Bestaande loyaliteitskaarten importeren

Geef je al loyaliteitskaarten uit vanuit een ander programma? Dan kun je hun codes in Leat importeren en dezelfde kaarten blijven gebruiken. Elke kaart wordt een identifier: scan je hem in de Business App of op een gekoppelde kassa, dan vind je het contact waar hij bij hoort.

Deze import is alleen voor loyaliteitskaarten. Cadeaukaarten hebben een eigen importtype, Cadeaukaarten: zie Cadeaukaarten met saldo importeren.

Voordat je begint

• Zet je kaarten in een .csv-bestand met een kopregel, één kaart per rij en maximaal 100.000 rijen.
• Importeer de waarde in de QR-code of barcode. Het nummer dat op de kaart gedrukt staat is niet altijd dezelfde waarde, dus scan eerst een kaart en vergelijk.
• Weet je welk contact welke kaart heeft? Voeg dan een kolom toe met het e-mailadres van het contact. Dat contact moet al in Leat bestaan.
• Elke code kan maar één keer voorkomen in je account.

De kaarten importeren

1. Ga naar Data → Importeren en klik op Nieuwe import.

2. Kies Identifiers als type.

3. Kies onder Optie een van de twee:

   • Nieuwe identifiers voor bestaande contacten aanmaken koppelt elke kaart via het e-mailadres aan een contact.
   • Nieuwe identifiers zonder een contact importeert kaarten die nog niemand heeft.

4. Klik op Ga verder.

5. Kies onder Upload een .csv-bestand voor Stel alle gegevenstypen in op tekst als een van je codes met een 0 begint. Met Automatisch gegevenstypen instellen (aanbevolen) wordt een code als 00012345 gelezen als getal en geïmporteerd als 12345.

6. Klik op Upload bestand, kies je bestand en klik op Volgende stap.

7. Klik onder Kolommen toewijzen op Toewijzen bij elke kolom die je wilt importeren en kies wat erin staat. Alleen toegewezen kolommen worden geïmporteerd.

   • Identifierwaarde: de code van de kaart. Altijd verplicht.
   • Identifiernaam: een optioneel label, bijvoorbeeld “Loyaliteitskaart”.
   • E-mailadres van de contactpersoon: alleen verplicht bij Nieuwe identifiers voor bestaande contacten aanmaken.

   Volgende stap blijft grijs tot alle verplichte kolommen zijn toegewezen.

8. Klik op Volgende stap. Onder Controleer je gegevens is de Importnaam al ingevuld, en je kunt die aanpassen. Vink Ontvang een melding wanneer de import is voltooid aan als je een e-mail wilt zodra de import klaar is. Die gaat naar het e-mailadres dat er staat, en dat kun je aanpassen.

9. Klik op Importeren.

Je komt op de pagina van de import zelf, waar je de voortgang volgt en ziet welke rijen zijn mislukt.

Snelkoppeling: CRM → Identifiers heeft een knop Importeren die deze stappen opent met Identifiers al gekozen.

Wat er daarna gebeurt

• Een kaart die je voor een bestaand contact importeert, is meteen gekoppeld. Scan je hem, dan vind je dat contact.
• Wordt een kaart zonder contact gescand in de Business App, dan vraagt de app om het e-mailadres van het contact en koppelt de kaart aan dat contact. Bestaat het contact nog niet, dan kan je personeel het daar aanmaken. Staat Anoniem registeren toestaan aan in je Business App-configuratie onder Apps → Business App, dan kan je personeel het e-mailadres overslaan en krijgt de kaart een anoniem contact.
• Je geïmporteerde kaarten staan onder CRM → Identifiers. Zie Contact identifiers: wat het zijn, en hoe je er een deactiveert of reset.
• Wil je ook puntensaldo’s overzetten? Importeer die daarna: zie Loyaliteitspunten en transacties importeren.

Waarom een import of een rij mislukt

• Er loopt nog een andere Identifiers-import. Er kan maar één import van hetzelfde type tegelijk lopen, dus de nieuwe start niet. Wacht tot de lopende import klaar is en start de jouwe dan opnieuw.
• De code bestaat al. Elke identifierwaarde is uniek binnen je account, dus een rij met een code die je al hebt, mislukt.
• Het e-mailadres hoort niet bij een contact. Bij Nieuwe identifiers voor bestaande contacten aanmaken moet het e-mailadres in elke rij bij een contact in Leat horen.
• Een rij heeft geen code of geen e-mailadres. Die rij mislukt.