Zo bouw je een automatisering

Een automatisering let op iets en doet dan iets: een contact bereikt goud, dus het krijgt een voucher; er wordt een formulier ingediend, dus een collega krijgt een mail. In dit artikel bouw je er een van begin tot eind. De volledige lijst van wat een automatisering kan starten staat in Automatiseringstriggers, en de volledige lijst van wat hij kan doen in Automatiseringsacties.

Wil je alleen data naar een ander systeem sturen als er iets gebeurt? Bouw daar dan geen automatisering voor. Maak in plaats daarvan een webhookabonnement aan: dat is ondertekend, wordt opnieuw geprobeerd als je endpoint eruit ligt, en elke aflevering wordt vastgelegd. Zie Webhooks: gebeurtenissen van Leat naar je eigen systeem sturen.

Drie soorten automatisering

Kies dit als eerste, want je kunt het later niet meer wijzigen.

Gebeurtenis: draait als er iets gebeurt. Er wordt een contact aangemaakt, er worden punten bijgeschreven, een voucher wordt verzilverd.
Periodiek: draait volgens een schema en kiest contacten met filters. Lees het volgende kopje voordat je deze kiest: het meeste werk volgens een schema hoort inmiddels ergens anders.
Handmatig: je start hem zelf op een contactenlijst of op één contact, of een ontwikkelaar start hem via de Leat API. Hoe je er een start, staat hieronder bij Een handmatige automatisering starten.

Draait het volgens een schema? Kijk dan eerst hier

Een periodieke automatisering is niet langer de plek om te beginnen voor werk dat zich herhaalt. Twee tools die daar speciaal voor gemaakt zijn dekken de gewone gevallen, en die geven je een uitvoeringsgeschiedenis, een regel voor opnieuw versturen en een schatting van de doelgroep zonder dat je daar zelf iets voor hoeft te bouwen:

Een terugkerende e-mail verstuurt een bericht steeds opnieuw volgens een frequentie die je kiest, en bepaalt bij elke uitvoering wie in aanmerking komt. Verjaardagen, win-backs en een kwartaalupdate van het saldo zijn daar voorinstellingen. Je kunt een voucher, een cadeaukaart, punten of een loyalty token aan het bericht koppelen, dus "mail ze en geef ze iets" heeft niets anders nodig. Zie Terugkerende e-mails: er een instellen, en alle opties.
Een terugkerende voucheruitgifte geeft volgens een schema een voucher van één promotie aan een contactenlijst, een tier of een selectie contacten, en leest die doelgroep bij elke uitvoering opnieuw in. Gebruik die als de voucher het doel is en er geen e-mail te ontwerpen valt. Je vindt hem op de promotie, onder Uitgiftes.

Kies Periodiek als geen van die twee past. Het is nog steeds het juiste antwoord voor werk volgens een schema dat zij niet kunnen uitdrukken:

Contacten selecteren met de eigen filters van de automatisering, in plaats van eerst een contactenlijst te bouwen.
Meerdere acties achter elkaar, met vertragingen en als-dan-vertakkingen ertussen.
Punten afnemen. Een terugkerende e-mail kan alleen punten bijschrijven, terwijl een loyaliteitstransactie in een automatisering negatief mag zijn. Daarom is Loyaliteitspunten verwijderen na een periode van inactiviteit als periodieke automatisering gebouwd.
Een contactkenmerk instellen, of iets anders uit de lijst met acties dat een terugkerende e-mail niet heeft.

Beginnen met een sjabloon of met niets

Ga in het bovenste menu naar Automation en klik op Nieuwe automatisering. Je krijgt de sjablonen te zien:

Lege automatisering: een leeg canvas, en de enige manier om zelf het type en de trigger te kiezen.
Beloning vrijgespeeld: vraagt om een aantal spaarpunten en een geautomatiseerde e-mail. Het mailt een contact 10 minuten nadat een transactie zijn saldo van onder dat aantal naar dat aantal of meer brengt.
Bedank je trouwe contacten voor hun 10e aankoop: vraagt om een aantal en een geautomatiseerde e-mail. Het mailt een contact 10 minuten nadat het voor de zoveelste keer punten heeft ontvangen, dus het ligt niet vast op tien.
Exporteer data met behulp van een webhook: roept een URL aan telkens als een contact punten ontvangt. Wil je een ander systeem bijgewerkt houden, dan doet een webhookabonnement dit beter.
Tier bereikt: vraagt om een tier en start als een contact die bereikt. Het maakt geen actie aan, dus voeg er een toe voordat je activeert.

Een sjabloon vult alleen de trigger, de filters en soms een eerste actie in. Alles wat het bouwt, kun je zelf ook bouwen, en je kunt er achteraf alles aan wijzigen.

De flow bouwen

Kies Lege automatisering en klik op Volgende. Kies Gebeurtenis, kies de gebeurtenis uit de lijst Events en klik op Opslaan. De editor opent meteen, en de automatisering krijgt de naam van de gebeurtenis. Je kunt hem later een andere naam geven op het tabblad Informatie.
Klik op de stap Begin. Hier versmal je de trigger met filters: op het contact, en meestal ook op datgene wat de gebeurtenis veroorzaakte. Bij een spaartransactie kun je bijvoorbeeld filteren op de tier van het contact én op het bedrag van de transactie. Filters binnen één filtergroep moeten allemaal kloppen; een contact dat aan een van de filtergroepen voldoet, komt erin.
Klik op een + in de flow en klik dan op een actie in het paneel Actie toevoegen aan de rechterkant. Je kunt een actie ook vanuit het paneel naar een + slepen. Acties zijn gegroepeerd in Werkstroom, Extern, Aanmaken en Intern. Vul de actie in en klik op Bijwerken.
Voeg een Vertraging toe als de actie niet in dezelfde seconde mag landen als de trigger. Een "bedankt voor je aankoop"-mail die binnenkomt terwijl het contact nog bij de kassa staat, komt niet goed over. Een vertraging wacht een vaste tijd (Timer) of tot een datum van het contact of de gebeurtenis (Dynamische datum). Een vertraging kan niet de laatste stap in de flow zijn.
Gebruik Als-dan-vertakking om contacten verschillend te behandelen. Elke tak heeft eigen filters, en een contact neemt de eerste tak waaraan het voldoet, dus zet de smalste tak vooraan. Een contact dat aan geen enkele tak voldoet, neemt de else-tak onderaan.

Tekstvelden die contact- of gebeurtenisgegevens accepteren, zoals het onderwerp van een e-mail of een webhookwaarde, hebben een { }-knop om die in te voegen.

Instellingen

Het tabblad Instellingen in de editor is de helft die mensen overslaan, en daar komen de meeste verrassingen vandaan.

Herhaalde deelname bepaalt of hetzelfde contact vaker dan één keer door de automatisering kan gaan. Bij de meeste nieuwe automatiseringen staat die uit, en uit betekent één keer, voor altijd. Twee beginnen met herhaalde deelname aan: het sjabloon Beloning vrijgespeeld, en een lege automatisering die door een beloning ontvangst wordt gestart. Zet Herhaalde deelname toestaan aan en kies onder Contacten kunnen opnieuw deelnemen, eens per… hoe lang een contact moet wachten voordat het er opnieuw doorheen kan. Een verjaardagsachtige automatisering heeft dit aan nodig; een welkomstmail niet.

Uitvoeringsvenster bepaalt wanneer de acties van een gebeurtenisautomatisering mogen draaien, en dat is iets anders dan wanneer hij afgaat.

Direct: handel zodra de trigger afgaat. Dit gebruikt een nieuwe automatisering.
Op bepaalde tijden: houd de uitvoering vast tot een gekozen dag en tijdvak, in de tijdzone van je account. Zo voorkom je dat een automatisering mensen om drie uur 's nachts mailt: de gebeurtenis vindt nog steeds om drie uur plaats, de mail gaat pas weg als het venster opengaat.

Bij een periodieke automatisering staat op het tabblad Instellingen in plaats daarvan Inplannen, waar je de frequentie instelt en de automatisering je de volgende uitvoerdatums laat zien. Een nieuwe periodieke automatisering draait maandelijks tot je dat wijzigt.

Activeren

Klik rechtsboven op Activeren. Je krijgt een samenvatting te zien met de filters, de instelling voor herhaalde deelname, het venster of schema, en of elke actie is ingesteld. Lees die door en bevestig daarna met Activeren.

Je kunt geen automatisering activeren die geen acties heeft, of een met een actie die nog niet is ingevuld. De samenvatting vertelt je welke.

Wijzigingen in een actieve automatisering gaan meteen in. Ga je hem flink omgooien, klik dan eerst op Deactiveren, zodat er geen contact een half herschreven flow in loopt, en activeer hem weer als je klaar bent. Een contact van wie de vertraging afloopt terwijl de automatisering gedeactiveerd is, wordt geannuleerd en niet vastgehouden tot je hem weer activeert.

Een handmatige automatisering starten

Een handmatige automatisering doet niets tot je hem start. Je kiest de contacten niet in de flow: de stap Begin van een handmatige automatisering heeft geen filters. Je start hem vanuit de contacten, en je kunt alleen een actieve handmatige automatisering kiezen.

Voor een hele lijst:

Ga naar de contactenlijst waarvoor je hem wilt uitvoeren. Dat kan een dynamische, statische of handmatige lijst zijn.
Klik rechtsboven op de lijst op Opties en dan op Automatisering uitvoeren.
Kies de automatisering onder Automatisering.
Vul Beschrijving in, bijvoorbeeld "Welkomstflow voor contacten die zich voor oktober aanmeldden". Dit is verplicht, en het vertelt je later waarom deze contacten zijn ingeschreven.
Klik op Begin.

Hiermee schrijf je de contacten in die op het moment dat je op Begin klikt in de lijst staan. Contacten die later bij de lijst komen, worden niet ingeschreven, dus voer hem opnieuw uit als je die ook wilt meenemen.

Voor één contact: open het contact, klik op het menu naast Punten toekennen en kies Start automatisering. Kies de automatisering en bevestig.

Herhaalde deelname geldt ook hier. Staat die uit, dan wordt een contact dat al eens door de automatisering is gegaan overgeslagen, ook als je hem op een lijst start.

Als hij eenmaal live staat

De eigen pagina van de automatisering heeft Informatie, Uitvoeringen en Activiteiten, plus Inplannen bij een periodieke. Klik op Bewerken om de editor weer te openen. Onder Uitvoeringen controleer je of hij echt doet wat je bedoelde: zie Controleren of een automatisering echt werkt.

Wil je een automatisering verwijderen, open dan Acties en klik op Deactiveren, open daarna opnieuw Acties en klik op Verwijderen. Als je hem verwijdert, wordt ook de uitvoeringsgeschiedenis verwijderd.