Cadeaukaartgegevens exporteren

Je kunt de kaarten van een cadeaukaartprogramma, of de transacties ervan, naar een bestand exporteren. Je start de export op de tabel zelf, onder Store → Cadeaukaarten, niet onder Data → Exporten. De export neemt over wat die tabel laat zien: het gekozen programma, je zoekopdracht en je filters.

Je kaarten exporteren

1. Ga naar Store → Cadeaukaarten en controleer of bovenaan de zijbalk het juiste programma is gekozen.
2. Open Kaarten. Wil je maar een deel van de kaarten, zoek of filter dan eerst.
3. Klik op Exporteren in de werkbalk van de tabel, naast het zoekveld.
4. Kies bij Kolommen de kolommen die je wilt en klik op Volgende.
5. Controleer bij Samenvatting de Naam, het Decimaal scheidingsteken en de Datumnotatie. Zet E-mail de exportresultaten aan om ook een e-mail te krijgen met een link naar de export zodra die klaar is. Je eigen adres staat er al in; extra adressen scheid je met komma's. Klik op Exporteren starten.
6. Je komt op de pagina van de export. Klik op Downloaden zodra hij klaar is.

Je vindt de export later terug onder Data → Exporten: open hem en klik op Downloaden.

Een lijst van wat er nog op elke kaart staat

Je boekhouder vraagt misschien om het saldo dat nog openstaat op je cadeaukaarten. Bedrag is wat er op dit moment nog op een kaart staat, in je valuta. De export van je kaarten is dus die lijst.

1. Exporteer je kaarten zoals hierboven en neem bij Kolommen Kaartnummer en Bedrag op. Voeg Vervaldatum en Actief toe als je die nodig hebt.
2. Filter in je spreadsheet de regels weg waar Bedrag 0 is. Die kaarten zijn helemaal besteed of verlopen.

Heb je alleen het totaal nodig? Daarvoor hoef je niet te exporteren. Openstaande verplichting onder Store → Cadeaukaarten → Analytics toont het totale saldo op de kaarten van het programma en hoeveel kaarten nog een saldo hebben, zoals dat was aan het eind van de laatste dag van de periode die je kiest. Eindigt de periode op 30 september, dan zie je het saldo bij sluiting van 30 september; eindigt hij vandaag, dan zie je het saldo van vandaag. Voor een cijfer aan het eind van de maand moet je dus hier zijn: de export van je kaarten toont altijd alleen de saldi van vandaag.

Allebei gelden per programma. Heb je er meer dan één, wissel dan bovenaan de zijbalk van programma en herhaal het.

Transacties exporteren

Transacties hebben hun eigen export. Ga naar Store → Cadeaukaarten → Transacties en klik op Exporteren in de werkbalk van de tabel, naast de filters. De stappen zijn hetzelfde, en de export neemt de filters mee die je op die tabel hebt ingesteld.

Online verkochte cadeaukaarten

Online gekochte cadeaukaarten staan als bestellingen in het dashboard. Ga naar Store → Cadeaukaarten → Bestellingen onder Online verkoop en klik bovenaan de pagina op Exporteren. De export neemt het gekozen programma mee en de periode waarop je hebt gefilterd. Hij heeft één regel per bestelling, met kolommen zoals Bedrag, Contact, Bedrijfsprofiel, Betalingsstatus en Aangemaakt op. Kaartnummers staan er niet in.

Goed om te weten

• De export gebruikt de filters zoals ze stonden toen je op Exporteren klikte. Wis ze eerst als je alles wilt.
• Een grote export kan even duren. Je kunt de pagina verlaten: de export loopt door en staat voor je klaar onder Data → Exporten.
• Downloaden opent het bestand in een nieuw tabblad. Gebeurt er niets, dan heeft je browser het misschien geblokkeerd: gebruik dan Bestand openen of Link kopiëren in het venster dat verschijnt.
• Onder Data → Exporten staan alle exports van je account, maar er zit geen knop om een nieuwe te starten. Zie Waar je een export start en waar je het bestand vindt.
• Wil je kaartnummers exporteren die je net voor een drukker hebt gegenereerd? Doe dat vanuit de batch zelf. Zie Fysieke cadeaukaarten.