgt een contact de e-mail maar één keer ooit, of vaker dan je bedoelde.

Een automatisering aanpassen die al live staat

Wijzigingen in een actieve automatisering gaan meteen in, dus contacten die erin komen terwijl je bewerkt, krijgen de flow zoals die er op dat moment uitziet. Ga je iets groters wijzigen, klik dan eerst op Deactiveren en activeer hem weer als je klaar bent. Contacten die hem laten afgaan terwijl hij inactief is, worden achteraf niet ingehaald.

Als je een automatisering verwijdert, worden ook de uitvoeringen verwijderd. Je kunt alleen een inactieve automatisering verwijderen.

Een geautomatiseerde e-mail handmatig naar één contact sturen

Je hebt geen automatisering nodig om een geautomatiseerde e-mail naar één persoon te sturen:

Ga naar CRM → Contacten en zoek het contact op.
Open het contact en klik op Opties.
Kies Verzend geautomatiseerde e-mail, kies de e-mail en bevestig.

Alleen e-mails van het geautomatiseerde type kun je op deze manier versturen.