Automatisierte E-Mails: eine für jeden Trigger einrichten

Eine automatisierte E-Mail wird als Reaktion auf etwas versendet, das ein Kontakt tut, und zwar in dem Moment, in dem es passiert. Sie gestalten die E-Mail einmal und bauen dann eine Automatisierung, die festlegt, wer sie bekommt und wann.

Die Schritte sind bei jedem Trigger dieselben, deshalb behandelt dieser Artikel alle gemeinsam statt einen pro Trigger.

Welches Werkzeug Sie brauchen

• Eine automatisierte E-Mail reagiert auf ein Ereignis: Der Kontakt hat gerade eine Stufe erreicht, gerade eine Belohnung freigeschaltet, gerade ein Formular abgeschickt.
• Eine wiederkehrende E-Mail prüft nach einem Zeitplan einen Zustand: Heute ist sein Geburtstag, er war seit 90 Tagen nicht mehr da. Geburtstags- und Rückgewinnungs-E-Mails richten Sie dort ein, nicht hier.
• Eine wiederkehrende Voucher-Ausstellung gibt nach einem Zeitplan einen Voucher aus, ohne dass eine E-Mail zu gestalten ist. Sie richten sie an der Voucher-Aktion selbst ein, unter Ausstellungen.
• Eine Kampagne geht einmal raus, an wen Sie wollen, zu einem Zeitpunkt, den Sie wählen.

Alles, was sich wiederholt, gehört zu einem der beiden mittleren Werkzeuge. Eine regelmäßige Automatisierung ist für geplante Arbeit gedacht, die diese beiden nicht abbilden können, und Eine Automatisierung bauen sagt, was das ist.

Schritt 1: die E-Mail gestalten

1. Gehen Sie zu Marketing → Automatisierte E-Mails.
2. Klicken Sie auf Automatisierte E-Mail hinzufügen.
3. Wählen Sie eine Vorlage als Ausgangsdesign.
4. Wählen Sie Marketing als E-Mail-Kategorie.
5. Gehen Sie die Gestaltungsschritte durch und schließen Sie mit Veröffentlichen ab. Vorher lässt sich die E-Mail in einer Automatisierung nicht auswählen.

Schritt 2: einen Startpunkt wählen

Klicken Sie im oberen Menü auf Automation und dann auf Neue Automatisierung, und wählen Sie, womit sie startet:

• Leere Automatisierung. Beginnen Sie mit einer leeren Arbeitsfläche und wählen Sie den Trigger selbst. Diesen Startpunkt nehmen Sie für alles, was die anderen Startpunkte nicht abdecken.
• Belohnung freigeschaltet. Fragt nach einer Anzahl Treuepunkte und nach der E-Mail. Sie sendet die E-Mail 10 Minuten, nachdem eine Transaktion den Punktestand eines Kontakts von unter diesem Wert auf diesen Wert oder mehr gebracht hat.
• Bedanken Sie sich bei Ihren treuen Kontakten für ihren 10. Einkauf. Fragt nach einer Zahl und nach der E-Mail. Sie sendet die E-Mail 10 Minuten, nachdem ein Kontakt so oft Punkte bekommen hat, ist also nicht auf zehn festgelegt.
• Stufe erreicht. Fragt nach der Stufe. Sie fügt keine E-Mail für Sie hinzu: Fügen Sie in Schritt 3 selbst eine Aktion Automatisierte E-Mail zum Ablauf hinzu. Um je Stufe unterschiedliche E-Mails zu senden, bauen Sie eine Automatisierung pro Stufe oder verzweigen innerhalb einer.

Bei Belohnung freigeschaltet und Bedanken Sie sich bei Ihren treuen Kontakten für ihren 10. Einkauf wählen Sie die E-Mail, die Sie in Schritt 1 veröffentlicht haben, direkt dort aus.

Willkommens-E-Mails starten beim Formular

Eine Willkommens-E-Mail steht nicht in der Liste oben, weil sie durch das Abschicken eines Formulars ausgelöst wird. Gestalten Sie zuerst die E-Mail und gehen Sie dann so vor:

1. Gehen Sie zu CRM → Formulare.
2. Öffnen Sie das Formular, das die E-Mail auslösen soll.
3. Gehen Sie auf seine Seite Automatisierung und klicken Sie auf Automatisierung aktivieren.
4. Klicken Sie auf Editor öffnen, um die Automatisierung fertigzustellen: Fügen Sie die Aktion Automatisierte E-Mail hinzu und aktivieren Sie sie dann.

Schritt 3: den Ablauf bauen

Klicken Sie auf ein + im Ablauf und dann rechts im Panel Aktion hinzufügen auf eine Aktion. Sie können eine Verzögerung, eine Wenn-Dann-Verzweigung oder direkt eine Aktion hinzufügen.

Über eine Verzögerung lohnt es sich nachzudenken. Ein Punkte-Update in dem Moment zu senden, in dem ein Einkauf erfasst wird, erreicht den Kontakt, während er noch an der Kasse steht, und das ist meist nicht das, was Sie wollen.

Eine Wenn-Dann-Verzweigung teilt den Ablauf anhand eines Filters auf, sodass eine Automatisierung mehrere Fälle abdecken kann. Eine Verzweigung nach Stufe lässt Gold-Mitglieder zum Beispiel eine andere E-Mail bekommen als Silber-Mitglieder. Der Ablauf geht im ersten Zweig weiter, dessen Filter passen, und ein Kontakt, der keinen erfüllt, nimmt den Sonst-Zweig ganz unten.

Die Aktion Automatisierte E-Mail finden Sie unter Extern. Sie wird nicht an anonyme Kontakte gesendet und auch nicht an Kontakte, die den Abonnementtyp der E-Mail nicht abonniert haben.

Neben einer automatisierten E-Mail kann eine Aktion auch:

• Eine Interne E-Mail an Ihr eigenes Team senden, mit Betreff, Empfängern und einer Botschaft, die Kontaktdaten wie den Vornamen oder den Punktestand enthalten kann.
• Einen Voucher ausstellen.
• Mit einer Treuetransaktion Punkte gutschreiben oder abziehen, oder eine Prepaid-Transaktion erfassen.
• Mit einem Belohnungsempfang eine Belohnung im Namen des Kontakts einlösen.
• Einen Identifier anlegen.
• Kontaktattribut festlegen, womit Sie Kontakte markieren, während sie einen Ablauf durchlaufen.
• Die Kontaktart festlegen, wenn Ihr Konto Kontaktarten verwendet.
• Eine Berechnung ausführen oder einen Webhook aufrufen.

Die vollständige Liste, mit dem, was jede Aktion tut, steht in Automatisierungsaktionen: alles, was eine Automatisierung tun kann.

Schritt 4: aktivieren

Benennen Sie die Automatisierung auf ihrem Tab Information um, wenn Sie möchten: Sie ist nach der Vorlage oder dem Trigger benannt. Prüfen Sie die Einstellungen, klicken Sie dann oben rechts auf Aktivieren und bestätigen Sie. Vorher gelangt niemand in die Automatisierung.

Wann sie läuft, und ob ein Kontakt zweimal hinein darf

Das regeln zwei Einstellungen, die man leicht übersieht. Öffnen Sie im Automatisierungseditor den Tab Einstellungen:

• Ausführungsfenster. Wann die Aktionen laufen dürfen: Direkt, oder zurückgehalten bis zu einem Tag und Zeitraum Ihrer Wahl. So verhindern Sie, dass eine Automatisierung mitten in der Nacht E-Mails verschickt. Bei einer regelmäßigen Automatisierung ist das stattdessen Zeitplan.
• Erneute Teilnahme. Ob ein Kontakt, der die Automatisierung erneut auslöst, sie noch einmal durchläuft, und wie lange er vorher warten muss. Bei einer neuen Automatisierung ist sie aus, außer bei Belohnung freigeschaltet, die sie einschaltet. Steht das falsch, bekommt ein Kontakt die E-Mail entweder nur ein einziges Mal oder öfter, als Sie wollten.

Eine Automatisierung bearbeiten, die bereits live ist

Änderungen an einer aktiven Automatisierung gelten sofort. Kontakte, die hineinkommen, während Sie bearbeiten, bekommen also den Ablauf so, wie er in diesem Moment aussieht. Für eine größere Änderung klicken Sie zuerst auf Deaktivieren und aktivieren sie wieder, wenn Sie fertig sind. Kontakte, die sie auslösen, während sie inaktiv ist, werden danach nicht nachgeholt.

Wenn Sie eine Automatisierung löschen, werden auch ihre Ausführungen entfernt. Löschen können Sie nur eine inaktive Automatisierung.

Eine automatisierte E-Mail von Hand an einen Kontakt senden

Für eine automatisierte E-Mail an eine einzelne Person brauchen Sie keine Automatisierung:

1. Gehen Sie zu CRM → Kontakte und suchen Sie den Kontakt.
2. Öffnen Sie ihn und klicken Sie auf Optionen.
3. Wählen Sie Automatisierte E-Mail senden, wählen Sie die E-Mail aus und bestätigen Sie.

Nur E-Mails vom automatisierten Typ lassen sich so versenden.