So bauen Sie eine Automatisierung

Eine Automatisierung achtet auf etwas und tut dann etwas: Ein Kontakt erreicht Gold, also bekommt er einen Voucher; ein Formular wird abgeschickt, also bekommt eine Kollegin eine E-Mail. Dieser Artikel baut eine von Anfang bis Ende. Die vollständige Liste dessen, was eine Automatisierung starten kann, steht in Automatisierungs-Trigger, die vollständige Liste dessen, was sie tun kann, in Automatisierungsaktionen.

Sie möchten nur Daten an ein anderes System senden, wenn etwas passiert? Dafür bauen Sie keine Automatisierung. Erstellen Sie stattdessen ein Webhook-Abonnement: Es ist signiert, wird wiederholt, wenn Ihr Endpunkt nicht erreichbar ist, und jede Zustellung wird protokolliert. Siehe Webhooks: Ereignisse aus Leat an Ihr eigenes System senden.

Drei Arten von Automatisierung

Wählen Sie das zuerst, denn es lässt sich später nicht mehr ändern.

• Ereignis: läuft, wenn etwas passiert. Ein Kontakt wird angelegt, Punkte werden gutgeschrieben, ein Voucher wird eingelöst.
• Regelmäßig: läuft nach einem Zeitplan und wählt Kontakte über Filter aus. Lesen Sie den nächsten Abschnitt, bevor Sie diese Art wählen: Die meiste Arbeit nach Zeitplan gehört inzwischen woandershin.
• Manuell: Sie starten sie selbst für eine Kontaktliste oder einen einzelnen Kontakt, oder eine Entwicklerin oder ein Entwickler startet sie über die Leat-API. Wie Sie eine starten, steht weiter unten unter Eine manuelle Automatisierung starten.

Wenn sie nach einem Zeitplan läuft, prüfen Sie zuerst das

Eine regelmäßige Automatisierung ist nicht mehr der Ausgangspunkt für Arbeit, die sich wiederholt. Zwei eigens dafür gebaute Werkzeuge decken die häufigen Fälle ab, und sie liefern Ihnen einen Ausführungsverlauf, eine Regel fürs erneute Senden und eine Schätzung der Zielgruppe, ohne dass Sie davon etwas selbst bauen müssen:

• Eine wiederkehrende E-Mail sendet eine Nachricht immer wieder in einem Rhythmus, den Sie wählen, und ermittelt bei jeder Ausführung, wer infrage kommt. Geburtstage, Rückgewinnung und ein vierteljährliches Update zum Guthaben sind dort Vorlagen. Sie kann einen Voucher, eine Geschenkkarte, Punkte oder ein Loyalty-Token an die Nachricht hängen, „mailen und etwas mitgeben“ braucht also nichts weiter. Siehe Wiederkehrende E-Mails: eine einrichten, und jede Option.
• Eine wiederkehrende Voucher-Ausstellung gibt nach einem Zeitplan einen Voucher einer Aktion an eine Kontaktliste, eine Stufe oder eine Auswahl von Kontakten aus und liest diese Zielgruppe bei jeder Ausführung neu. Nutzen Sie sie, wenn es um den Voucher geht und keine E-Mail zu gestalten ist. Sie liegt an der Aktion selbst, unter Ausstellungen.

Wählen Sie Regelmäßig, wenn keines der beiden passt. Für geplante Arbeit, die die beiden nicht abbilden können, ist es weiterhin die richtige Antwort:

• Kontakte über die Filter der Automatisierung selbst auswählen, statt zuerst eine Kontaktliste anzulegen.
• Mehrere Aktionen hintereinander, mit Verzögerungen und Wenn-Dann-Verzweigungen dazwischen.
• Punkte abziehen. Eine wiederkehrende E-Mail kann Punkte nur gutschreiben, während eine Treuetransaktion in einer Automatisierung negativ sein darf. Deshalb ist Treuepunkte nach einer Zeit der Inaktivität entfernen als regelmäßige Automatisierung gebaut.
• Ein Kontaktattribut setzen oder etwas anderes aus der Aktionsliste, das eine wiederkehrende E-Mail nicht bietet.

Mit einer Vorlage oder von null beginnen

Gehen Sie im oberen Menü zu Automation und klicken Sie auf Neue Automatisierung. Sie sehen die Vorlagen:

• Leere Automatisierung: eine leere Arbeitsfläche, und der einzige Weg, die Art und den Trigger selbst zu wählen.
• Belohnung freigeschaltet: fragt nach einer Anzahl Treuepunkte und einer automatisierten E-Mail. Sie mailt einem Kontakt 10 Minuten, nachdem eine Transaktion seinen Punktestand von unter diesem Wert auf diesen Wert oder mehr gebracht hat.
• Bedanken Sie sich bei Ihren treuen Kontakten für ihren 10. Einkauf: fragt nach einer Zahl und einer automatisierten E-Mail. Sie mailt einem Kontakt 10 Minuten, nachdem er so oft Punkte bekommen hat, ist also nicht auf zehn festgelegt.
• Exportieren Sie Daten mit einem Webhook: ruft jedes Mal eine URL auf, wenn ein Kontakt Punkte bekommt. Um ein anderes System synchron zu halten, erledigt ein Webhook-Abonnement das besser.
• Stufe erreicht: fragt nach einer Stufe und startet, wenn ein Kontakt sie erreicht. Sie legt keine Aktion an, fügen Sie also eine hinzu, bevor Sie aktivieren.

Eine Vorlage füllt lediglich den Trigger, die Filter und manchmal eine erste Aktion vor. Alles, was sie baut, können Sie auch selbst bauen, und Sie können danach alles daran ändern.

Den Ablauf bauen

1. Wählen Sie Leere Automatisierung und klicken Sie auf Weiter. Wählen Sie Ereignis, wählen Sie das Ereignis aus der Liste Events und klicken Sie auf Speichern. Der Editor öffnet sich sofort, und die Automatisierung ist nach dem Ereignis benannt. Umbenennen können Sie sie später auf ihrem Tab Information.
2. Klicken Sie auf den Schritt Start. Hier grenzen Sie den Trigger mit Filtern ein: auf den Kontakt und meist auch auf das, was das Ereignis ausgelöst hat. Bei einer Treuetransaktion können Sie zum Beispiel auf die Stufe des Kontakts und auf den Betrag der Transaktion filtern. Die Filter innerhalb einer Filtergruppe müssen alle zutreffen; ein Kontakt, der eine beliebige Filtergruppe erfüllt, kommt hinein.
3. Klicken Sie auf ein + im Ablauf und dann rechts im Panel Aktion hinzufügen auf eine Aktion. Sie können eine Aktion auch aus dem Panel auf ein + ziehen. Aktionen sind in Arbeitsablauf, Extern, Erstellen und Intern gruppiert. Füllen Sie die Aktion aus und klicken Sie auf Aktualisieren.
4. Fügen Sie eine Verzögerung ein, wenn die Aktion nicht in derselben Sekunde landen soll wie der Trigger. Eine „Danke für Ihren Einkauf“-E-Mail, die ankommt, während der Kontakt noch an der Kasse steht, wirkt unglücklich. Eine Verzögerung wartet eine festgelegte Zeit (Timer) oder bis zu einem Datum am Kontakt oder am Ereignis (Dynamisches Datum). Eine Verzögerung kann nicht der letzte Schritt im Ablauf sein.
5. Nutzen Sie die Wenn-Dann-Verzweigung, um Kontakte unterschiedlich zu behandeln. Jeder Zweig hat eigene Filter, und ein Kontakt nimmt den ersten Zweig, den er erfüllt, setzen Sie den engsten Zweig also nach vorn. Ein Kontakt, der keinen Zweig erfüllt, nimmt den Sonst-Zweig ganz unten.

Textfelder, die Kontakt- oder Ereignisdaten annehmen, etwa ein E-Mail-Betreff oder ein Webhook-Wert, haben eine Schaltfläche { }, um sie einzufügen.

Einstellungen

Der Tab Einstellungen im Editor ist die Hälfte, die gern übersprungen wird, und von dort kommen die meisten Überraschungen.

Erneute Teilnahme entscheidet, ob derselbe Kontakt die Automatisierung mehr als einmal durchlaufen kann. Bei den meisten neuen Automatisierungen ist sie aus, und aus bedeutet einmal, für immer. Zwei starten mit eingeschalteter erneuter Teilnahme: die Vorlage Belohnung freigeschaltet und eine leere Automatisierung, die durch einen Belohnungsempfang gestartet wird. Schalten Sie Erneute Teilnahme zulassen ein und legen Sie unter Kontakte können erneut teilnehmen, einmal alle … fest, wie lange ein Kontakt warten muss, bevor er erneut hindurchlaufen kann. Eine Automatisierung nach Art eines Geburtstagsgrußes braucht sie an; eine Willkommens-E-Mail nicht.

Ausführungsfenster entscheidet, wann die Aktionen einer ereignisbasierten Automatisierung laufen dürfen, und das ist nicht dasselbe wie der Moment, in dem sie auslöst.

• Direkt: handeln, sobald der Trigger auslöst. Das verwendet eine neue Automatisierung.
• Zu bestimmten Zeiten: die Ausführung bis zu einem gewählten Tag und Zeitraum zurückhalten, in der Zeitzone Ihres Accounts. So verhindern Sie, dass eine Automatisierung um drei Uhr nachts E-Mails verschickt: Das Ereignis löst weiterhin um drei aus, die E-Mail geht raus, wenn sich das Fenster öffnet.

Bei einer Automatisierung vom Typ Regelmäßig hat der Tab Einstellungen stattdessen Zeitplan. Dort legen Sie die Häufigkeit fest, und die Automatisierung zeigt Ihnen ihre nächsten Ausführungstermine. Eine neue regelmäßige Automatisierung läuft monatlich, bis Sie das ändern.

Aktivieren

Klicken Sie oben rechts auf Aktivieren. Es erscheint eine Zusammenfassung mit den Filtern, der Einstellung zur erneuten Teilnahme, dem Fenster oder Zeitplan und der Angabe, ob jede Aktion eingerichtet ist. Lesen Sie sie und bestätigen Sie dann mit Aktivieren.

Eine Automatisierung ohne Aktionen, oder mit einer Aktion, die noch nicht ausgefüllt ist, lässt sich nicht aktivieren. Die Zusammenfassung sagt Ihnen, welche es ist.

Änderungen an einer aktiven Automatisierung gelten sofort. Für einen größeren Umbau klicken Sie zuerst auf Deaktivieren, damit kein Kontakt in einen halb umgeschriebenen Ablauf gerät, und aktivieren Sie sie wieder, wenn Sie fertig sind. Ein Kontakt, dessen Verzögerung endet, während die Automatisierung deaktiviert ist, wird abgebrochen und nicht zurückgehalten, bis Sie sie wieder aktivieren.

Eine manuelle Automatisierung starten

Eine manuelle Automatisierung tut nichts, bis Sie sie starten. Die Kontakte wählen Sie nicht im Ablauf aus: Der Schritt Start einer manuellen Automatisierung hat keine Filter. Sie starten sie stattdessen von den Kontakten aus, und auswählen lässt sich nur eine aktive manuelle Automatisierung.

Für eine ganze Liste:

1. Öffnen Sie die Kontaktliste, für die Sie sie ausführen möchten. Das kann eine dynamische, statische oder manuelle Liste sein.
2. Klicken Sie oben rechts in der Liste auf Optionen und dann auf Automatisierung ausführen.
3. Wählen Sie die Automatisierung unter Automatisierung.
4. Füllen Sie Beschreibung aus, zum Beispiel „Willkommensablauf für Kontakte, die sich vor Oktober angemeldet haben“. Das Feld ist Pflicht und sagt Ihnen später, warum diese Kontakte aufgenommen wurden.
5. Klicken Sie auf Start.

Damit werden die Kontakte aufgenommen, die in dem Moment auf der Liste stehen, in dem Sie auf Start klicken. Kontakte, die später zur Liste hinzukommen, werden nicht aufgenommen. Führen Sie sie erneut aus, wenn Sie diese auch erreichen möchten.

Für einen Kontakt: Öffnen Sie den Kontakt, klicken Sie auf das Menü neben Punkte vergeben und wählen Sie Automatisierung starten. Wählen Sie die Automatisierung und bestätigen Sie.

Die erneute Teilnahme gilt auch hier. Ist sie aus, wird ein Kontakt, der die Automatisierung schon einmal durchlaufen hat, übersprungen, auch wenn Sie sie für eine Liste starten.

Wenn sie live ist

Die Seite der Automatisierung hat Information, Ausführungen und Aktivitäten, bei einer regelmäßigen zusätzlich Zeitplan. Klicken Sie auf Bearbeiten, um den Editor wieder zu öffnen. Unter Ausführungen prüfen Sie, ob sie auch wirklich tut, was Sie gemeint haben: siehe Prüfen, ob eine Automatisierung wirklich funktioniert.

Um eine Automatisierung zu entfernen, öffnen Sie Aktionen und klicken Sie auf Deaktivieren, öffnen Sie dann erneut Aktionen und klicken Sie auf Löschen. Wenn Sie sie löschen, wird auch ihr Ausführungsverlauf gelöscht.