Lightspeed K-Series-instellingen: de tabbladen Settings, Advanced en Locations uitgelegd

Als de Lightspeed K-Series-integratie is geïnstalleerd, heeft de pagina ervan 3 tabbladen die bepalen hoe Leat zich op je kassa gedraagt: Settings, Advanced en Locations. Dit artikel loopt alle instellingen daarop langs, legt uit wat elke status op het tabblad Locations betekent en wat je eraan doet, en beschrijft de pop-up die je krijgt als Lightspeed nieuwe vestigingen heeft.

Ga in het Business Dashboard naar Apps → Integraties en open Lightspeed K-Series onder Geïnstalleerd in de zijbalk. Voor de installatie zelf, zie De Lightspeed K-Series-integratie installeren.

Wijzigingen op de tabbladen Settings en Advanced gaan pas in als je onderaan het tabblad op Opslaan klikt. Herlaad daarna je kassa-apparaten, zodat de Leat-webextensie ze oppikt.

Tabblad Settings

Scannen en kortingen

Camera gericht op bepaalt welke camera van het kassa-apparaat de QR-code van een gast scant: Voorkant of Achterkant.

Kortingsstrategie bepaalt hoe een beloning of voucher op de rekening komt:

Gebruik Lightspeed-kortingen: de beloning of voucher wordt gegeven als een korting die je in Lightspeed hebt aangemaakt en er in Leat aan hebt gekoppeld.
Gebruik negatieve prijsartikelen: de beloning of voucher komt als aparte regel met een negatieve prijs op de bestelling. Hiervoor heb je in je Lightspeed-backoffice een item nodig met de SKU LEAT-DISCOUNT-ITEM en het prijstype Manually-entered negative price.

Hoe je aan elke beloning en voucher een korting koppelt, lees je in Kortingen voor beloningen en vouchers instellen voor Lightspeed K-Series.

E-mail

Deze instellingen zijn voor gasten die hun QR-code niet bij zich hebben.

Sta gebruikers toe zich te identificeren met hun e-mailadres: je medewerkers kunnen een gast opzoeken door het e-mailadres in de Leat-webextensie in te typen, in plaats van een kaart of wallet-pas te scannen.
Gebruikers toestaan beloningen te verzilveren wanneer ze zijn geïdentificeerd met e-mailadres: deze kun je pas aanzetten als de instelling hierboven aanstaat.

Betalingen met cadeaukaarten

Fooien toestaan met cadeaukaarten: dekt het saldo van een cadeaukaart de hele rekening, dan krijgen je medewerkers de vraag of de rest op de kaart blijft of als fooi wordt toegevoegd. Dit kan niet als Cadeaukaart en prepaid saldo aftrekken als line item met negatieve prijs aanstaat (zie het tabblad Advanced).
Betaal cadeaukaartbetalingen terug wanneer bestellingen worden geretourneerd: zet het saldo terug op de kaart als een bestelling wordt geretourneerd.

Problemen oplossen

Debug mode logt extra details vanuit de kassa. Zet het alleen aan als support erom vraagt.

Tabblad Advanced

Contacten

Hoe om te gaan met contacten bepaalt wat er gebeurt als er een bestelling binnenkomt met het e-mailadres van een gast die nog geen contact is. Dit geldt alleen als Sta gebruikers toe zich te identificeren met hun e-mailadres aanstaat.

Alleen bestaande klanten: de bestelling wordt alleen gekoppeld aan een contact dat al bestaat met dat e-mailadres.
Aanmaken als deze nog niet bestaat: er wordt een nieuw contact met dat e-mailadres aangemaakt en de bestelling wordt eraan gekoppeld.
Negeer alles: er wordt geen contact opgezocht of aangemaakt op basis van het e-mailadres.

Medewerkers kunnen contactattributen bewerken: staat dit uit, dan zien je medewerkers het profiel van een contact nog wel op de kassa, maar kunnen ze de attributen niet wijzigen.

Terminal

Gebruik de "Five"-integratie: toont de betaal- en identificatieopties van Five in de Leat-webextensie. Zet dit alleen aan als je restaurant Five gebruikt.
Toetsenbord op scherm tonen: toont een toetsenbord op het kassascherm om te typen in de Leat-webextensie.
Registratie via e-mail is toegestaan: zoeken je medewerkers een e-mailadres op dat nog geen contact is, dan kunnen ze het contact meteen aanmaken. Staat dit uit, dan krijgen ze in plaats daarvan een foutmelding.

Cadeaukaarten en prepaid

Dit onderdeel bepaalt wat gasten op de kassa met hun saldo kunnen doen. Onder Cadeaukaarten kun je Opwaarderen en Verzilveren aanvinken, en onder Prepaid Opwaarderen en Betalen. Standaard staan ze alle 4 aan.

Vink je er een uit, dan zien je medewerkers die optie niet meer na het scannen van een kaart:

Blijft er voor een cadeaukaart of prepaid maar 1 optie over, dan slaan je medewerkers de keuze over en gaan ze meteen naar die optie. Staat Verzilveren bijvoorbeeld uit, dan opent het scannen van een cadeaukaart meteen het opwaardeerscherm.
Staan beide uit, dan zien je medewerkers de melding dat cadeaukaarten (of prepaid) zijn uitgeschakeld.

Cadeaukaart en prepaid saldo aftrekken als line item met negatieve prijs is voor fiscale setups waarin je een cadeaukaart niet als betaling kunt boeken. Staat dit aan, dan gaat het saldo van de cadeaukaart of prepaid via een regel op het item LEAT-DISCOUNT-ITEM van de rekening af, in plaats van als betaling op de betaalmethode LGC. Je hebt dan in Lightspeed het item LEAT-DISCOUNT-ITEM nodig met het prijstype Manually-entered negative price. Een fooi geven met een cadeaukaart kan op deze manier niet.

Tabblad Locations

Het tabblad Locations toont elke Lightspeed-locatie in 3 kolommen:

Lightspeed-locatie: de naam en het ID van de locatie in Lightspeed.
Bedrijfsprofiel: het bedrijfsprofiel in Leat waarop de bestellingen van die locatie worden vastgelegd. Wil je dit wijzigen, kies dan een ander bedrijfsprofiel en klik op Opslaan.
Bestellingen: of bestellingen van die locatie Leat bereiken.

Wat elke status betekent

Bestellingen ontvangen: Leat heeft de afgelopen 7 dagen een bestelling van deze locatie ontvangen. Eronder zie je Laatste bestelling en hoe lang dat geleden is. Je hoeft niets te doen.
Rustig: deze locatie heeft eerder bestellingen gestuurd, maar de afgelopen 7 dagen niet. Was de locatie dicht, dan is dat te verwachten. Was ze open, vraag Lightspeed dan of realtime meldingen er nog aanstaan.
Wachten op eerste bestelling: de locatie is gekoppeld, maar is minder dan een dag geleden in Lightspeed toegevoegd en heeft nog geen bestelling gestuurd. Geef het een dag.
Geen bestellingen ontvangen: de locatie is gekoppeld, maar Leat heeft er nog nooit een bestelling van ontvangen. Waarschijnlijk moet Lightspeed de realtime meldingen ervoor nog aanzetten. Klik in die rij op Lightspeed e-mailen.
Niet gekoppeld: de locatie is niet aan een bedrijfsprofiel gekoppeld, dus de bestellingen ervan worden genegeerd. Kies er een bedrijfsprofiel voor en klik op Opslaan.

Heeft een gekoppelde locatie de status Geen bestellingen ontvangen, dan staat er bovenaan het tabblad een melding met hoeveel gekoppelde vestigingen geen bestellingen naar Leat sturen, en welke. Met de knop Lightspeed e-mailen daarin maak je 1 e-mail voor allemaal.

Lightspeed e-mailen

Lightspeed e-mailen opent in je e-mailprogramma een kant-en-klare e-mail aan k-series.support@lightspeedhq.com. Daarin vraag je Lightspeed om realtime meldingen voor Leat aan te zetten, en de ID's van de locaties, je URL voor realtime meldingen en de voorwaarde die Lightspeed nodig heeft staan er al in. Verstuur hem zoals hij is. Iemand bij Lightspeed moet dit instellen, dus houd rekening met wat tijd voordat je antwoord krijgt.

Als Lightspeed nieuwe vestigingen heeft

Voeg je later een locatie toe in Lightspeed, dan vindt Leat die bij de volgende datasynchronisatie. Wil je nu synchroniseren, open dan het tabblad Synchroniseren en klik op Synchroniseer artikelen en kortingen.

Heeft de synchronisatie locaties gevonden die Leat nog niet kende, dan verschijnt een pop-up Nieuwe Lightspeed-vestigingen gevonden met de namen van die locaties. Bestellingen van die locaties bereiken je loyaltyprogramma pas als Lightspeed de realtime meldingen ervoor heeft aangezet, dus de pop-up heeft daar een kant-en-klare e-mail voor:

Klik op E-mail versturen om hem in je e-mailprogramma te openen, of kopieer hem naar je eigen e-mail en stuur hem naar k-series.support@lightspeedhq.com.
Klik op Begrepen om de pop-up te sluiten. Voor die synchronisatie verschijnt hij niet opnieuw.

Open daarna het tabblad Locations, koppel elke nieuwe locatie aan een bedrijfsprofiel en klik op Opslaan. Zolang je dat niet doet, is de status Niet gekoppeld en worden de bestellingen ervan genegeerd.

Voor andere problemen, zie Lightspeed K-Series: integratieproblemen oplossen.