Oude of inactieve contacten opschonen zonder ze te verwijderen

Contacten verwijderen die al lang niets meer hebben gedaan, voelt als opruimen. In Leat kost het je meestal meer dan het oplevert: op de meeste plannen kost een inactief contact niets om te bewaren, en het zijn juist de contacten die je wilt kunnen meten als ze terugkomen.

Dit artikel legt uit waarom, wat verwijderen echt weghaalt en hoe je hetzelfde bereikt zonder die geschiedenis kwijt te raken.

Inactieve contacten gebruiken geen tokens

Tokens worden gebruikt als er iets gebeurt: een punttransactie, een ingewisselde voucher, een cadeaukaart- of prepaidtransactie, of een verstuurde e-mail (1 token per 100 e-mails). Een contact dat alleen in je database staat, gebruikt er geen.

Wil je geen tokens meer uitgeven aan mensen die niet reageren? Dan pas je aan naar wie je verstuurt, niet wie er in je database staat. Laat ze weg uit de doelgroep van je campagnes en ze kosten je niets.

Wanneer het aantal contacten wel telt

Bij twee soorten plannen doet het aantal contacten er wel toe:

Het gratis plan heeft een limiet op het aantal contacten, en elk contact telt mee, actief of inactief. Zodra je die limiet bereikt, kun je geen nieuwe contacten meer toevoegen tot je upgradet.
Sommige oudere abonnementen hebben een prijs op basis van het aantal contacten. Dat zie je onder Instellingen → Abonnement: de pagina toont dan Aantal gebruikte contacten in plaats van tokengebruik. Daar tellen alleen actieve contacten mee, dus contacten die als inactief zijn gemarkeerd (zie Markeer ze als inactief hieronder) verlagen dat aantal zonder dat je ze verwijdert.

Waarom Leat ook de inactieve contacten nodig heeft

Leat laat zien hoe je loyaliteitsprogramma over langere tijd werkt voor je contacten, en daar horen ook de contacten bij die zijn afgehaakt. Een stil contact van vandaag is de terugkeer die je morgen wilt meten.

Plaatst een inactief contact weer een bestelling, wisselt hij een beloning in of reageert hij op een e-mail? Dan komt die terugkeer terecht op het profiel dat er al is. Je ziet wat ze kregen voordat ze terugkwamen en welke beloning ze gebruikten, en in een segment zie je ze van Lost of Hibernating weer omhoog gaan. Zo ontdek je welke acties mensen echt terugwinnen.

Verwijder je ze, dan kan dat allemaal niet meer. Komen ze terug, dan komen ze binnen als een gloednieuw contact zonder geschiedenis, en lijkt hun terugkeer een eerste bezoek.

Wat het verwijderen van een contact doet

Een contact verwijderen kun je niet ongedaan maken.

Definitief weg: het profiel en de kenmerken, het puntensaldo, de tier, de abonnementsstatussen, de lidmaatschappen van lijsten, bezoeken, boekingen, formulierinzendingen, prepaidtransacties, referralcodes en de automatiseringsgeschiedenis.

Bewaard, maar aan niemand meer gekoppeld: loyaliteitstransacties, bestellingen, vouchers, cadeaukaarten en e-mailstatistieken. Je totalen blijven kloppen, maar je ziet niet meer van wie ze waren.

Een contact dat nog prepaidtegoed heeft, kun je niet verwijderen.

Een uitgeschreven contact verwijderen kan het opnieuw inschrijven

Als je een contact verwijdert, verdwijnt ook de registratie dat het zich heeft uitgeschreven. Komt hetzelfde e-mailadres later terug, dan wordt het als nieuw contact aangemaakt. Via een contactimport krijgt het de abonnementen die in de stap Marketing van die import zijn gekozen. Op elke andere manier, bijvoorbeeld een nieuwe aanmelding, is het in het begin ingeschreven voor je opt-out- en functionele abonnementstypes.

Een uitgeschreven contact bewaren is wat het uitgeschreven houdt.

Wat je in plaats daarvan doet

Laat ze weg uit je campagnes. Maak een dynamische lijst van de contacten die je wel wilt bereiken, bijvoorbeeld contacten die zijn ingeschreven voor marketing en die hebben besteld of punten hebben gespaard, en verstuur naar die lijst. Zie Een contactenlijst maken.
Markeer ze als inactief. Levenscyclus markeert contacten als inactief als ze aan een set filters voldoen. Zet de functionaliteit Levenscyclus aan onder Instellingen → Algemeen, bij Functionaliteiten; daarna verschijnt onder Instellingen → Contacten (alleen beheerders zien dit onderdeel) een onderdeel Levenscyclus met je aantal actieve en inactieve contacten. Levenscyclus activeren en de filters instellen doet het Leat-team, dus neem contact met ons op met de regel die je wilt. Contacten worden elke nacht gecontroleerd en telkens als er iets op hun profiel gebeurt, dus een contact dat weer actief wordt, wordt vanzelf weer als actief gemarkeerd. Je kunt in je lijsten op Status filteren.
Kijk wie er terugkomt. Een segment met Recentheid of RFM onder CRM → Segmenten groepeert contacten op hoe recent ze actief waren. Het tabblad Geschiedenis laat zien hoeveel contacten tussen segmenten zijn verschoven, en uit welke segmenten ze kwamen. Zie Een CRM-segment maken.
Probeer ze terug te winnen. De preset Retentie-e-mail onder Marketing → Terugkerende e-mails mailt contacten die al een tijdje niet zijn geweest. Zie Terugkerende e-mails: er een instellen, en alle opties.

Wanneer verwijderen wel de juiste keuze is

Een contact vraagt je om zijn gegevens te verwijderen.
Testcontacten die je zelf hebt aangemaakt.
Je eigen bewaarbeleid vereist het.

Twee contacten die eigenlijk dezelfde persoon zijn, verwijder je ook niet: voeg ze samen, zodat de geschiedenis op één profiel terechtkomt. Zie Twee contacten samenvoegen, en wat er met hun gegevens gebeurt.

Hoe je een contact verwijdert, lees je in Een contact verwijderen. Contacten verwijder je één voor één; het dashboard heeft geen optie om ze in bulk te verwijderen. Moet je een grote groep verwijderen, bijvoorbeeld na een controle van je bewaartermijnen? Neem dan contact met ons op.