Automatisering: best practices

Een paar gewoontes die ervoor zorgen dat automatiseringen blijven doen wat je bedoelde, lang nadat je ze hebt gebouwd.

Begin bij het traject, niet bij de tool

Schets voordat je iets bouwt de momenten waarop je programma zou moeten reageren:

• Welke acties of mijlpalen moeten een bericht of een beloning activeren?
• Welke contacten hebben er het meeste aan om automatisch iets van je te horen?
• Waar haken contacten meestal af of worden ze stil?

Kies daarna voor elk moment de juiste tool:

• Iets wat een contact doet en waarop je meteen wilt reageren, is een gebeurtenisautomatisering
• Iets wat een groep contacten volgens een schema moet bereiken, kan een periodieke automatisering zijn, een terugkerende e-mail onder Marketing → Terugkerende e-mails, of een terugkerende uitgifte: vouchers via het tabblad Uitgiftes van een promotie onder Loyalty → Promoties & Vouchers, of punten via Loyalty → Puntenuitgiftes
• Data naar een ander systeem sturen doe je met een webhookabonnement, niet met een automatisering: zie Webhooks: gebeurtenissen van Leat naar je eigen systeem sturen

Bouw eerst de basis

Drie automatiseringen die je als eerste instelt behandelt de automatiseringen die bijna elk programma nodig heeft: beloning vrijgespeeld, een aankoopmijlpaal en tier bereikt.

Geef elke automatisering één duidelijk doel

Elke automatisering moet één doel dienen: meer herhaalaankopen, minder verloop, meer verzilverde punten. Begin bij het resultaat en werk terug naar de trigger en de filters.

Automatiseer niet te veel

Meer is niet beter. Controleer dat automatiseringen elkaar niet overlappen, zodat één aankoop niet 3 e-mails in gang zet. Spreid berichten met een actie Vertraging.

Wil je dat er 's nachts niets uitgaat, stel dan een Uitvoeringsvenster in op het tabblad Instellingen van de editor. Dat is er alleen bij gebeurtenisautomatiseringen, en het bepaalt wanneer een run mag starten. Acties na een Vertraging draaien zodra de vertraging afloopt, wat het venster ook zegt, dus controleer ook waar je vertragingen eindigen.

Zet de filters bij Begin en de herhaalde deelname goed

De meeste verrassingen komen van deze twee:

• Filter bij de stap Begin, zodat alleen de contacten die je bedoelt erin komen.
• Kies bewust voor Herhaalde deelname, op het tabblad Instellingen van de editor. Uit betekent dat een contact één keer door de automatisering gaat, voor altijd, en dat geldt ook voor periodieke automatiseringen: staat het uit, dan bereikt een periodieke automatisering elk contact maar één keer, hoe vaak hij ook draait. Bij de meeste nieuwe automatiseringen staat het uit, maar het sjabloon Beloning vrijgespeeld en automatiseringen die starten als een contact een beloning ontvangt, beginnen met herhaalde deelname aan. Zet Herhaalde deelname toestaan alleen aan als de automatisering zich moet herhalen, kies bij Contacten kunnen opnieuw deelnemen, eens per… hoe lang een contact ertussen moet wachten, en klik op Opslaan.

Maak het makkelijk om iets te doen

Zet de volgende stap in het bericht: de beloning die het contact nu kan claimen, of hoeveel punten er nog nodig zijn voor de volgende. Hoe minder moeite het kost, hoe meer contacten er ook echt iets mee doen.

Geef automatiseringen een naam waarmee je ze terugvindt

Zet het doel en de doelgroep in de naam, zoals "Onboarding 1: welkom" of "Win-back 3: 90 dagen stil". Een nieuwe automatisering krijgt de naam van het sjabloon of de trigger, dus geef hem een andere naam: open het tabblad Informatie, klik op Details bewerken, pas de Naam aan en klik op Wijzigingen opslaan. Activeer je een automatisering zonder Beschrijving, dan schrijven we er een voor je, en die kun je op dezelfde plek aanpassen.

Controleer je automatiseringen regelmatig

Stel een terugkerende herinnering in om te controleren:

• Zijn de e-mails nog relevant en passen ze bij je merk?
• Kloppen de gegevens van beloningen en de vervaldatums van vouchers nog?
• Overlappen automatiseringen elkaar of zijn ze verouderd?
• Staat er iets nieuws bij Veelvoorkomende fouten op het tabblad Overzicht onder Automation?
• Laten de Runs zien dat er contacten doorheen gaan, zonder fouten? Zie Controleren of een automatisering echt werkt.

Ruim op wat je niet meer gebruikt

Open de automatisering, klik op Acties, dan op Deactiveren, en bevestig met Deactiveren. Contacten die in een Vertraging wachten, worden geannuleerd als hun vertraging afloopt. Klik daarna op Acties, dan op Verwijderen, en bevestig met Verwijderen. Verwijderen verschijnt pas als de automatisering niet actief is, en als je hem verwijdert, wordt ook de runsgeschiedenis verwijderd. Dat kun je niet ongedaan maken.